Благоприятному деловому климату и долгосрочным отношениям способствует добросовестное выполнение обязательств. Для подстраховки организации и предприниматели регулярно сверяют расчёты, чтобы своевременно устранять расхождения и разрешать разногласия.

В этой статье вы узнаете, что такое акт сверки, в каких ситуациях и по каким правилам формируют документ. А в конце ознакомитесь с образцом, на основе которого за несколько минут составите собственный экземпляр.

Для чего нужен акт сверки взаимных расчётов

Акт сверки расчётов — это документ, который агрегирует данные по платежам и исполнению обязательств. По сводке становится понятной сумма задолженности одной из сторон сделки или её отсутствие.

Акт сверки выполняет несколько задач:

• поиск и фиксация расхождений по платежам, отгрузкам товаров и оказанию услуг;
• выявление недостающих документов бухгалтерского и налогового учёта;
• инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженностей;
• прерывание трёхлетнего срока исковой давности. Если контрагент подписывает документ, отсчёт обнуляется;
• подтверждение долгов одной из сторон сделки;
• обоснование претензий в судебных разбирательствах.

Документ не входит в категорию обязательных. Предприятия и ИП составляют акты сверок по собственному усмотрению. Вторая сторона не обязана подписывать бланк — за отказ не предусмотрены штрафы от налоговой службы и других государственных органов. 

Акты косвенно упомянуты в Положении по ведению бухгалтерского учёта. Для формирования годовой отчётности юридические лица обязаны инвентаризировать расчёты с контрагентами (пункт 27). Способ обмена данными для сторон не установлен, но большинство компаний используют именно акты сверок.

Обычно данные о расчётах сравнивают раз в квартал. Если сделок много, периодичность сокращают до месяца. Это снижает вероятность утери документов и бесконтрольного роста дебиторки.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы за несколько минут подготовить акт сверки любого объёма. Система автоматизирует формирование документа, проверяет исходные данные и минимизирует ошибки. Вы можете сохранить документ в PDF или DOC, чтобы распечатать или отправить контрагенту по электронной почте.

Как сделать акт сверки

Принято составлять акты сверок за месяц, квартал или год. Норма не строгая, возможна подготовка документа за произвольный период. Например, с 25.05.2022 по 10.07.2022 г. 

Если контрагенты заключили несколько соглашений для разных категорий товаров или услуг, акт сверки формируют по разным документам. Это детализирует данные и ускоряет поиск расхождений. Иногда акт составляют даже для отдельных видов продукции.

Порядок сверки расчётов с контрагентами:

1. Бухгалтерия первой стороны формирует документ, вносит в таблицу сведения о платежах и выполненных обязательствах. На основе отражённых данных суммирует сальдо на конец период с учётом остатка с прошлого периода.
2. Подписанный акт направляют на согласование второй стороне: заказным письмом с описью вложения, по электронной почте или через систему электронного документооборота.
3. Контрагент утверждает сверку. При наличии расхождений вносит данные со своей стороны, ставит подпись и печать.
4. Партнёр направляет в ответ подписанный со своей стороны документ — аналогичными способами.

Желательно запрашивать документ, который подписан директором или главным бухгалтером и с печатью организации. Последнее необязательно с 2016 года, но признано нормой деловых отношений. Без печати документ лишен юридической силы — при разбирательствах суд не рассматривает акты как вещественные доказательства.

Для ускорения сверки в письме обозначают сроки подписания документа. Некоторые предприятия регламентируют это ещё на стадии заключения сделки и прописывают отдельным подпунктом в договоре.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы составлять акты сверок за 5 минут! Система автоматизирует формирование документа и вносит в табличную часть сведения на основе первичных документов и платёжных поручений. Вы справитесь с этой задачей без квалифицированного бухгалтера и сократите расходы.

Порядок оформления акта сверки взаиморасчётов

Законодательство не устанавливает унифицированный бланк акта сверки. Организации и предприниматели составляют форму по собственному усмотрению. 

Но для получения юридической значимости в документ включают:

• период сверки расчётов;
• наименования контрагентов;
• номер и дату составления документа, в рамках которого сотрудничают стороны;
• фамилию, имя и отчество подписантов. Акт подписывают директор или главный бухгалтер. Бланк не подтвердит задолженность, если со стороны партнёра подписан неуполномоченным лицом;
• таблицу о выполнении обязательств, которую составляют по данным бухгалтерского учёта;
• сальдо на последний день периода сверки с учётом начального сальдо.

