Что такое акт сверки взаиморасчётов

Акт сверки взаиморасчетов — документ согласования, в котором показаны взаимные расчеты двух организаций по оплате, поставке товара, оказанных услугах и т.д. за определенный период. Действующим законодательством не предусмотрена официальная форма акта сверки взаиморасчетов между организациями, поэтому организации разрабатывают собственные формы актов сверки взаиморасчетов. Если есть расхождения в данных акта сверки взаиморасчетов, то это обычно фиксируется в конце документа. При согласовании и утверждении акта сверки взаиморасчетов (подписи и печати организаций) он становится юридически значимым документом.

Как правильно проводить сверку по расчётам

Необходимо тщательно ознакомиться с остатками между дебетом и кредитом, другими показателями. При составлении могут понадобиться данные, которые доступны лишь бухгалтерам. Когда нет разногласий между компаниями, документ остается в качестве указания того, какая именно деятельность была проведена за указанный период времени.

В акте обязательно нужно указать информацию о договоре, по которому составляется сверка. Также следует отметить товары или услуги, которые являются объектом сделки. Необходимо приложить документы, подтверждающие их стоимость. При отсутствии данных документов акт не будет наделен юридической силой.

Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени. Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки. Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия. Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские.
Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации.

Сопроводительное письмо к акту

Составитель может отправить контрагенту письмо, в котором попросит подписать акт сверки. Каких-то строгих требований к его составлению не существует. Однако нужно помнить, оно должно быть составлено по правилам деловой переписки.

Здесь указываются такие данные:

• Дата;
• Название фирмы, которой адресуется письмо;
• Юридический адрес получателя;
• Должность человека, который будет получать письмо;
• Информация о ранее заключенном договоре;
• Сама просьба в вежливом тоне;
• Срок подписания;
• Подпись директора компании-отправителя.

Текст пишется от первого лица во множественном числе. Рекомендуется указывать в письме отдельные пункты, которые обозначаются арабскими цифрами. Как правило, подготовкой акта сверки занимаются работники бухгалтерии. В их обязанности входит и подготовка сопроводительного письма. Хотя это может сделать делопроизводитель, секретарь или другой сотрудник, которому доверены данные полномочия. Такой работник должен понимать важность составления сопроводительного письма. Ведь одной некорректной фразы достаточно, чтобы организация-контрагент отказалась от дальнейшего сотрудничества.

Если после распечатывания сопроводительного письма была обнаружена ошибка, ее можно исправить. Общие правила обязывают перечеркнуть ее одной чертой, и рядом указать верную информацию. Исправление должно быть заверено ответственными сотрудниками, подписи которых должны стоять в документе.