В ходе хозяйственной деятельности появляются первичные документы, которые отражают суть операций. По этим данным формируют бухгалтерскую отчётность и исчисляют налоговые обязательства. Для упрощения контроля разработаны регистры, которые агрегируют сведения из многочисленной первички.

В этой статье вы узнаете, что такое регистры бухгалтерского учёта, какие виды существуют и можно ли компаниям создавать индивидуальные бланки с учётом особенностей отрасли и направлений деятельности.

Какие бывают регистры бухгалтерского учёта

Регистр бухгалтерского учёта — это внутренняя форма предприятия для фиксации данных из первичной документации. К концу отчётного периода компания получает систематизированный массив информации, по которому формирует бухгалтерскую отчётность.

Условный алгоритм внутри организации:

1. Бухгалтерия получает первичные документы — например, о покупке сырья или продаже продукции.
2. Данные разносят по счетам в соответствии с Планом счетов, который утверждён приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года № 94н. 
3. Ответственный сотрудник вносит в регистры информацию о характере операций и суммах.
4. В конце отчётного периода формируют бухгалтерскую отчётность по данным из регистров.

Например, оборотно-сальдовую ведомость ведут по всем счетам. В конце года бухгалтер формирует баланс, который сдают в налоговую службу. Также для подготовки документа используют инвентарные карточки, которые отражают данные по основным средствам.

Регистры бухгалтерского учёта классифицируют по двум признакам:

1. По назначению:

• Хронологические. Операции фиксируют по датам — от меньшей к большей. Детализация минимальная. Пример — кассовая книга.
• Систематические. Данные вносят в разрезе по счетам бухгалтерского учёта. Форма детализирована, упрощает формирование отчётов. Пример — главная книга, шахматная ведомость.

Оба регистра дополняют друг друга — сумма оборотов хронологического регистра должна совпадать с движением по дебету и кредиту систематического.

2. По объёму данных:

• Синтетические. Обобщённая информация об операциях в разрезе синтетических счетов и субсчетов. Операции делят на группы по схожим признакам.
• Аналитические. Данные учитывают по аналитическим счетам. Операции сопровождают дополнительной информацией: количеством материалов, местом хранения, ответственным лицом и т. п. О разнице синтетических и аналитических счетов мы рассказали в этой статье.

В обоих случаях разрешено создавать комбинированные формы. Например, фиксировать операции в хронологическом порядке, но сразу в разрезе счетов. Аналогично для синтетических и аналитических регистров. Это упрощает сбор информации, сокращает временные затраты и снижает вероятность ошибок в отчётности.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать ведение регистров бухгалтерского учёта. Система распределит данные из первичных документов, проверит достоверность сведений и укажет на возможные ошибки. С ней вы избежите крупных штрафов от налоговой службы и ускорите развитие бизнеса.

Формы учётных регистров бухучёта

Учётные регистры бухгалтерского учёта делят на несколько видов:

• Книги. Объёмный документ со сшитыми и пронумерованными страницами. Достоверность сведений подписью заверяет ответственное лицо — директор или главный бухгалтер. Печать ставят при наличии. Примеры — книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств, книга учёта материальных ценностей и другие.
• Карточки. Бланки регистрации хозяйственных средств. Представляют собой таблицы с характеристиками объекта. Например, по основным средствам указывают технические характеристики, модель, срок службы и другие данные.
• Журналы. Аналог книги, но меньше по объёму. Листы не прошнуровывают. Пример регистров бухучёта — журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, журнал операций и т. п.
• Ведомости. Отдельные документы свободной формы — сведения описывают в таблицах или обычным текстом. Примеры — платёжная, расчётная ведомости и другие.

Унифицированные формы регистров бухгалтерского учёта утверждены приказом Министерства финансов РФ от 30 марта 2015 года № 52н. Организации пользуются предложенными бланками или создают собственные варианты с учётом обязательных реквизитов.

В 2000-х годах предприятия вели бумажные регистры. С развитием цифровых технологий и увеличением объёма операций стали актуальными электронные варианты. Регистры ведут в специальных сервисах, которые автоматически разносят данные из первичных документов.

У организаций есть два варианта:

• переводить электронные документы в бумажную форму для сдачи в налоговую службу;
• предоставлять сведения в цифровом виде с заверением электронной подписью (ЭП).

Ведением регистров занимается бухгалтерия. В небольших организациях задачу выполняет единственный специалист, в крупных фирмах — отдел, в котором сотрудники разделены по направлениям деятельности, подразделениям, филиалам и другим структурным единицам.

Хотите быстро заполнять регистры бухгалтерского учёта? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать рутинные операции. Система обработает первичные документы и распределит данные по регистрам. Вам останется сформировать отчёты и своевременно направить сведения в налоговую инспекцию.

Реквизиты и особенности ведения учётных регистров

При создании собственных форм регистров организации обязаны включать в бланки:

• наименование документа;
• название компании;
• период, за который в регистре отражены данные;
• принцип классификации объектов учёта;
• применяемую валюту;
• единицу измерения;
• фамилию, имя, отчество и должность сотрудника, который отвечает за ведение регистра и достоверность информации.

Обычно бланки создают на основе унифицированных форм, которые включают в себя обязательные реквизиты и оптимальные таблицы для отражения сведений. Разработанный бланк регистрируют в учётной политике, а порядок заполнения утверждают приказом.

При ведении бумажных регистров предприятия часто сталкиваются с ошибками. Например, неправильно указали сумму или описание операции. Данные корректируют двумя способами:

• зачёркивают ошибку, сверху указывают достоверную информацию. Ответственный сотрудник заверяет правку подписью;
• сторно — вносят исправление красной пастой. Далее указывают новую запись с верными данными.

Ошибки не стирают и не применяют корректирующие средства — они вызывают у налоговой службы дополнительные вопросы и приводят к ненужным разбирательствам.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы выбрать оптимальную форму регистров бухгалтерского учёта для предприятия. Пользователям доступен банк шаблонов, которые составили квалифицированные специалисты. Есть отраслевые решения, в которых учтены специфические особенности.

Порядок хранения регистров бухгалтерского учёта

Когда регистры бухгалтерского учёта ведут в цифровом виде, хранилищем выступает облачный сервис. Предприятия используют собственный сервер или мощности сервиса, которым пользуются для автоматизации. Важно обеспечить защиту от взлома и кражи информации третьими лицами.

Бумажную документацию хранят в отдельном, ограниченном от посторонних лиц помещении. Регистры распределяют по папкам, сортируют по годам или кварталам. Документы складывают в шкафы или открытые стеллажи.

Регистры хранят не менее пяти лет с окончания отчётного периода, к которому они относятся. Норма установлена статьей 23 НК РФ и статьёй 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ. Срок хранения некоторых регистров превышает пятилетний период. Например, документы, связанные с кадровым учётом, хранят несколько десятилетий.

Бухгалтерский регистр — это сборник данных о хозяйственных операциях. Формы заполняют по сведениям из первичных документов, которые получают в результате покупки или продажи материалов, сырья, работ, услуг, основных средств и других объектов. Компании обязаны соблюдать порядок ведения регистров, чтобы правильно составить бухгалтерскую отчётность и определить налоговые обязательства.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать ведение регистров бухгалтерского учёта. Система возьмёт на себя рутину, чтобы освободить время для решения управленческих и стратегических задач. Вы сэкономите на зарплате бухгалтера и ускорите развитие бизнеса — никаких штрафов и споров с ФНС.