Общепринятая форма:

Правила заполнения табличной части:

1. В строке «Сальдо начальное» указывают остатки по дебету и кредиту с прошлого периода.
2. В следующих строках отражают операции за рассматриваемый период. Каждый платёж и выполнение обязательств — в отдельной строке. Например, в таблице заполнят шесть строк, если за период было по три платежа и отгрузки.
3. В столбце «Документ» для каждой операции указывают номер и дату подтверждающего документа, например, платёжки или УПД. 
4. В столбцы «Дебет» и «Кредит» вносят сумму операции. Покупатель по кредиту (Дт 10 – Кт 60) отражает поступление товаров или полученные услуги, а по дебету (Дт 60 – Кт 51) — оплаты. Продавец заполняет столбцы аналогично, но наоборот. 
5. В строке «Обороты за период» отражают движения по дебету и кредиту за рассматриваемый период.
6. В строке «Сальдо конечное» указывают разницу между начальным сальдо и оборотами за период.

Далее рассмотрим пример составления акта сверки, на основе которого вы составите собственный документ.

При ручном заполнении акта легко ошибиться. Придется тратить время на исправление документов и повторное согласование данных. Поэтому опытные предприниматели пользуются сервисом Buhinformer. Система автоматизирует формирование актов и исключает неточности в сведениях.

Образец акта сверки взаиморасчётов

Фирмы «Адванс» и «Электро» сотрудничают с 13.01.2022 г. В первом квартале «Адванс» заказала и оплатила три партии товаров. Контрагент своевременно выполнил все обязательства. Исходные данные для акта сверки по итогам первого квартала:

Образец заполнения акта сверки:

Желательно, чтобы операции отражались зеркально. Это снижает риск запутаться и позволяет быстрее выявить поставки и оплаты, по которым у предприятий остаются задолженности.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы составить такой же акт за несколько минут. Документ формируется в пару кликов на основе платежей и первичных документов. Вероятность ошибки минимальна — вы справитесь с рутинной задачей без квалифицированного специалиста.

Порядок обмена актами

Порядок обмена актами:

1. Бухгалтер, директор или иное должностное лицо компании-инициатора заполняет левый блок таблицы по данным бухгалтерского учёта.
2. Акт сверки распечатывают в двух экземплярах и направляют второй стороне: заказным письмом, по электронной почте или через систему электронного документооборота с применением квалифицированной электронной подписи.
3. Контрагент сверяет данные по бухгалтерскому учёту и заполняет правый блок таблицы. При наличии разногласий указывает причины и обоснования нестыковок — запрашивает или направляет недостающие документы.
4. После согласования спорных моментов стороны составляют финальную версию акта сверки. Документ подписывает директор, главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо.

Если одна из сторон не признаёт долг, запускают претензионную работу. В случае невозможности мирного урегулирования разногласий вторая сторона обращается в суд.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать работу с документацией. Система составляет акты, счета и первичные документы с учётом актуальных законодательных требований. С ней вы справитесь со многими рутинными задачами без квалифицированного бухгалтера. А сэкономленный бюджет ускорит развитие бизнеса.

Контрагент отказывается от составления акта сверки

Законодательство не обязывает контрагентов подписывать акты сверок. За отказ невозможно взыскать штраф или пеню, если подобное не установлено в договоре о сотрудничестве.

Отказ классифицируют как непризнание задолженности. Скорее всего, вторая сторона что-то скрывает и пытается избежать погашения обязательств.

Тогда:

• внимательно проверяют операции, рассчитывают сальдо на конец периода;
• отказываются от дальнейшего сотрудничества из-за недобросовестных намерений контрагента.

Формируйте акты сверок с каждым партнёром, чтобы не упустить кредиторскую и дебиторскую задолженность. Неконтролируемый рост этих показателей в долгосрочной перспективе может подорвать финансовую устойчивость предприятия.

FAQ

• Можно ли причины расхождения в данных дописать ручкой в исходном документе?

Ответ: Акты сверок — внутренняя документация организаций и предпринимателей, поэтому законом такой вариант не запрещён. Но лучше в договоре о сотрудничестве изначально согласовать вариант утверждения разногласий.

• Если с контрагентом период закрыт «по нулям», можно не оформлять акт сверки?

Ответ: Да, можно. Акт формируют на добровольной основе. Но это актуально для небольших организаций. В крупных компаниях документ составляют даже при отсутствии долгов. Это необходимо для контроля работы бухгалтеров и иных ответственных за сделки лиц.