Налоговая служба нередко присылает организациям и предпринимателям требование уточнить данные из отчёта по форме 6-НДФЛ. Чтобы избежать санкций и дальнейших споров, нужно дать грамотный ответ.
В этой статье вы узнаете, как подготовить пояснение по 6-НДФЛ в различных ситуациях и какие штрафы грозят за непредоставление ответа.
В каких случаях нужно предоставлять пояснения по 6-НДФЛ
Организации и индивидуальные предприниматели, которые выплачивают физическим лицам вознаграждения по трудовым или гражданско-правовым договорам, признаются налоговыми агентами по НДФЛ.
Об исчисленном и удержанном налоге на доходы физических лиц работодатели отчитываются по форме, утвержденной Приказом Федеральной налоговой службы от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/753@.
Налоговая служба имеет право запросить разъяснения по предоставленному отчёту, если есть подозрения в нарушении каких-либо правил формирования документа или неверном отражении ключевых показателей.
Чаще всего это происходит, когда:
- Работодатель останавливает деятельность. Он перестаёт выплачивать доходы физлицам, исчислять и удерживать НДФЛ. При этом ФНС будет ждать отчёт, если ООО или ИП предоставлял документ в предыдущие периоды.
- Отправлен неверный отчёт. Допущены неточности в реквизитах, номере корректировки, отчётном периоде и т. п.
- Не соблюдены контрольные соотношения с расчётом по страховым взносам. Обычно это происходит из-за технических ошибок или выплаты доходов, которые не облагаются НФДЛ, но облагаются страховыми взносами, и наоборот.
Грамотно составленное пояснительное письмо по 6-НДФЛ защитит от проблем и штрафных санкций со стороны налоговой службы.
Как правильно составить пояснительное письмо
Пояснительное письмо состоит из трёх частей:
- шапка;
- пояснение в свободной форме;
- данные руководителя, подпись, печать и сведения о приложениях.
В левой части шапки указывают реквизиты организации или предпринимателя: наименование, ИНН, КПП (для юрлиц), адрес, контактный телефон и электронную почту. В правой части — ФИО получателя и наименование налогового органа. Например, «Руководителю Межрайонной ИФНС России №30 по Челябинской области Петрову П. П.». Под шапкой указывают исходящий номер и дату отправки документа.
В пояснительной части указывают причину ситуации, из-за которой у сотрудников налоговой службы возникли вопросы. Принято давать лаконичный ответ без уклонений от основной темы. Он должен быть исчерпывающим, чтобы ИФНС не пришлось направлять очередное требование.
В третьей части указывают фамилию и инициалы директора, отводят место для подписи и печати. Под ними указывают перечень приложений при наличии. Например, упоминают про копию платёжного поручения.
Пояснительные письма предоставляют несколькими способами:
- лично;
- через представителя;
- Почтой России;
- по телекоммуникационным каналам связи с применением ЭЦП.
Для представителя готовят доверенность, которая позволяет подавать документы в налоговый орган.
Образец пояснения по 6-НДФЛ
Унифицированной формы пояснительного письма нет. Его составляют в свободной форме. Содержательная часть зависит от причины, по которой налоговая служба прислала требование о предоставлении пояснений по 6-НДФЛ.
При отсутствии деятельности организации
Наиболее распространенная ситуация: организация временно приостановила деятельность и сдала отчёт с нулевыми показателями. Скорее всего, ИФНС пришлёт требование разъяснить отсутствие данных по исчисленному и удержанному НДФЛ. В пояснительном письме работодателю следует указать, что в прошедшем квартале деятельность остановили и физические лица не получали вознаграждений.
Некоторые действуют на опережение и направляют пояснение вместе с «нулёвкой» или вместо неё. Вторая ситуация возможна, если деятельность остановлена с начала года. В противном случае не сдавать отчёт нельзя, так как второй раздел заполняют накопленным итогом с начала года.
Образец пояснения:
При ошибочном отчёте
Первичную проверку 6-НДФЛ проводит автоматизированная система. Она сравнивает данные по удержанному налогу с фактическими бюджетными платежами организации. Расхождения могут возникнуть из-за неверных реквизитов в отчёте или платёжном поручении.
В этом случае ФНС направит требование разъяснить расхождение. На ответ работодателю даётся 5 дней (пункт 3).
Если ошибка допущена в отчёте, необходимо подать уточнённый документ. При этом пояснение в свободной форме можно не отправлять.
Пример пояснительного письма:
При расхождениях 6-НДФЛ и РСВ
Налоговой службой в Письме от 23 марта 2021 года № БС-4-11/3759@ утверждены контрольные соотношения для проверки правильности заполнения отчёта. В частности, ФНС сравнивает базу налогообложения в 6-НДФЛ и РСВ.
Если значения отличаются, ведомство может потребовать пояснения. Но расхождения не всегда свидетельствуют об ошибках. Базы в 6-НДФЛ и РСВ могут отличаться, потому что некоторые доходы облагаются НДФЛ, но не облагаются страховыми взносами, и наоборот.
Образец пояснительной записки:
Когда сдавать пояснение в налоговую
На требование налоговой предоставить разъяснение даётся 5 рабочих дней с момента получения запроса. Это правило установлено пунктом 3 статьи 88 НК РФ и пунктом 6 статьи 6.1 НК РФ.
Сотрудники налоговой инспекции могут указать, что за непредоставление пояснения организации или предпринимателю выпишут штраф. На самом деле такого права нет, так как пояснительное письмо — это не документ, который разрешено запросить в ходе проверки.
Эту позицию ФНС подтвердила в письме от 17 июля 2013 года № АС-4-2/12837@. В пункте 2.3 сказано, что административная ответственность применяется, если руководитель проигнорировал требование явиться в ИФНС. На предоставление пояснений эта норма не распространяется.