Раньше организации и ИП тратили много времени на работу с бумажными документами. Сегодня большую часть документооборота осуществляют в пределах офиса. Но для этого нужна электронная подпись, которая позволяет заверять достоверность данных за компьютером. Не требуются поездки по городу, печать заявлений и первичной документации.

В этой статье вы узнаете, что такое электронная цифровая подпись для юридических лиц, какие виды ЭП существуют и в каких ситуациях оказываются полезными.

Что такое электронно-цифровая подпись 

Электронная подпись (ЭП) — это аналог обычной подписи руководителя или иного сотрудника компании, который подтверждает достоверность сведений и неизменность документов с момента заверения. ЭП позволяет удалённо обмениваться документами — без встреч с контрагентами или поездок в госорганы.

ЭП — это файл, сгенерированный средством криптографической защиты (СКЗИ). При подписании документа программа сканирует файл электронной подписи и выполняет хеш-функцию — генерирует уникальную строку символов.

Система отправляет подписанный документ с сертификатом, который сканирует ПО контрагента или государственного органа. Так происходит проверка достоверности подписи и законности заверения сведений.

Сертификат закрытого ключа хранит человек, на которого оформлена подпись. Для этого используют облачные хранилища, компьютер, смарт-карты, диски и т. п. Наиболее распространённый вариант — USB-токен. Он позволяет носить подпись с собой, чтобы использовать в нужный момент для заверения документов.

Контрагент же получает сертификат открытого ключа  — именно он уточняет владельца подписи, его полномочия и создателя ЭП. Заверенный документ проверяют в СКЗИ на предмет изменения хеш-суммы. Если найдены отличия, говорят о подмене информации. Такой документ теряет юридическую силу и не может быть использован в работе.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы упростить удалённое взаимодействие с контрагентами и государственными органами. Система позволяет использовать электронную подпись для работы с документами — вам не нужно распечатывать бумажные экземпляры и обмениваться ими с партнерами. Это сэкономит рабочее время, а вы выполните больше бизнес-задач.

Для чего нужна ЭЦП юридическому лицу

Электронная подпись для ООО позволяет:

• подписывать первичную документацию — с ЭП она имеет юридическую силу, её можно использовать в ходе налоговых проверок, судебных разбирательств и т. п.;
• подписывать договоры поставок, оказания услуг и прочие;
• удалённо сдавать декларации и отчёты;
• проводить сделки с недвижимостью, транспортными средствами, подавать заявки на оформление патентов и т. п.;
• участвовать в тендерах и государственных закупках;
• подписывать банковские документы — например, платёжные поручения;
• заверять внутреннюю корпоративную документацию;
• оформлять трудовые отношения с дистанционными сотрудниками;
• заверять доверенности;
• подавать заявления в арбитражный суд;
• выполнять множество других операций.

Иными словами, с электронной подписью на привычные задачи уходит пара минут и несколько кликов на компьютере. Это позволяет успевать больше, встречаться с покупателями и заниматься стратегическим развитием бизнеса.

Какие бывают виды цифровой подписи

Цифровая подпись для юридических лиц бывает нескольких видов: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

Простая электронная подпись

Это набор цифровых данных, подтверждающий личность пользователя и авторизацию в системе. Например, подтверждение платежей кодом из СМС или авторизация в интернет-банке по логину и паролю — примеры простой электронной подписи.

Юридические лица редко используют простые ЭП во взаимодействии с контрагентами и госорганами, так как они не защищают от подмены документов после заверения. Это повышает риск мошенничества и финансовых потерь. Простую ЭП чаще применяют во внутренних корпоративных операциях. Например, подписывают локальные документы или заверяют электронные письма.

Не знаете, какую электронную подпись выбрать для своего бизнеса, или затрудняетесь в оформлении? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы задать интересующие вопросы экспертам. Квалифицированные специалисты рассмотрят ситуацию и подскажут оптимальное решение.

Неквалифицированная электронная подпись

Документ генерируют средством шифрования, которое прошло сертификацию в ФСБ.  Главное преимущество — защищённость документов от подмены. Для генерации нужного ключа нужны большие вычислительные мощности, которые невозможно организовать в повседневной жизни.

В отличие от простой подписи, неквалифицированная заверяет документ и подтверждает его неизменность после подписания. Такую ЭП используют в документообороте с контрагентами, подписании агентских отчётов и для выполнения иных подобных задач.

Ключевой недостаток неквалифицированной ЭП — генерирование бесплатными инструментами. Государственные органы не принимают документы, которые подписаны таким способом.

Квалифицированная электронная подпись

Техническая составляющая аналогична неквалифицированной, но эту выдают специализированные организации, которые прошли сертификацию в ФСБ и аккредитацию в Минкомсвязи. Она гарантирует максимальную надёжность и минимизирует мошенничество.

Поэтому в бизнесе её используют чаще всего — она позволяет наладить документооборот не только с контрагентами, но и с государственными органами.

Какие документы нужны для получения электронной подписи для ООО

Электронная подпись юридического лица выдаётся по следующим документам:

• заполненному заявлению на получение электронной подписи — например, по форме удостоверяющего центра;
• выписке из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ);
• копии устава.

Если подпись получает сотрудник, он дополнительно берёт паспорт и нотариально заверенную доверенность.

Чтобы успевать больше, недостаточно электронной подписи. Нужна полная автоматизация рутинных операций по налоговому и бухгалтерскому учёту. Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы делегировать задачи по расчёту налогов, подготовке отчётов и деклараций. Система заменит штатного бухгалтера, а вы сократите расходы на фонд оплаты труда.

Порядок оформления электронно-цифровой подписи для юридических лиц

Получение ЭЦП в ФНС

С 2022 года налоговая служба самостоятельно оформляет квалифицированные электронные подписи для компаний. Порядок получения:

1. Найдите ближайшее отделение налоговой инспекции — необязательно обращаться по месту регистрации юрлица.
2. Подготовьте документы. Если вы директор, достаточно взять паспорт, чтобы подтвердить личность и права на действия от имени юрлица без доверенности.
3. Купите токен. Необходим USB-токен с сертификатом ФСБ или ФСТЭК.
4. Посетите отделение. Администратор направит вас к программисту, который идентифицирует личность и запишет сертификат на токен.

Онлайн-получение ЭЦП

Если хотите использовать электронную подпись на одном компьютере без токена, можете получить сертификат в режиме онлайн:

1. Перейдите на сайт ФНС и авторизуйтесь в личном кабинете юридического лица.
2. Откройте раздел «Жизненные ситуации» и выберите «Получить КЭЦП».
3. Заполните заявление и нажмите «Отправить». 

Чтобы приступить к использованию электронной подписи, подготовьте рабочее место. Установите на компьютер программное обеспечение, которое можно скачать с сайта налоговой службы.

Таким образом, ЭЦП для юридических лиц — удобный инструмент, который упрощает документооборот и экономит рабочее время. ЭП необходима предпринимателям и компаниям для решения разных задач — от подписания УПД до участия в государственных закупках. Подпись оформляют в удостоверяющих центрах и ФНС — это занимает несколько часов, после чего ЭП можно сразу применять в работе.

Хотите больше автоматизации в бизнесе, чтобы успевать больше? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, который возьмёт на себя учётную рутину. Система самостоятельно рассчитает налоги, заполнит отчёты с декларациями и напомнит о сроках выполнения обязательств перед бюджетом. Вы справитесь без штатного бухгалтера и избежите крупных штрафов.