Никто не застрахован от ошибок в отчетности. Главное — вовремя обнаружить неточности и отправить государственному органу достоверные сведения, чтобы избежать штрафа и других санкций.
В этой статье вы узнаете, как исправить СЗВ-СТАЖ, какие коды указывать и чем грозит предоставление недостоверной информации.
В каких случаях сдаётся дополняющая или корректирующая форма СЗВ-СТАЖ
Ошибки в СЗВ-СТАЖ — распространенная ситуация, особенно в крупных компаниях. Даже при отсутствии злого умысла Пенсионный фонд России считает их недостоверными сведениями. Если в организации много работников, сумма штрафа может достигать нескольких десятков тысяч рублей.
ПФР разработал формы дополнения, корректировки и отмены отправленных данных. Но не все понимают, в каких случаях, например, использовать дополняющий отчет, а в каких — СЗВ-КОРР.
Мы подготовили шпаргалку:
| Форма подачи в ПФР | Ошибка | Заполняемые разделы |
| СЗВ-СТАЖ «дополняющая» | Добавление информации о сотруднике | 1, 2 и 3 |
| СЗВ-КОРР «корректирующая» | Внесение изменений в стаж после принятия отчета или исправление ошибок в ФИО, СНИЛС | 1, 2, 3 и 6 |
| СЗВ-КОРР «отменяющая» | Удаление информации о сотруднике | 1, 2 и 3 |
Организации, в которых трудоустроены 25 и более сотрудников, подают дополняющие сведения в электронном формате. В остальных случаях разрешена отправка бумажного документа. Отчет любого типа нужно подавать с описью ОДВ «исходная».
Порядок заполнения СЗВ-КОРР и дополняющей формы СЗВ-СТАЖ
Корректирующая форма СЗВ-СТАЖ
Используйте форму, если указали неверные данные или добавили лишнего сотрудника. Рассмотрим на примерах, как заполнить СЗВ-СТАЖ корректирующую.
Актуальная форма утверждена Постановлением Правления Пенсионного фонда России от 6 декабря 2018 года № 507п в редакции от 2 сентября 2020 года.
Пример 1. Бухгалтер ООО «Цветочек» неверно указал период работы нового сотрудника. Трудовой договор подписали 1 июня, а в СЗВ-СТАЖ указали 1 июля. Предлагаем рассмотреть пошаговое заполнение бланка.
- Указываем, что подаем корректирующий отчет в 2022 году, а отчитываемся за 2021. Тип сведений — КОРР.
- Заполняем реквизиты организации или индивидуального предпринимателя. Первый разделим на две части на случай, если изменились номера в ПФР, ИНН или КПП. Обычно информацию дублируют.
- Указываем работника, по которому меняем сведения.
- В третий раздел вносим категорию работника и тип договора. НР — наемный работник.
- Четвертый и пятый разделы пропускаем, они не связаны с рассматриваемой ситуацией. В шестом указываем достоверный период работы.
Пример 2. Бухгалтер ООО «Цветочек» указал неверную заработную плату сотрудника за август 2021 года. Вместо 45 000 рублей — 450 000 рублей. Подобная ошибка приведет к увеличению расходов. Чтобы избежать неприятностей, в Пенсионный фонд России подают корректирующий отчет.
Первые 4 шага совпадают с предыдущим примером. Для исправления ошибки нас интересует четвертый раздел. Он предназначен для корректировки сумм дохода и страховых взносов. В исходной форме указали:
- сумма выплат — 450 000 рублей;
- страховые взносы — 99 000 рублей.
Нужно исправить на:
- сумма выплат — 45 000 рублей;
- страховые взносы — 9 900 рублей.
Порядок заполнения четвертого раздела:
- В поле 1 указываем код месяца — Авг.
- В поле 2 вносим сумму фактической выплаты — 45 000 рублей;
- В поле 3 пишем сумму, на которую начислили страховые взносы — 45 000 рублей.
- В поле 11 указываем фактическую сумму страховых взносов — 9 900 рублей.
Образец заполнения:
Пример 3. Бухгалтер ООО «Цветочек» в отчет за 2021 год внес сотрудника, уволенного в 2020 году. В подобных ситуациях подают СЗВ-КОРР с кодом «отмн» и заполняют два первых раздела.
Первые три шага совпадают с первым примером, но вместо «КОРР» указывают «ОТМН».
Образец заполнения:
Заполняйте СЗВ-СТАЖ в автоматизированных программах или сервисах. Они вносят в отчет достоверную информацию о сотрудниках, снижая вероятность ошибок. Это особенно актуально для компаний, в которых больше 10 работников. При больших объемах информации бухгалтеры ошибаются чаще.
Дополняющая форма СЗВ-СТАЖ
Используйте эту форму, когда забыли добавить сведения о сотруднике. Чаще забывают вносить работников, которые оказывали разовую услугу по гражданско-правовому соглашению или проработали в компании несколько месяцев. Рассмотрим на примерах, как заполнить СЗВ-СТАЖ дополняющую.
Для отправки неучтенных данных используйте стандартную форму СЗВ-СТАЖ, утвержденную Постановлением Правления Пенсионного фонда России от 6 декабря 2018 года № 507п в редакции от 2 сентября 2020 года.
Пример 1. Бухгалтер ООО «Цветочек» не указал в отчете СЗВ-СТАЖ сведения о сотруднике, который проработал в компании две недели в начале года. Он отправит в ПФР данные отдельным бланком по общим правилам:
- разделы 1 и 2 скопирует из исходного отчета;
- в графе «тип сведений» укажет «дополняющая»;
- в третий раздел внесет забытого сотрудника;
- разделы 4 и 5 оставит пустыми.
Образец заполнения дополняющей формы:
Пример 2. ООО «Цветочек» сотрудничала с маркетологом для вывода нового продукта на рынок по гражданско-правовому договору. Соглашение действовало с 01.09.2021 до 15.02.2022 года. Бухгалтер забыл добавить специалиста в СЗВ-СТАЖ. И несмотря на то что сотрудничество завершилось в 2022 году, сведения все равно указывают в документе за 2021 год:
Специалиста добавят в СЗВ-СТАЖ за 2022 год. В графе «период работы» поставят с 01.01.2022 по 15.02.2022 г.
Сроки сдачи и штрафы за дополняющую и корректирующую форму СЗВ-СТАЖ
Сроки сдачи дополняющей и корректирующей форм нормативными актами не установлены. На практике придерживаются общего срока сдачи СЗВ-СТАЖ — до 1 марта года, следующего за отчетным.
Будет ли штраф при нарушении сроков, зависит от расторопности предпринимателя или организации. Оптимальный вариант — сдать отчет за 14-28 дней до 1 марта. Тогда останется время для проверки документов и подачи дополнительной или исправленной информации.
Если отправить исправления после 1 марта, высока вероятность получить штраф — 500 рублей за каждого сотрудника (статья 17). Например, за недостоверные сведения по 7 сотрудникам придется заплатить 3 500 рублей.
Если ошибки в документе выявят сотрудники ПФР, вы получите уведомление о недостоверности данных с просьбой внести исправления. Подайте дополняющий или корректирующий отчет в течение 5 рабочих дней, чтобы избежать штрафа.
Заплатить придется и за технические ошибки. Например, неправильный формат документа: бумажный вместо электронного. Или неверные кодировки месяца и периода работы.