О дебиторской задолженности говорят как о важном показателе, но не все предприниматели понимают его суть и важность контроля. От последнего зависит стабильность бизнеса и возможность выполнять обязательства перед поставщиками, сотрудниками и государством.

В этой статье вы узнаете, что такое дебиторская задолженность, какие виды существуют, как правильно ею управлять и можно ли минимизировать риск потери денег из-за недобропорядочных партнёров.

 

Что такое дебиторская задолженность

 

Дебиторская задолженность (ДЗ) или «дебиторка» — это сумма денег, которую компании должны партнёры. ДЗ есть у многих компаний, работающих на b2b-рынке. В рознице она встречается редко — например, в продуктовых магазинах клиенты сразу оплачивают понравившийся товар.

 

С возникновением дебиторской задолженности фирма становится кредитором, а должник — дебитором. Последний может быть:

• индивидуальным предпринимателем или юрлицом — покупатель, поставщик;
• физическим лицом — покупатель, сотрудник, учредитель;
• государством — налоговая служба, муниципалитет.

 

Дебиторка состоит из шести элементов:

 

 

Дебиторская задолженность относится к активам, как будущий доход. Предприятия тщательно следят за её величиной, так как бесконтрольный рост приводит к нехватке оборотных средств, проблемам с поставщиками, работниками и госорганами. В долгосрочной перспективе приводит к банкротству и закрытию предприятия.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы держать руку на пульсе. Выгружайте информацию о совокупной ДЗ в несколько кликов, анализируйте структуру: какие компании должны, сколько и по каким проектам. С автоматизацией проще контролировать показатели и своевременно принимать управленческие решения.

 

Вследствие чего возникает дебиторская задолженность

 

Дебиторка образуется, когда одна компания выполнила обязательства, а вторая — ещё нет.

 

Например, фирма «Адванс» отгрузила ИП Чередниченко Дмитрий Николаевич продукцию на 375 000 рублей. «Адванс» стала кредитором, а предприниматель — дебитором. ДЗ сохранится, пока контрагент не оплатит стоимость поставленных товаров.

 

Аналогично при закупке сырья или услуг по предоплате. Когда «Адванс» оплатит «Бетон Трейд» 200 тысяч рублей за будущие поставки, образуется дебиторка. Она будет погашена, когда «Бетон Трейд» поставит предприятию сырьё на сумму аванса.

 

Государство становится дебитором, если компания переплачивает по налогам. Тогда есть два варианта: оформить возврат или оставить средства в счёт будущих обязательств.

Когда «Адванс» выдала заём сотруднику на 550 тысяч рублей, образовалась дебиторская задолженность. Её списывают по мере поступления ежемесячных платежей.

К ДЗ относится не только основная сумма долга, но и штрафы, пени, компенсации. Например, если контрагент нарушает сроки расчёта и по договору ему начисляют пеню.

 

Виды дебиторской задолженности

 

Дебиторку классифицируют по нескольким признакам:

 

1. По сроку погашения:

• долгосрочная, период расчёта — свыше 12 месяцев;
• краткосрочная, период погашения — меньше 12 месяцев;
• нормальная — срок расчёта ещё не наступил;
• просроченная — срок расчёта истёк.

 

Например, если «Адванс» выдала сотруднику заём на два года — это долгосрочная дебиторская задолженность. Пока работник своевременно выполняет обязательства, дебиторка нормальная. Если он нарушит срок ежемесячного платежа, ДЗ станет просроченной — на неё следует обратить внимание и принять меры по ликвидации.

 

2. По вероятности погашения:

• сомнительная — долг не обеспечен залогом, банковской гарантией, поручительством или чем-то другим. Если контрагент откажется от выполнения обязательств, долг может быть никогда не погашен;
• хроническая — задолженность всегда погашают в течение 1-3 лет;
• безнадёжная — истёк срок давности по ДЗ, вероятность возврата средств минимальная.

