В ходе хозяйственной деятельности появляются первичные документы, которые отражают суть операций. По этим данным формируют бухгалтерскую отчётность и исчисляют налоговые обязательства. Для упрощения контроля разработаны регистры, которые агрегируют сведения из многочисленной первички.
В этой статье вы узнаете, что такое регистры бухгалтерского учёта, какие виды существуют и можно ли компаниям создавать индивидуальные бланки с учётом особенностей отрасли и направлений деятельности.
Какие бывают регистры бухгалтерского учёта
Регистр бухгалтерского учёта — это внутренняя форма предприятия для фиксации данных из первичной документации. К концу отчётного периода компания получает систематизированный массив информации, по которому формирует бухгалтерскую отчётность.
Условный алгоритм внутри организации:
- Бухгалтерия получает первичные документы — например, о покупке сырья или продаже продукции.
- Данные разносят по счетам в соответствии с Планом счетов, который утверждён приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года № 94н.
- Ответственный сотрудник вносит в регистры информацию о характере операций и суммах.
- В конце отчётного периода формируют бухгалтерскую отчётность по данным из регистров.
Например, оборотно-сальдовую ведомость ведут по всем счетам. В конце года бухгалтер формирует баланс, который сдают в налоговую службу. Также для подготовки документа используют инвентарные карточки, которые отражают данные по основным средствам.
Регистры бухгалтерского учёта классифицируют по двум признакам:
1. По назначению:
- Хронологические. Операции фиксируют по датам — от меньшей к большей. Детализация минимальная. Пример — кассовая книга.
- Систематические. Данные вносят в разрезе по счетам бухгалтерского учёта. Форма детализирована, упрощает формирование отчётов. Пример — главная книга, шахматная ведомость.
Оба регистра дополняют друг друга — сумма оборотов хронологического регистра должна совпадать с движением по дебету и кредиту систематического.
2. По объёму данных:
- Синтетические. Обобщённая информация об операциях в разрезе синтетических счетов и субсчетов. Операции делят на группы по схожим признакам.
- Аналитические. Данные учитывают по аналитическим счетам. Операции сопровождают дополнительной информацией: количеством материалов, местом хранения, ответственным лицом и т. п. О разнице синтетических и аналитических счетов мы рассказали в этой статье.
В обоих случаях разрешено создавать комбинированные формы. Например, фиксировать операции в хронологическом порядке, но сразу в разрезе счетов. Аналогично для синтетических и аналитических регистров. Это упрощает сбор информации, сокращает временные затраты и снижает вероятность ошибок в отчётности.
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать ведение регистров бухгалтерского учёта. Система распределит данные из первичных документов, проверит достоверность сведений и укажет на возможные ошибки. С ней вы избежите крупных штрафов от налоговой службы и ускорите развитие бизнеса.
Формы учётных регистров бухучёта
Учётные регистры бухгалтерского учёта делят на несколько видов:
- Книги. Объёмный документ со сшитыми и пронумерованными страницами. Достоверность сведений подписью заверяет ответственное лицо — директор или главный бухгалтер. Печать ставят при наличии. Примеры — книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств, книга учёта материальных ценностей и другие.
- Карточки. Бланки регистрации хозяйственных средств. Представляют собой таблицы с характеристиками объекта. Например, по основным средствам указывают технические характеристики, модель, срок службы и другие данные.
- Журналы. Аналог книги, но меньше по объёму. Листы не прошнуровывают. Пример регистров бухучёта — журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, журнал операций и т. п.
- Ведомости. Отдельные документы свободной формы — сведения описывают в таблицах или обычным текстом. Примеры — платёжная, расчётная ведомости и другие.
Унифицированные формы регистров бухгалтерского учёта утверждены приказом Министерства финансов РФ от 30 марта 2015 года № 52н. Организации пользуются предложенными бланками или создают собственные варианты с учётом обязательных реквизитов.
В 2000-х годах предприятия вели бумажные регистры. С развитием цифровых технологий и увеличением объёма операций стали актуальными электронные варианты. Регистры ведут в специальных сервисах, которые автоматически разносят данные из первичных документов.
У организаций есть два варианта:
- переводить электронные документы в бумажную форму для сдачи в налоговую службу;
- предоставлять сведения в цифровом виде с заверением электронной подписью (ЭП).
Ведением регистров занимается бухгалтерия. В небольших организациях задачу выполняет единственный специалист, в крупных фирмах — отдел, в котором сотрудники разделены по направлениям деятельности, подразделениям, филиалам и другим структурным единицам.
Хотите быстро заполнять регистры бухгалтерского учёта? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать рутинные операции. Система обработает первичные документы и распределит данные по регистрам. Вам останется сформировать отчёты и своевременно направить сведения в налоговую инспекцию.
Реквизиты и особенности ведения учётных регистров
При создании собственных форм регистров организации обязаны включать в бланки:
- наименование документа;
- название компании;
- период, за который в регистре отражены данные;
- принцип классификации объектов учёта;
- применяемую валюту;
- единицу измерения;
- фамилию, имя, отчество и должность сотрудника, который отвечает за ведение регистра и достоверность информации.
Обычно бланки создают на основе унифицированных форм, которые включают в себя обязательные реквизиты и оптимальные таблицы для отражения сведений. Разработанный бланк регистрируют в учётной политике, а порядок заполнения утверждают приказом.
При ведении бумажных регистров предприятия часто сталкиваются с ошибками. Например, неправильно указали сумму или описание операции. Данные корректируют двумя способами:
- зачёркивают ошибку, сверху указывают достоверную информацию. Ответственный сотрудник заверяет правку подписью;
- сторно — вносят исправление красной пастой. Далее указывают новую запись с верными данными.
Ошибки не стирают и не применяют корректирующие средства — они вызывают у налоговой службы дополнительные вопросы и приводят к ненужным разбирательствам.
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы выбрать оптимальную форму регистров бухгалтерского учёта для предприятия. Пользователям доступен банк шаблонов, которые составили квалифицированные специалисты. Есть отраслевые решения, в которых учтены специфические особенности.
Порядок хранения регистров бухгалтерского учёта
Когда регистры бухгалтерского учёта ведут в цифровом виде, хранилищем выступает облачный сервис. Предприятия используют собственный сервер или мощности сервиса, которым пользуются для автоматизации. Важно обеспечить защиту от взлома и кражи информации третьими лицами.
Бумажную документацию хранят в отдельном, ограниченном от посторонних лиц помещении. Регистры распределяют по папкам, сортируют по годам или кварталам. Документы складывают в шкафы или открытые стеллажи.
Регистры хранят не менее пяти лет с окончания отчётного периода, к которому они относятся. Норма установлена статьей 23 НК РФ и статьёй 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ. Срок хранения некоторых регистров превышает пятилетний период. Например, документы, связанные с кадровым учётом, хранят несколько десятилетий.
Бухгалтерский регистр — это сборник данных о хозяйственных операциях. Формы заполняют по сведениям из первичных документов, которые получают в результате покупки или продажи материалов, сырья, работ, услуг, основных средств и других объектов. Компании обязаны соблюдать порядок ведения регистров, чтобы правильно составить бухгалтерскую отчётность и определить налоговые обязательства.
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать ведение регистров бухгалтерского учёта. Система возьмёт на себя рутину, чтобы освободить время для решения управленческих и стратегических задач. Вы сэкономите на зарплате бухгалтера и ускорите развитие бизнеса — никаких штрафов и споров с ФНС.