Все сотрудники должны знать об обязанностях на рабочем месте. Без регламента они не достигают максимальной продуктивности. Поэтому предприятия в отдельных документах фиксируют перечень задач по должностям или конкретным сотрудникам.
В этой статье вы узнаете, что такое должностная инструкция (ДИ), какие задачи выполняет и по каким принципам составлять регламент.
Что такое должностная инструкция и для чего она нужна
Должностная инструкция — это описание обязанностей сотрудников, которые они обязаны выполнять в рамках трудовых отношений. В документе указывают права, полномочия и ответственность работников. И отражают нормы взаимодействия с коллегами: кому подчиняться, устанавливать задачи и т. п.
Регламент решает несколько задач:
- характеристика сути работы для новых сотрудников;
- организация трудовой деятельности отделов и кадров;
- объективная оценка продуктивности;
- защита интересов работодателя и персонала;
- разрешение споров, поиск истины в судебных разбирательствах;
- обоснование увольнения или отказа в приёме на работу, например, если человек не соответствует профессиональным требованиям;
- оправдание кадровых решений по перераспределению обязанностей;
- доказательство правомерности штрафов за невыполнение обязательств или нарушение правил;
- и другие.
ДИ — необязательный документ для частной организации или предпринимателя. У государственных органов нет законных оснований штрафовать за отсутствие регламента.
Но для некоторых сфер бизнеса составление должностной инструкции обязательно. Например, для медицинских работников или частных охранников.
К составлению внутреннего регламента приходят при расширении бизнеса. Когда штат превышает 5-10 сотрудников, руководителю не хватает ресурсов для контроля. ДИ систематизирует взаимоотношения и повышает эффективность бизнеса.
Не знаете, как описать обязанности работников и не нарушить Трудовой кодекс РФ? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Пользователям системы доступны консультации квалифицированных специалистов из разных областей. Они помогают избежать распространённых ошибок и крупных штрафов.
Классификация должностных инструкций
Выделяют два вида должностных инструкций:
- Типовая. Составляют для категории сотрудников. Описывают общие обязанности и задачи для должности.
- Индивидуальная. Оформляют для конкретного человека. В документе указывают его позицию в компании, фамилию, имя и отчество.
Рассмотрим пример. Колл-центр фирмы «Адванс» состоит из четырёх сотрудников. Они обзванивают потенциальных клиентов по «холодной» базе. Задачи у специалистов одинаковые: от 25 звонков в день, использование скриптов, передача потребителей в отдел продаж и т. п.
Так как обязанности не отличаются, в компании составили типовую должностную инструкцию. Документ оформили локальным актом, с которым знакомят всех новых операторов.
Одному из сотрудников решили расширить полномочия. На него возложили сбор «холодной» базы, координирование работы специалистов отдела, формирование закрывающей документации. Должность сохранилась, но задач стало больше. Руководитель подготовил дополнительное соглашение к трудовому договору — индивидуальную должностную инструкцию, так как типовая для этого работника больше не актуальна.
Из примера следует, что ДИ оформляют в виде:
- локального акта, с которым знакомятся все заинтересованные лица;
- дополнительное соглашение к трудовому договору.
Как оформить должностную инструкцию
Законодательство не определяет порядок формирования и содержания должностной инструкции. При составлении документа предприятия руководствуются особенностями корпоративного устройства и сферы бизнеса.
Неправильно, когда документ создают только руководитель, юрист и кадровик. Они могут быть не знакомы с особенностями рабочего процесса и допустить ошибки. Поэтому должностные обязанности составляют с сотрудником, который с нюансами профессии знаком на практике.
Перед утверждением регламента проверяют:
- соответствие финальной редакции уставным документам, квалификационным характеристикам, требованиям к должности, профессиональным нормативам и правилам Трудового кодекса РФ;
- достаточность прав и возможностей у работника для выполнения обязанностей. Например, оператор колл-центра не выполнит от 25 звонков в день, если в среднем на переговоры с одним клиентом уходит 40-60 минут;
- отсутствие дублирования положений из ТК РФ. В должностную инструкцию часто копируют положения из нормативно-правовых актов. Законы преобладают над локальными документами. Они действуют всегда, даже если не указаны в ДИ;
- дублирование обязанностей между сотрудниками. Задачи распределяют последовательно, чтобы добиться максимальной производительности труда;
- наличие общих фраз и формулировок. Например, пункт «Сотрудник обязан работать продуктивно» меняют на «Сотрудник обязан делать от 25 звонков в день». Первый вариант «пустой» — он мешает оценивать продуктивность и разрешать спорные ситуации.
Обычно в документ включают 5-6 разделов. В технологически сложных сферах разделов может быть больше. Далее рассмотрим пример типовой структуры должностной инструкции.
