Репутация очень важна для стабильного развития бизнеса. Можно много лет формировать положительный имидж и лишиться его за мгновение из-за просрочки по обязательствам. Чтобы ничего не забыть, компании составляют перечни поступлений и платежей.

В этой статье вы узнаете, как составить платёжный календарь, какие задачи он решает и что делать с кассовыми разрывами.

Календарь платежей: что это и для чего нужно составлять

Платёжный календарь — это краткосрочный финансовый план предприятия, в который вносят:

• предстоящие поступления — от продажи товаров, субаренды, процентов по депозитам, займам и т. п.;
• предстоящие платежи — за сырьё, работу сотрудников, кредиты, налоги и т. п.

План составляют на месяц с разбивкой по дням, но возможны и другие варианты. Например, на три месяца с детализацией по неделям. Формат выбирает ответственное должностное лицо или руководитель.

В документе указывают остаток на начало периода, поступления и платежи, а в конце — итоговое сальдо с учётом остатка. Таблица предупреждает кассовые разрывы — моменты, когда организации не хватит денег на обязательства. Тогда руководитель разрабатывает план действий, чтобы избежать негативных последствий.

ПК наиболее полезен при планировании налоговых обязательств. Они обязательны, а за их невыполнение налоговая служба имеет право ограничить операции по счёту. Это приводит к простою, который выливается в убытки.

Кроме предупреждения кассовых разрывов, платёжный календарь:

• определяет оптимальный период отсрочки платежей для партнеров;
• выявляет дебиторов с плохой платёжной репутацией;
• показывает объём свободных средств, которые можно разместить на депозите.

Платёжный календарь полезен для бизнеса любого масштаба. Это гибкий инструмент, форма которого зависит от потребностей предприятия. Например, можно сделать индивидуальный план для крупных партнёров или отдельную таблицу для филиалов.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы не забыть о важных платежах. Система напомнит, когда уплатить НДС и налог на прибыль. С ней вы избежите крупных штрафов и выездных проверок от налоговой инспекции, а сэкономленные средства потратите на развитие бизнеса.

Как составить график платежей

Платёжный календарь разрабатывается в ходе финансового планирования предстоящей недели или месяца. 

Временные и людские затраты на подготовку документа зависят от масштабов предприятия. Маленький ИП самостоятельно справится с задачей и потратит 30-40 минут. В крупной компании это займёт несколько дней, а в процессе примут участие руководители подразделений и филиалов.

Рассмотрим пошаговую процедуру подготовки платёжного календаря.

1. Составить реестр платежей

Реестр платежей — это сводная таблица с данными о поступлениях и платежах за рассматриваемый период. В неё включают:

• денежный поток — поступление или платёж;
• наименование контрагента;
• назначение платежа — продажа товаров, оплата сырья и другие;
• дату;
• сумму — поступления вносят со знаком «+», платежи — со знаком «–».

Можно добавить комментарии ответственного лица, счёт, наименование проекта и другие данные. 

Платежи удобнее рассматривать по дням, так как, например, по налогам есть строгие сроки, за нарушение которых штрафуют и начисляют пеню. Календарь с разбивкой по неделям приносит меньше пользы.

2. Собрать данные о платежах и поступлениях

Если в компании 10+ сотрудников и несколько подразделений, данные собирают работники из разных отделов.

1. Бухгалтерия сообщает о зарплате, сроках по налогам, взносам и другим обязательствам. 
2. Финансовый отдел передаёт данные о платежах по кредитам, о финансировании новых проектов и прочих мероприятиях. Также, возможно, планируют оформить новый кредит — его не признают доходом, но деньги на счёте учитывают.
3. Отдел снабжения сообщает сроки расчётов с поставщиками.
4. Отдел продаж передаёт данные о поступлениях от покупателей. Если по каким-то контрагентам нет сведений, информацию запрашивают у ответственных лиц по телефону или электронной почте.
5. Отдел маркетинга сообщает о запуске новых рекламных кампаний и планируемых затратах.

Платежи приоритизируют — в первую очередь в план ставят налоги, взносы, зарплату и прочие обязательные платежи. После них — те, по которым можно договориться об отсрочке.

