Дебиторская задолженность — полезный бизнес-инструмент, который позволяет привлекать новых клиентов и наращивать объёмы сбыта. Но бесконтрольный рост долгов приводит к «заморозке» оборотных средств, сложностям в финансировании операционной деятельности и убыткам. Поэтому руководитель должен отслеживать динамику ДЗ, чтобы своевременно реагировать на проблемы.

В этой статье вы узнаете, как составить отчёт по дебиторской задолженности, чем он полезен для бизнеса и по каким принципам оформлять операции с контрагентами, чтобы минимизировать просрочки по возврату долгов.

Как сделать отчёт по дебиторской задолженности

Отчёт о дебиторской задолженности составляют несколькими способами:

1. Бумажный. Долги учитывают в классическом журнале. Это морально устаревший вариант, который подходит организациям с несколькими дебиторами. Когда у бизнеса 5 и более клиентов, фиксация и анализ информации в бумажном виде отнимают много времени.
2. Электронный. Подразумевает использование Excel или аналогичного программного обеспечения. В отличие от бумажного журнала, электронные таблицы ускоряют фиксацию данных и исправление ошибок. Есть встроенные функции для аналитики — например, построение диаграмм, которые наглядно показывают тенденцию изменения ДЗ и наиболее важных дебиторов.
3. Автоматизированный. Представляет собой работу со специальным бухгалтерским софтом, который максимизирует эффективность контроля дебиторской задолженности. ПО выполняет большинство операций — руководителю остаётся своевременно анализировать данные и реагировать на проблемы.

Отчёт составляют по данным из бухгалтерского учёта:

• дебетовое сальдо счёта 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» — долги клиентов;
• дебетовое сальдо счетов 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» и 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами» — долги поставщиков, подрядчиков, сторонних исполнителей и т. п.;
• дебетовое сальдо счетов 58, 68, 69, 70, 71, 73, 75 — долги прочих дебиторов, например, сотрудников, которые получили от компании заём.

Отчёт детализируют по контрагентам. Если смотреть на общую сумму, невозможно проанализировать данные и принять объективные управленческие решения. Будет просто неясно, кто и сколько должен, когда обязан вернуть деньги, какие просрочки есть в данный момент и т. п.

Порядок формирования отчёта:

1. Проведение инвентаризации дебиторской задолженности. Определяют список дебиторов, суммы, сопоставляют данные с первичной документацией.

Чтобы извлекать практическую пользу для бизнеса из управления ДЗ, инвентаризация должна быть регулярной. В крупных компаниях отделы контролируют дебиторку практически в режиме реального времени. Как правило, у таких организаций десятки клиентов и хозяйственных операций. Организации поменьше инвентаризируют ДЗ раз в месяц или квартал, но возможны и произвольные периоды. Главное, чтобы их хватало для поддержания актуальности данных.

Для удобства контрагентов делят на категории: покупатели и клиенты, поставщики, прочие дебиторы. К последней категории относятся государственные органы, банки, сотрудники и другие.

2. Фиксация ключевых данных. Минимум — определить длительность дебиторской задолженности. Отсчёт ведут со дня оформления первичной документации. Этого достаточно, если у предприятия несколько клиентов, а количество сделок не превышает 10-15 в месяц.

Когда у компании или ИП много клиентов и операций, прибегают к детализации. Во-первых, каждую сумму связывают с договором и спецификацией. Это исключает вероятность потери небольших сумм и позволяет указывать контрагенту на оплату за более ранние отгрузки. Иначе он будет платить скопом, а реальное нарушение договорных обязательств так и останется неясным.

Например, компании «Адванс» и «Фируго» сотрудничают по договору поставки № 104 от 15 января 2023 года. 23 февраля 2023 года «Адванс» отгрузил продукцию на 117 000 рублей, следующая поставка — 4 апреля 2023 года на 125 000 рублей. Товары поставили по спецификациям № 12 от 16.01.2023 года и № 49 от 03.04.2023 года соответственно.

В отчёте каждую сумму закрепят за соответствующей спецификацией, чтобы корректно отразить длительность дебиторской задолженности. Это позволит взыскать неустойку за несвоевременное выполнение договорных обязательств.

Во-вторых, по каждому контрагенту и операции определяют удельный вес в общей величине дебиторской задолженности. Это позволяет определять наиболее значимых дебиторов — у кого больше долгов, на того обращают внимание в первую очередь. С ними проводят мероприятия по погашению задолженности, проводят и переговоры по урегулированию разногласий.

3. Формирование отчёта. По каждому контрагенту заполняют отдельную строку с указанием величины просроченной дебиторской задолженности. Последний блок наиболее важен, чтобы выявлять проблемные места и планировать мероприятия по возврату просроченных обязательств.