Структура должностной инструкции
1. Титульный лист:
- наименование организации, реквизиты;
- название документа — должностные инструкции или обязанности. Регламенту разрешено присваивать любое обозначение по собственному усмотрению. При необходимости отражают структурное подразделение;
- ФИО должностного лица, которое утверждает и подписывает локальные акты;
- дата составления и регистрационный номер, если работодатель ведёт учёт внутренних документов.
2. Общие положения:
- критерии профессионального соответствия должности: образование, квалификация, подтверждённый опыт работы и другие;
- заместитель сотрудника на время отпуска;
- должность;
- порядок отстранения от выполняемых обязанностей и назначение новых задач.
3. Задачи, функции и обязанности. Подробное описание задач, количественные критерии оценки, нормативное время выполнения и другие характеристики. Общие и размытые формулировки лишают возможности объективно оценивать результативность и назначать штрафы.
Для некоторых специальностей включают пункт о необходимости изучения государственных норм, например, СанПиНов, СНиПов и ГОСТов.
4. Права. Описание должностных прав работников. Например, бухгалтеру открыт доступ к финансовой информации организации или предпринимателя. А дизайнеру разрешают оплачивать программное обеспечение для выполнения задач.
5. Ответственность. Характеристика ответственности персонала за невыполнение задач и обязанностей. Например, бухгалтеров лишают премии за несвоевременную сдачу отчётов и неуплату налогов.
6. Взаимодействие. Описание круга подчинённости сотрудника. К кому обращаться для выполнения задач и чьи поручения обрабатывать в первую очередь. Принято назначать единственного руководителя. Чем их больше, тем ниже производительность и качество результатов.
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы ускорить развитие бизнеса. Консультируйтесь с опытными бухгалтерами, юристами и другими специалистами. Их советы помогут составить грамотные документы и избежать спорных ситуаций с государственными органами.
Образец должностной инструкции
Образец локального акта с описанием задач, функций и обязанностей SMM-менеджера:
Порядок утверждения должностных обязанностей
Должностную инструкцию составляют в трёх экземплярах для сотрудника, директора и отдела кадров.
Порядок утверждения:
- Сбор рабочей группы. К составлению регламента привлекают необходимых специалистов — директора, юриста, кадровика и специалиста, для должности которого определяют правила. В зависимости от сферы возможно сотрудничество со сторонними экспертами, например, для независимой оценки.
- Формирование первой редакции. Рабочая группа с учётом особенностей технологического процесса описывает задачи, права и ответственность работников. Определяет круг лиц, с которыми должен взаимодействовать специалист для выполнения трудовых функций.
- Проверка регламента на соответствие законодательству. Юристы и кадровики вносят правки в пунктах, которые не соответствуют актуальным нормам. После изменений рабочая группа в полном составе утверждает финальную редакцию.
- Утверждение документа. Директор, кадровик и работник заверяют ДИ личными подписями. У каждого остаётся по экземпляру должностной инструкции.
Подпись работника обязательна. Она подтверждает ознакомление с правилами и нормами. Если сотрудник не хочет подписывать документ, составляют акт об отказе.
Типовой регламент подписывают все работники, которые занимают соответствующую должность. К акту прикладывают бланк, в котором каждый ставит дату и подпись. При несогласии с ДИ составляют аналогичный акт об отказе.
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы избежать проблем с документами. Система открывает доступ к базе с десятками шаблонов договоров, актов, спецификаций и других форм. Вы сократите затраты на зарплатах штатного юриста и кадровика и ускорите рост предприятия.
Внесение изменений
Смена курса развития, оптимизация процессов — те причины, по которым меняются обязанности сотрудников и должностные инструкции. Возможны две ситуации: с изменением трудового договора и без.
В первом случае организация или предприниматель обязаны уведомить в письменной форме персонал как минимум за два месяца до корректировок. Например, если компания планирует «заморозить» направление ремонта промышленного оборудования и сосредоточить усилия на производстве станков.
Во втором предварительное оповещение не требуется. Об изменениях работники узнают из приказа. Например, если запланирован рост производительности: раньше оператор делал от 25 звонков в день, а теперь — от 30.
Возможны два варианта изменения должностной инструкции:
- регистрация приказа, в котором перечислены ключевые корректировки;
- оформление новой редакции регламента.
Подведём краткий итог. Должностные обязанности — это описание задач, обязанностей и прав работников. Работодатели не обязаны составлять регламент, но делают это для повышения производительности и разрешения споров. В формировании ДИ участвуют руководитель, кадровик, юрист и специалист, который занимает соответствующую должность. Регламент может быть типовым или индивидуальным.
FAQ
- Есть ли какое-то требование по минимальному объёму должностной инструкции?
Ответ: Нет, такого ограничения нет. Содержание ДИ ничем не регламентировано, регламент составляют в произвольной форме.
- Сколько времени нужно хранить должностные инструкции?
Ответ: После принятия новой редакции или увольнения работника ДИ необходимо хранить минимум 3 года.