Штатное расписание — это ключевой кадровый элемент, описывающий организационную структуру предприятия. И так как бизнес не стоит на месте, компании регулярно сталкиваются с необходимостью изменить исходные условия для оптимизации процессов.

В этой статье вы узнаете, как внести изменения в штатное расписание, какие документы подготовить и нужно ли предварительно уведомлять сотрудников о переменах.

В каких случаях можно вносить изменения в «штатку»

Изменение штатного расписания необходимо, когда компания меняет трудовой порядок: 

• создает или упраздняет должности;
• организует подразделения или объединяет отделы;
• сокращает штат;
• изменяет порядок оплаты труда: уменьшает или увеличивает зарплаты, вводит премии и т. п.

Частота изменения штатного расписания не ограничена законом, разрешено проводить корректировку даже несколько раз в месяц. Но регулярные перемены вызовут вопросы у Государственной инспекции труда (ГИТ), которые могут привести к выездной проверке. Обычно «штатку» обновляют не чаще одного раза в 6-12 месяцев.

Если фирма планирует глобальные изменения вплоть до обновления организационной структуры, рассматривают формирование нового штатного расписания. В большинстве случаев это требует меньше ресурсов по сравнению с обновлением текущей редакции.

Внесение изменений в штатное расписание — кропотливая процедура, сопряжённая с правовыми нюансами. Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы избежать распространённых ошибок. Эксперты ответят на вопросы и помогут организовать мероприятие, чтобы компания не получила штрафы.

Н2 — Как внести изменения в штатное расписание

Изменения в штатное расписание вносятся в три этапа:

1. Уведомить сотрудников о корректировках, которые отразятся на трудовом порядке. Информацию направляют письменно — как минимум за два месяца до изменений.
2. Издание приказа об изменении штатного расписания и принятии нового порядка. Документ составляют в произвольной форме, подробно описывают корректировки. Всех сотрудников, которых затрагивают изменения, знакомят с приказом под роспись. 
3. Осуществление корректировок в соответствии с приказом, проведение кадровых перестановок.

Старую редакцию «штатки» отправляют в архив локальных документов. Срок хранения — 3 года или постоянно в соответствии с пунктом 40 Приказа Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

Оформление приказа

Приказ выпускают при любых, даже незначительных изменениях. В основном тексте перечисляют корректировки и утверждают лицо, ответственное за контроль исполнения задачи.

Унифицированной формы нет, поэтому приказ составляют на индивидуальных бланках, которые утверждены учётной политикой организации. 

Документ должен содержать:

• наименование, дату и город составления;
• название компании;
• дату, с которой вступают в силу изменения в штатном расписании;
• основную часть с перечнем корректировок;
• список сотрудников, которых затрагивают изменения — если они носят точечный характер;
• информацию о лице, которое отвечает за исполнение приказа.

Приказ оформляет любой сотрудник, у которого есть на это полномочия: руководитель, юрист, кадровик и другие специалисты.

Чтобы избежать споров с ГИТ, в приказе указывают причину корректировок. Например, говорят о расширении предприятия, увеличении производственных мощностей или, наоборот, о кризисе и снижении деловой активности. Для надёжности стараются ссылаться на служебные записки, в которых подробно описаны обстоятельства.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы подготовить юридически грамотный приказ об изменении штатного расписания. Пользователям доступен банк шаблонов, которые составили специалисты с практическим опытом работы в крупных компаниях. Это сократит расходы на юристов и ускорит развитие бизнеса.

Уведомление сотрудников

Организация как минимум за два месяца до утверждения корректировок обязана уведомить сотрудников, которых затронут изменения. Документ составляют в свободной форме — перечисляют корректировки и указывают причины.

Сотрудник подтверждает согласие подписью — в самом документе или специальном журнале. При несогласии работодатель предлагает свободные должности для перевода, подходящие по квалификации и с учётом медицинских ограничений. Если специалист отказывается, его увольняют по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

В одностороннем порядке запрещено менять условия труда. После утверждения корректировок с работниками заключают обновлённые трудовые договоры или дополнительные соглашения.

Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание

Образец приказа, в котором зафиксировано изменение должностей и введение новых позиций в компании:

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы за несколько минут подготовить аналогичный документ. Вам доступны десятки шаблонов, которые составили квалифицированные специалисты с учётом актуальных законодательных норм. Это минимизирует вероятность штрафов и спорных ситуаций с государственными органами.