Налоговая служба нередко присылает организациям и предпринимателям требование уточнить данные из отчёта по форме 6-НДФЛ. Чтобы избежать санкций и дальнейших споров, нужно дать грамотный ответ.

В этой статье вы узнаете, как подготовить пояснение по 6-НДФЛ в различных ситуациях и какие штрафы грозят за непредоставление ответа.

В каких случаях нужно предоставлять пояснения по 6-НДФЛ

Организации и индивидуальные предприниматели, которые выплачивают физическим лицам вознаграждения по трудовым или гражданско-правовым договорам, признаются налоговыми агентами по НДФЛ.

Об исчисленном и удержанном налоге на доходы физических лиц работодатели отчитываются по форме, утвержденной Приказом Федеральной налоговой службы от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/753@. 

Налоговая служба имеет право запросить разъяснения по предоставленному отчёту, если есть подозрения в нарушении каких-либо правил формирования документа или неверном отражении ключевых показателей.

Чаще всего это происходит, когда:

• Работодатель останавливает деятельность. Он перестаёт выплачивать доходы физлицам, исчислять и удерживать НДФЛ. При этом ФНС будет ждать отчёт, если ООО или ИП предоставлял документ в предыдущие периоды.
• Отправлен неверный отчёт. Допущены неточности в реквизитах, номере корректировки, отчётном периоде и т. п.
• Не соблюдены контрольные соотношения с расчётом по страховым взносам. Обычно это происходит из-за технических ошибок или выплаты доходов, которые не облагаются НФДЛ, но облагаются страховыми взносами, и наоборот.

Грамотно составленное пояснительное письмо по 6-НДФЛ защитит от проблем и штрафных санкций со стороны налоговой службы.

Как правильно составить пояснительное письмо

Пояснительное письмо состоит из трёх частей: 

• шапка;
• пояснение в свободной форме;
• данные руководителя, подпись, печать и сведения о приложениях.

В левой части шапки указывают реквизиты организации или предпринимателя: наименование, ИНН, КПП (для юрлиц), адрес, контактный телефон и электронную почту. В правой части — ФИО получателя и наименование налогового органа. Например, «Руководителю Межрайонной ИФНС России №30 по Челябинской области Петрову П. П.». Под шапкой указывают исходящий номер и дату отправки документа. 

В пояснительной части указывают причину ситуации, из-за которой у сотрудников налоговой службы возникли вопросы. Принято давать лаконичный ответ без уклонений от основной темы. Он должен быть исчерпывающим, чтобы ИФНС не пришлось направлять очередное требование.

В третьей части указывают фамилию и инициалы директора, отводят место для подписи и печати. Под ними указывают перечень приложений при наличии. Например, упоминают про копию платёжного поручения.

Пояснительные письма предоставляют несколькими способами:

• лично;
• через представителя;
• Почтой России;
• по телекоммуникационным каналам связи с применением ЭЦП.

Для представителя готовят доверенность, которая позволяет подавать документы в налоговый орган.

Образец пояснения по 6-НДФЛ

Унифицированной формы пояснительного письма нет. Его составляют в свободной форме. Содержательная часть зависит от причины, по которой налоговая служба прислала требование о предоставлении пояснений по 6-НДФЛ.

При отсутствии деятельности организации

Наиболее распространенная ситуация: организация временно приостановила деятельность и сдала отчёт с нулевыми показателями. Скорее всего, ИФНС пришлёт требование разъяснить отсутствие данных по исчисленному и удержанному НДФЛ. В пояснительном письме работодателю следует указать, что в прошедшем квартале деятельность остановили и физические лица не получали вознаграждений.

Некоторые действуют на опережение и направляют пояснение вместе с «нулёвкой» или вместо неё. Вторая ситуация возможна, если деятельность остановлена с начала года. В противном случае не сдавать отчёт нельзя, так как второй раздел заполняют накопленным итогом с начала года.

Образец пояснения:

При ошибочном отчёте

Первичную проверку 6-НДФЛ проводит автоматизированная система. Она сравнивает данные по удержанному налогу с фактическими бюджетными платежами организации. Расхождения могут возникнуть из-за неверных реквизитов в отчёте или платёжном поручении.

В этом случае ФНС направит требование разъяснить расхождение. На ответ работодателю даётся 5 дней (пункт 3).

Если ошибка допущена в отчёте, необходимо подать уточнённый документ. При этом пояснение в свободной форме можно не отправлять.

Пример пояснительного письма:

При расхождениях 6-НДФЛ и РСВ

Налоговой службой в Письме от 23 марта 2021 года № БС-4-11/3759@ утверждены контрольные соотношения для проверки правильности заполнения отчёта. В частности, ФНС сравнивает базу налогообложения в 6-НДФЛ и РСВ. 

Если значения отличаются, ведомство может потребовать пояснения. Но расхождения не всегда свидетельствуют об ошибках. Базы в 6-НДФЛ и РСВ могут отличаться, потому что некоторые доходы облагаются НДФЛ, но не облагаются страховыми взносами, и наоборот.

Образец пояснительной записки:

Когда сдавать пояснение в налоговую

На требование налоговой предоставить разъяснение даётся 5 рабочих дней с момента получения запроса. Это правило установлено пунктом 3 статьи 88 НК РФ и пунктом 6 статьи 6.1 НК РФ.

Сотрудники налоговой инспекции могут указать, что за непредоставление пояснения организации или предпринимателю выпишут штраф. На самом деле такого права нет, так как пояснительное письмо — это не документ, который разрешено запросить в ходе проверки.

Эту позицию ФНС подтвердила в письме от 17 июля 2013 года № АС-4-2/12837@. В пункте 2.3 сказано, что административная ответственность применяется, если руководитель проигнорировал требование явиться в ИФНС. На предоставление пояснений эта норма не распространяется.