Пенсионный фонд России активно цифровизует сведения о трудовом стаже граждан. Поэтому у работодателей запрашивают данные по сотрудникам, которые начали карьеру до 2002 года. Для передачи информации фирмы и предприниматели сдают отдельный отчёт.

В этой статье вы узнаете, как правильно заполнить СЗВ-К и какая ответственность предусмотрена за нарушение сроков.

 

Кто сдаёт отчёт СЗВ-К и для чего он нужен

 

Систему обязательного пенсионного страхования (СОПС) запустили в 2002 году, чтобы систематизировать данные о трудовом стаже граждан, уплаченных страховых взносах и определять величину пенсии.

 

Так как до 2002 года сбором сведений никто не занимался, Пенсионный Фонд ввёл отчёт СЗВ-К. Его сдают предприниматели и организации с информацией о трудовом стаже сотрудников до 2002 года.

 

Наибольшая активность с СЗВ-К наблюдалась в 2020-2021 годах, когда начался переход на электронные трудовые книжки. Сегодня ПФР реже направляет запросы о сдаче отчёта, так как основной объём данных уже собран. Но руководители и бухгалтеры все равно должны знать правила заполнения СЗВ-К.

 

Документ составляют на сотрудников, с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договоры. СЗК-К на совместителя не сдают. Для подтверждения трудового стажа используют (пункт 11):

• трудовые книжки;
• трудовые договоры;
• справки от прошлых работодателей;
• зарплатные ведомости;
• военные билеты;
• свидетельства о рождении детей;
• и другие. 

 

Если вы не знаете, как заполнить СЗВ-К, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Система автоматически сформирует документ на основе предоставленных сведений и исправит ошибки. Вы потратите минимум времени и избежите возможных санкций от Пенсионного фонда России.

 

Правила предоставления СЗВ-К

 

Организации и предприниматели сдают отчёт в региональное отделение Пенсионного фонда России, за которым закреплены по юридическому адресу или месту регистрации.

 

Так как СЗВ-К — нерегулярный отчёт, строгих сроков предоставления нет. Документ формируют при получении запроса из ПФР, в котором указывают сроки сдачи. Обычно на подготовку данных ведомство отводит четыре недели.

СЗВ-К разрешено сдавать в бумажном или электронном виде. Если в организации трудоустроено более 10 человек, отчёт можно сдавать только в цифровом формате. В остальных случаях способ подачи страхователи выбирают по собственному усмотрению (пункт 8).

 

После подготовки документа распечатывают две копии. В них расписывается застрахованное лицо, по которому оформляли отчёт. Один экземпляр остаётся у ИП или ООО, второй — у сотрудника.

 

Зачем нужна пояснительная записка к СЗВ-К?

 

Иногда у работодателей нет возможности сдать сведения о трудовом стаже работника до 2002 года. Например, если сотрудник начал карьеру после запуска СОПС или уволился до получения уведомления. Или трудовую книжку вернули специалисту после перехода на электронную версию, и он отказывается предоставить её для заполнения СЗВ-К. Фирма или предприниматель не могут повлиять на это и подготовить отчёт.

 

Тогда в ПФР направляют пояснительную записку с указанием причины невозможности предоставить сведения. Игнорировать требование нельзя, за отказ возможны санкции от Пенсионного фонда.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать заполнение документации. Даже с минимальным опытом вы справитесь с ведением документации без штатного бухгалтера, а сэкономленные средства потратите на развитие бизнеса.

 

Опись к СЗВ-К

 

СЗВ-К сдают с описью по форме, которая утверждена пятым приложением Постановления Правления Пенсионного фонда РФ от 27 сентября 2019 года № 485п в редакции от 7 декабря 2020 года.

 

Опись формируют даже при отправке пояснительной записки о невозможности предоставить сведения о трудовом стаже сотрудника до 2002 года. В табличной части в строке «Иные входящие документы» указывают «Пояснительная записка».

 

Краткая инструкция по заполнению АДВ-6-1:

• укажите код по ОКПО;
• заполните сведения о страхователе — индивидуальном предпринимателе или организации: краткое наименование, регистрационный номер в ПФР, ИНН, КПП;
• в табличной части укажите перечень документов, которые отправляете в ПФР;
• укажите фамилию, имя и отчество должностного лица, по которому составляли отчёт. Ниже – ФИО руководителя, который подписывает документ;
• внесите дату составления документа.

 

Образец заполнения:

 

 

При подаче нескольких типов форм готовят соответствующее количество АДВ-6-1. Например, отправляя «отменяющий» и «исходный» документы, составляют две описи на каждый.

 

Образец заполнения формы СЗВ-К и пошаговая инструкция 

 

Актуальный бланк СЗВ-К утверждён седьмым приложением Постановления Правления Пенсионного фонда РФ от 27 сентября 2019 года № 485п в редакции от 7 декабря 2020 года. Рассмотрим пошаговую инструкцию по формированию документа и пример заполнения СЗВ-К.

 

Отчёт заполняют на компьютере или от руки. Во втором случае соблюдают следующие правила:

• буквы печатные, в каждой ячейке по одному символу;
• синяя, фиолетовая или черная паста;
• без скрепления листов, если сведения не уместились на одной странице;
• данные о трудовом стаже заполняют последовательно — от раннего к позднему;
• запрещены исправления корректирующими средствами, при обнаружении ошибки отчёт заполняют заново.