Чтобы повысить эффективность управления дебиторской задолженностью:

• Устанавливают лимиты дебиторки по контрагентам. Это препятствует бесконтрольному росту долгов и мотивирует контрагентов быстрее рассчитываться по обязательствам, чтобы получать новые товары или услуги.
• Определяют ответственных лиц по взысканию дебиторки. Например, за одним сотрудником закрепляют 5-10 организаций. Он обязан регулярно контактировать с должниками, чтобы мотивировать к закрытию долгов.
• Поощряют сотрудников. Назначают премии за взыскание просроченных долгов. Например, предлагают надбавки менеджерам по продажам, которые взаимодействуют с покупателями.
• Формируют специальную комиссию. Она контролирует ответственных специалистов и динамику изменения дебиторской задолженности. Актуально для крупных  компаний  — в небольших организациях достаточно нескольких ответственных лиц.

Когда управление дебиторской задолженностью — выделенный бизнес-процесс, формирование отчёта занимает минимум времени. Однако, в первое время контроль может отнимать много времени — нужно набить руку и приспособиться к инструментам, чтобы оперативно выполнять задачу. Кроме того, следует наладить дисциплину оформления операций с контрагентами — об этом расскажем далее.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать управление дебиторской задолженностью. Система соберёт все данные и представит удобный информативный отчёт. По нему легче взаимодействовать с контрагентами и взыскивать долги. Вы разморозите оборотные средства, ускорите развитие бизнеса и быстрее достигнете стратегических целей.

Как оформлять операции с контрагентами

Если в организации не налажено документальное оформление операций с контрагентами, не получится составить грамотный отчёт о дебиторской задолженности.

Чтобы ответственный специалист работал с достоверными данными, необходимы:

• Подписанные договоры с описанием условий сотрудничества, периодом рассрочки и ответственности за несвоевременное выполнение обязательств.
• Первичная документация, которая подтверждает поставки, выполнение работ или оказание услуг. Для этого используют товарные накладные, УПД, акты, счета-фактуры и прочее.
• Акты сверок с контрагентами. Они не только отражают результаты взаиморасчётов, но и выступают подтверждением долга со стороны партнёра.

По возможности запрашивают обеспечение долга — банковские гарантии, поручительство, залоги. Это повышает вероятность своевременного выполнения обязательств и минимизирует риски финансовых потерь.

Чтобы мотивировать контрагента вовремя оплачивать поставки, услуги или работы, в соглашении о сотрудничестве указывают:

• период рассрочки;
• санкции за несвоевременное выполнение обязательств.

Штраф за нарушение периода рассрочки принято устанавливать в процентах от суммы задолженности. Например, 0,05% от суммы долга за каждый день просрочки или 1/150 от актуальной ключевой ставки ЦБ РФ. Величина штрафа должна быть соразмерна нарушению. Если компанию оштрафуют на 200 000 рублей за просрочку платежа в 50 000 рублей, суд, скорее всего, снизит размер санкции.

Наравне с детализацией долгов контрагентов нельзя забывать об отслеживании общей величины дебиторки. Следует установить лимит и избегать положительной динамики. Например, дебиторская задолженность организации не должна превышать 15% от средней выручки за последние два года.

Не успеваете контролировать операции и долги покупателей? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer — отслеживайте дебиторку в режиме реального времени, чтобы не потерять ни рубля собственных денег. Система формирует удобные отчёты и напоминает о нарушении сроков оплаты партнёрами. Вы справитесь с задачей без привлечения дополнительных специалистов и сократите расходы.

Отчёт по дебиторской задолженности: образец

Рассмотрим формирование отчёта о дебиторской задолженности на примере. Компания «БигДата» оказывает услуги по сбору и анализу данных организации «ТехникПро». 15 января 2023 года предприятия заключили договор об оказании услуг № 95.

По условиям соглашения «ТехникПро» оплачивают услуги не позднее 10 дней с момента подписания акта о выполненных работах. Компании провели три сделки:

• Акт № 74 от 10.02.2023 г. на 243 750 руб. — оплачен полностью;
• Акт № 113 от 05.03.2023 г. на 195 420 руб. — оплачен частично, остаток — 78 755 руб.
• Акт № 159 от 05.04.2023 г. на 183 600 руб. — не оплачен.

На основе данных из первичной документации сотрудник «БигДата» формирует отчёт о дебиторской задолженности:

Отчёт по дебиторской задолженности предназначен для внутреннего использования, поэтому не ограничен законодательными требованиями. Разрешено добавлять любые столбцы, чередовать их, менять местами и т. п. Для удобства в организациях утверждают бланк, чтобы все ответственные сотрудники использовали единую форму.

Например, часто добавляют столбец «Примечание» для отражения дополнительной информации — о сроках рассрочки, ответственных лицах, результатах последних переговоров с дебитором и т. п.

Таким образом, отчёт о дебиторской задолженности — один из инструментов управления долгами контрагентов. Он систематизирует данные об обязательствах контрагентов и позволяет планировать действия ответственных сотрудников.

Документ составляют в свободной форме по усмотрению организации или ИП. Чтобы отчёт содержал достоверные сведения, важно грамотно собирать и учитывать данные по сделкам с контрагентами: подписывать договоры, хранить первичную документацию и регулярно проводить сверки.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать учётные операции. Система самостоятельно агрегирует данные и направляет важные уведомления. Вам остаётся анализировать сведения и принимать объективные управленческие решения, которые защитят бизнес от финансовых потерь и ускорят достижение стратегических целей.