 

К последней относят долги проблемных партнёров: ликвидированных или находящихся на стадии банкротства. В подобных ситуациях затруднительно вернуть средства в полном объёме.

 

Не успеваете контролировать бизнес-метрики? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать управленческий учёт. Система соберёт данные и сформирует сводные отчёты, по которым легче выявлять проблемы, находить точки роста и принимать решения по развитию бизнеса.

 

Взаимосвязь дебиторской и кредиторской задолженности

 

Дебиторскую задолженность рассматривают по отношению к кредиторской (КЗ), чтобы оценить эффективность использования оборотных средств.

 

Рассмотрим на примере. У фирмы «Адванс»:

• дебиторская задолженность — 930 000 руб.
• кредиторская задолженность — 1 100 000 руб.

 

Коэффициент соотношения ДЗ и КЗ: 930 000 / 1 100 000 = 0,85.

 

Когда показатель выше единицы, у компании отвлечено много оборотных средств. То есть, многие клиенты получают отсрочку, замораживая оборотку предприятия. Постоянное повышение коэффициента приводит к нехватке денег для расчёта по обязательствам.

Если показатель ниже единицы, предприятие столкнулось с финансовыми проблемами. Они приведут к потере платёжеспособности, невозможности рассчитаться с поставщиками, сотрудниками и государством.

 

По одному коэффициенту выводы не делают, сперва изучают баланс. Например, показатель может быть на уровне 0,3-0,4, но при этом фирме хватает сырья для выполнения заказов. Тогда не говорят о финансовых проблемах, так как после отгрузки продукции коэффициент приблизится к единице.

 

Способы управления дебиторкой

 

Управление дебиторской задолженностью — комплекс мер, без которых предприятие заморозит значительную часть оборотных средств и столкнётся с трудностями.

 

Планирование

 

Компании разрабатывают системы управления дебиторской задолженностью и регламентируют их отдельным бизнес-процессом. Он включает в себя:

• максимально допустимую суммарную величину дебиторки и лимитов для определенных категорий контрагентов;
• порядок действий по устранению проблемных долгов, взаимодействию с партнёрами и формированию компромиссов.

 

Чёткая система предотвращает образование безнадёжной ДЗ и появление проблемных контрагентов, с которых долги взыскивают через суд.

 

Отсрочка и предоплата

 

По всем возможным операциям устанавливают предоплату, чтобы снизить нагрузку на бюджет и эффективнее выполнять заказы.

Отсрочку устанавливают для предприятий-партнёров — их делят на категории по благонадёжности и для каждой группы определяют длительность расчётов. Например, фирмам с хорошей репутацией и платёжеспособностью дают месяц, а с компаниями возрастом менее года работают по предоплате.

 

Санкции за просрочки

 

В договор включают штрафы и пени за нарушение сроков рассрочки, чтобы дисциплинировать дебиторов. Универсального решения по величине санкций нет, суммы определяют по результатам переговоров в зависимости от отрасли и масштабов компаний.

 

Мотивация работников

 

Ответственных сотрудников мотивируют взаимодействовать с партнёрами для своевременного внесения платежей. Если клиенты из портфеля менеджеров работают без просрочек, в конце месяца сотруднику назначают премию. При наличии просроченных долгов сотрудника лишают бонуса.

Напомним, по трудовому законодательству запрещено штрафовать работников. Максимальная санкция — выговор.

 

Распределить обязанности по контролю дебиторской задолженности

 

В системе управления ДЗ распределяют роли, чтобы систематизировать работу с долгами. Например:

• юристы составляют договоры, которые минимизируют просрочки — добавляют пункты про штрафы и пени;
• служба безопасности проверяет репутацию и платёжеспособность компании, чтобы определить допустимую сумму и период рассрочки;
• менеджеры взаимодействуют с клиентами, напоминают о сроках оплаты. Часто сроки расчёта нарушают из-за забывчивости;
• бухгалтеры готовят закрывающие документы.