 

ООО «Цветочек» получило запрос от Пенсионного фонда предоставить сведения о трудовом стаже до 2002 года Чередниченко Дмитрия Николаевича, 13.01.1975 года рождения.

 

Шаг 1 — тип формы. Выбирают один из трех вариантов:

• исходная: если впервые подают сведения по сотруднику;
• корректирующая: если ранее отправляли СЗВ-К, но с ошибками. Отметка указывает, что работодатель сдаёт актуальные сведения. Бланк заполняют полностью с исправленными неточностями;
• отменяющая: если аннулируют сведения, которые ранее передали в исходной форме. Например, когда заполнили отчёт не по тому работнику. 

 

Шаг 2 — сведения о застрахованном лице:

• страховой номер — уникальный номер индивидуального лицевого счёта застрахованного лица (СНИЛС);
• фамилия, имя и отчество в именительном падеже;
• дата рождения.

 

Шаг 3 — территориальные условия проживания. Заполняют для сотрудников, которые по состоянию на 31.12.2001 г. проживали на территориях Крайнего Севера или районах, приравненных к нему. Рядом указывают районный коэффициент в соответствии с нормативно-правовыми актами, например, 1,7.

 

В пункте «Факт проживания на территории Республики Крым или на территории города федерального значения Севастополя по состоянию на 18 марта 2014 года» отметку ставят работодатели из указанных регионов.

 

 

Шаг 4 — периоды трудовой или иной общественной деятельности. Основной блок документа, в котором отражают трудовой стаж лица до 31.12.2001 г. включительно.

 

Если сведений о занимаемых должностях нет в трудовой книжке или она утеряна, стаж подтверждают пояснительной запиской от работодателя, трудовым договором или иным документом.

 

«Наименование организации» указывают по подтверждающему стаж документу. Если фирма сменила название, разрешено указать актуальное.

 

«Вид деятельности (код)» заполняют по восьмому приложению. Дмитрий Николаевич работал в ООО «Роза» по трудовому договору, поэтому в СЗВ-К указывают «РАБОТА».

 

Таблица состоит из 9 граф:

• Порядковый номер — указывают для строк, в которые вносят данные о трудовой деятельности.
• «Начало периода» и «Конец периода» — границы трудового стажа по должности у указанного выше работодателя.
• Территориальные условия в СЗВ-К указывают для работников из районов Крайнего Севера — РКС. Здесь отражают районный коэффициент.
• Особые условия труда заполняют для работников, которые по занимаемой должности имели право досрочного выхода на пенсию. Коды должны соответствовать старому законодательству, перечень доступен в пятом приложении утратившего силу Постановления Правления Пенсионного фонда РФ от 11 января 2017 года № 3п. Если сведений нет, графу оставляют пустой.
• Исчисляемый трудовой стаж указывают при наличии оснований на льготную пенсию. В остальных случаях графу оставляют пустой. Перечень кодов установлен восьмым приложением Постановления №485п: основание и дополнительные сведения.
• «Выслуга лет» полагается сотрудникам с правом досрочного выхода на пенсию. Например, для специалистов по подземным и горным работам. Перечень кодов установлен восьмым приложением Постановления № 485п. В дополнительных сведениях указывают объём выполненных работ: количество лётных часов, прыжков с парашютом и другие.

 

Под строкой указывают занимаемую сотрудником должность. Наименование должно совпадать с данными из трудовой книжки.

 

 

В СЗВ-К отражают сведения по всем организациям, с которыми у застрахованного лица до 2002 года были трудовые отношения.

 

В нижней части указывают количество листов отчёта, должность руководителя. Он ставит подпись, расшифровку и дату составления документа. Ниже — фамилия застрахованного лица и подпись, которая подтверждает ознакомленность с отчётом и достоверность сведений.

 

 

Образец заполнения СЗВ-К:

 

 

Не хотите разбираться в тонкостях оформления СЗВ-К? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он автоматизирует заполнение документа и избавляет от необходимости нанимать штатного бухгалтера. Сэкономленные на зарплате специалиста средства ускорят развитие бизнеса.

 

Сроки сдачи и ответственность за отчётность СЗВ-К

 

В законодательстве нет строгих сроков сдачи СЗВ-К. Их устанавливает ПФР в уведомлениях, которые направляет организациям и предпринимателям. Может быть и семь, и десять дней, но обычно ведомство даёт работодателям четыре недели.

 

Для юридических лиц штрафы за нарушение сроков или несдачу не предусмотрены. На 300-500 рублей наказывают должностных лиц — директора или бухгалтера — за каждого сотрудника, по которому не предоставлены сведения. Аналогичная ответственность предусмотрена для индивидуальных предпринимателей.

 

Из-за несдачи СЗВ-К могут наступить более серьёзные последствия. Если непредоставление сведений станет причиной назначения более высокой пенсии, ПФР обяжет работодателя компенсировать издержки (статья 25).

 

Порядок заполнения СЗВ-К включает множество правил и требует использования справочных материалов для правильного подбора кодов. Поэтому у начинающего специалиста формирование документа может занять несколько часов!

Поэтому предприниматели обращаются к квалифицированных бухгалтерам или автоматизированному сервису Buhinformer. Он упрощает заполнение документов, проверяет достоверность сведений и помогает с электронной отправкой.