Что такое расходно-кассовый ордер

Расходно-кассовый ордер – это документ, который фиксирует выплаты, произведенные из кассы организации. Он относится к первичной бухгалтерской документации и чаще всего используется при передаче кассовой наличности на расчетный счет в банке, выплате заработной платы, выдаче денег под отчет, возмещениях сотрудникам перерасходов по авансовым отчетам, выплатам на командировочные расходы и т.д. РКО отнесен к первичной документации, форма стандартизирована Госкомстатом в Постановлении от 18.08.98 №88.

Особенности оформления РКО

1. Выдача представителю сторонней компании

Наличные деньги выдают только по доверенности, которую подшивают к расходному ордеру. Если доверенность выписана на несколько выплат, тогда документ хранят в кассе, при выдаче к РКО подшивают копию доверенности, оригинал – к ордеру при последнем платеже. При этом необходимо соблюдать лимит расчета в рамках одного договора.

2. Выдача в подотчет (возмещение расходов)

Расходный кассовый ордер у ИП и у компании оформляют на основании письменного распоряжения руководителя или завизированного им заявления подотчетного сотрудника о выдаче денег с указанием суммы и даты визирования. Скачать образец заполнения расходного кассового ордера

3. Выдача зарплаты

При небольшом количестве работников вместо платежных ведомостей можно выдавать зарплату по ордеру. Документ выписывают на каждого получателя. Если сотрудник в день выдачи не пришел за зарплатой, тогда уже составляют ведомость, где отмечают неполученную сумму как депонированную. Это необходимо как подтверждение, что сроки выплаты были соблюдены и что заработная плата не получена по вине самого работника, а не компании.

4. Для зачисления на счет в банке

Руководитель приказом назначает ответственного сотрудника для сдачи налички в банк. Распоряжение хранят в кассе. Заполняя расходный документ, предприниматель получаете доступ к персональным данным сотрудников и контрагентов. Роскомнадзор пристально следит за тем, соблюдают ли работодатели правила обработки персональных данных. Мы обобщили типичные нарушения которые чаще всего выявляют контролеры. Пока не выписали штраф или предписание, проверьте себя, все ли требования вами соблюдены.

На что следует обратить особое внимание, заполняя бланк расходного кассового ордера:

• в графе «Код ОКПО» необходимо указать данные, соответствующие тем, что содержатся в реестрах государственной статистики;
• если предприятие не имеет структурных подразделений, то в соответствующей графе формы нужно ставить прочерк;
• в графе «Номер документа» следует фиксировать номер РКО по порядку, как правило, исчисление начинается с 1 января каждого года;
• сумму в табличной части формы можно указывать в рублях и копейках через запятую или дефис (например, 200,75 или 200-75);
• в пункт «Код целевого назначения» данные вносятся, только если организация на практике задействует систему кодов, по которым определяется расход и приход денежных средств;
• в пункте «Сумма», что располагается ниже таблицы, следует указывать сумму денежных средств, выдаваемых по РКО, в рублях — прописью с заглавной буквы первое слово, в копейках — цифрами;
• в графе «Основания» нужно указать содержание хозяйственной операции
• в графе «Приложение» приводятся сведения о документе, который является основанием для проведения кассовой операции (например, это может быть платежная ведомость — при выдаче зарплаты наличными) с указанием номера и даты его составления.

Порядок выдачи денег по расходнику

Данная процедура состоит из нескольких этапов.

На первом кассир контролирует наличие в РКО всех необходимых подписей и соответствие их имеющимся у него образцам. Он сравнивает суммы прописью и цифрами. Они должны совпадать. Затем он проверяет наличие документов, указанных в расходнике. После этого кассир сличает ФИО получателя в ордере с данными его паспорта. Деньги может запросить и представитель получателя по доверенности. Проверьте у этого лица доверенность и паспорт. Убедитесь, что ФИО получателя в РКО соответствуют указанным в доверенности и данным паспорта. Доверенность нужно приложить к расходнику. Если она оформлена на несколько выплат или на получение денег у нескольких организаций, то сделайте ее копию. Заверьте копию в установленном директором фирмы порядке.

Второй этап предусматривает подготовку суммы наличных к выдаче и передачу РКО получателю, чтобы он поставил в нем свою подпись.

Третий этап – проставление получателем подписи.

На четвертом этапе кассир перед выдачей пересчитывает деньги так, чтобы получатель видел этот процесс. Затем кассир выдает деньги получателю.

Пятый этап предполагает пересчет получателем денег под наблюдением кассира. Без этой процедуры получатель сможет в дальнейшем предъявить претензии по сумме.

На последнем этапе кассир ставит свою подпись в РКО.