3. Объединение собранной информации в сводную таблицу

Составление платёжного календаря оканчивают сводной таблицей, которую формируют на основе реестра. Предприниматели получают подробную информацию по каждому дню:

• остаток на начало дня;
• планируемые платежи и поступления по контрагентам;
• сальдо по результатам дня;
• итоговое сальдо с учётом остатка.

На основе сводной таблицы компании формируют резервы и определяют, по каким операциям нужно договориться о переносе сроков. Например, попросить у поставщика 7-дневную отсрочку, чтобы заплатить налоги.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы не забыть о сроках обязательных платежей — налогов, взносов и сборов. Встроенный календарь пришлёт уведомление на электронную почту и по СМС. С ним вы избежите крупных штрафов и пени от ФНС, ускорите развитие бизнеса и быстрее достигнете стратегических целей.

Пример платёжного календаря

Рассмотрим составление платёжного календаря на примере компании «Строительный Эксперт». Фирма готовит документ на август, изучим первую половину месяца с разбивкой по дням.

После сбора данных о платежах получился следующий реестр:

По реестру финансист организации составил сводную таблицу:

Первое, на что обратил внимание специалист — сальдо с учётом остатка. В каждый из рассматриваемых дней показатель положительный, риск кассового разрыва минимальный. По отдельным дням есть отрицательные значения, которые компенсирует резерв средств — это не страшно.

Платёжный календарь предприятия показывает, что 15 августа у компании остаётся 322 тысячи рублей. Если до конца месяца нет крупных платежей, специалист предложит руководителю часть средств положить на депозит. Тогда компания получит дополнительный доход и улучшит финансовую устойчивость.

Пример платёжного календаря в Google Таблицах

Мешает беспорядок в бухгалтерском и налоговом учёте? Не хватает времени на выполнение стратегических задач? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы взять под контроль всю документацию. Теперь составление отчётов, на которые раньше уходило несколько часов, будет занимать до 10-15 минут. Вы справитесь без штатного бухгалтера и сократите расходы фирмы.

Кассовый разрыв в платёжном календаре

Отрицательное сальдо с учётом остатка по итогам дня — плохой знак, свидетельствующий о кассовом разрыве и риске невыполнения обязательств.

Представим, что 4 августа поставщики фирмы «Строительный Эксперт» попросили оплатить 640 тысяч рублей за сырьё. У компании не хватит денег, а на следующий день дефицит вырастет до 107 000 рублей — запланирован платёж за аренду офиса.

Есть несколько вариантов: 

• оформить овердрафт или кредит для ликвидации дефицита;
• договориться с поставщиками об отсрочке платежа;
• попросить покупателей рассчитаться за продукцию раньше намеченного срока.

Компания выбрала первый вариант. Благодаря наличию четкого плана, ещё 2 августа без спешки был оформлен овердрафт на 200 тысяч. Дефицит на 4 и 5 августа ликвидирован, репутация предприятия в глазах поставщиков сохранена:

К концу рассматриваемого периода компания может закрыть овердрафт. Но для точного понимания необходимо смотреть платежи за вторую половину августа.

Платёжный календарь — полезный, но не обязательный инструмент предприятия. Он упрощает оперативное финансовое планирование и актуален для организаций любого масштаба — от малых до крупных. Документ формируют без специальных программ — в Excel или Google Таблицах.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы самостоятельно заполнять отчёты, выставлять счёт и формировать УПД. Система автоматизирует рутинные задачи бухгалтерского и налогового учёта, минимизирует вероятность ошибок и защищает от штрафов государственных органов. Вы справитесь без штатного бухгалтера, а на сэкономленные средства ускорите развитие бизнеса. 

FAQ

• Налоговый кодекс обязывает составлять платёжный календарь? И какие штрафы предусмотрены за отсутствие таблицы?

Ответ: Нет, предприятия составляют платёжный календарь по собственному желанию, чтобы повысить эффективность деятельности. Налоговая служба не проверяет наличие краткосрочного плана по платежам, поэтому никакие штрафы для организаций и предпринимателей не предусмотрены.

• Есть ли какая-нибудь унифицированная форма платёжного календаря для юридических лиц? 

Ответ: Нет, предприятия составляют платёжные календари в удобном для себя виде. Они самостоятельно определяют состав документа, его детализацию и порядок заполнения.