 

Инвентаризация задолженностей

 

Регулярная проверка долгов исключает кражи и мошенничество, упрощает приоритизацию дебиторки. Мероприятие инициируют раз в квартал, а иногда — каждый месяц.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы повысить эффективность управления дебиторской задолженностью. Система напомнит о должниках, которые нарушили срок оплаты — вы оперативно разработаете план переговоров для возврата денежных средств.

 

Рекомендации для снижения дебиторской задолженности

 

Взыскать деньги с должников

 

Предприятие регулярно напоминает дебиторам о сроках погашения задолженности. Менеджеры отправляют письма и звонят ответственным лицам, чтобы уточнить сроки платежей.

 

Взыскание через суд

 

Когда партнёр нарушает сроки и отказывается от переговоров, обращаются в суд. Порядок стандартный:

1. Направить досудебную претензию.
2. Обратиться за исполнительным листом или в арбитраж.
3. Получить средства через судебных приставов.

 

При обращении в суд учитывают срок исковой давности. Стандартно — это три года, но есть исключения. Например, по договору транспортной экспедиции разрешено обращаться в арбитраж в течение года.

Период может увеличиться до 10 лет, если срок давности приостанавливали. Это актуально, когда стороны искали компромисс через посредников или кредитор не мог обратиться в суд из-за непредвиденных обстоятельств: чрезвычайной ситуации, стихийных бедствий и других.

 

Начало срока исковой давности зависит от содержания договора:

• если установлена дата платежа, отсчитывают с указанного дня;
• если даты нет, дебитор определяет крайний день погашения долга, после которого начинают отсчёт;
• если даты нет, дебитор направляет требование погасить долг — срок исковой давности считают с даты отправки документа.

 

Порядок разрешения спора зависит от суммы долга:

• до 400 тыс. руб. — напрямую получают судебный приказ для взыскания;
• свыше 400 тыс. руб. — исковое заявление подают в арбитражный суд. К нему прикладывают документы, которые подтверждают задолженность — например, выписку по счёту и отгрузочные документы.

 

Если предприятие банкротится, подают заявку на включение в список кредиторов. Между ними распределяют средства после реализации активов. Чем раньше компания подаст заявку, тем выше вероятность хотя бы частично возместить дебиторку.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы подготовить документы для суда. Пользователям доступны шаблоны заявлений и консультации квалифицированных специалистов. Последние разъяснят порядок обращения в арбитраж и дадут ценные советы из личной практики, которые ускорят разрешение спора.

 

Списать безнадежные долги

 

Безнадежные долги списывают в убытки, когда:

• истекает трёхлетний срок исковой давности;
• предприятие ликвидировано или обанкротилось. 

 

Для списания предприятия формируют резервный фонд по сомнительным долгам, чтобы компенсировать убытки.

 

Списанную сумму «держат» на забалансовом счёте пять лет на случай появления у дебитора денег и возврата долга. В бухгалтерском балансе её не отражают, так как она не влияет на финансовый результат.

 

Страхование дебиторки

 

Возможно страхование дебиторской задолженности для минимизации риска потерять оборотные средства. По полису возмещаются просроченные долги и дебиторка обанкротившихся компаний.

 

Есть два варианта:

• оформление полиса на каждую отгрузку в рассрочку. Если контрагент не выполняет обязательства, страховая компания возмещает убытки в пределах установленного полисом лимита;
• генеральная схема — единое соглашение, которое распространяется на все отгрузки. 

 

В обоих случаях можно делегировать страховой фирме обязанности службы безопасности. Специалисты проверят потенциальных партнёров на состоятельность и платёжеспособность. Это снизит объёмы безнадёжной дебиторки и убытков.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы ускорить развитие бизнеса. Система автоматизирует рутинные операции налогового, бухгалтерского и управленческого учёта. Это позволит сэкономить на зарплате штатных специалистов и направить средства на развитие производства.