Частая ошибка при ручном заполнении СЗВ-М — неправильно указанные личные данные работника. ПФР примет такой отчёт только частично. Если не отправить дополняющий отчёт, будет штраф. Расскажем, как его можно избежать.   

Инструкция как исправить ошибку в фамилии или отчестве сотрудника в СЗВ-М

При формировании СЗВ-М в электронном виде, программа не пропустит ошибку в фамилии, имени или в отчестве работника. Перед отправкой отчёта она укажет на несоответствие в данных.  Такую неточность можно допустить, когда данные вносятся от руки. 

Если её обнаружат специалисты ПФР, придёт уведомление с указанием кода ошибки 30. СЗВ-М считается сданным, но нужно отправить уточнённый отчёт. 

В этом случае нужно сформировать дополняющую форму («доп») СЗВ-М. В него вносятся правильные ФИО сотрудников, в чьих данных найдены расхождения. Остальных работников включать в отчёт не нужно. 

Часто ошибки видит сам исполнитель — после сдачи отчёта. Его порядок действий:

• создать отменяющую форму СЗВ-М (код типа формы «отмн»), внести в него данные по сотрудникам, чьи ФИО указаны неверно. Указывать их нужно с ошибками — точно так же, как в предыдущем отчёте;
• создать дополняющую форму («доп») на конкретных сотрудников уже с правильными данными.

Оба отчёта отправляются одновременно. В своём отделении ПФР стоит уточнить, нужно ли сдавать два СЗВ-М: некоторые из филиалов Фонда принимают только одну форму — дополняющую.  

Ответственность за ошибки ФИО в отчете СЗВ-М

Пенсионный фонд классифицирует ошибки в отчётах по трём категориям:

• незначительные (коды ошибок 10 или 20). Это могут быть лишние знаки препинания, отсутствие отчества или ИНН застрахованного лица. Отчёт принимается в полном объёме, ничего дополнительно сдавать не нужно;
• существенные (с кодами 30 или 40). Сюда относятся неверные ФИО работника, ошибки в СНИЛС, отсутствие фамилии либо имени застрахованного лица. Отчёт принимается частично — по работникам, чьи данные заполнены правильно. По всем остальным сдаётся дополняющая форма;   
• грубые (с кодом 50). В их числе — неправильные ИНН, регистрационный номер работодателя в ПФР, несоответствующая требованиям XML-форма отчёта, некорректная электронная подпись (принадлежит лицу без доверенности на право подписания, либо выпущена не аккредитованным удостоверяющим центром), некорректно указанный отчётный период или код типа формы отчёта. Отчёт считается не сданным, нужно заполнить его заново с типом формы «исхд» (исходная) с корректными данными.

Сведения о коде ошибки содержатся в уведомлении ПФР о приёме (или отказе в приёме) отчёта СЗВ-М. У страхователя есть 5 рабочих дней, чтобы сдать исправленный отчёт без штрафных санкций.

Пенсионный фонд может наложить штраф на работодателя в размере 500 рублей за каждое указанное в СЗВ-М лицо, в ФИО которого есть ошибка (п.3 статьи 17 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ). Поводы могут быть следующие:

1. страхователь сам увидел расхождения и отправил дополняющий отчёт, но сделал это уже после 15 числа следующего за отчётным месяца;
2. страхователь получил уведомление от ПФР о частичном приёме СЗВ-М, отправил дополняющую форму, но не уложился в отведённые ему 5 рабочих дней;
3. страхователь проигнорировал уведомление и не внёс исправления в отчёт;
4. ПФР не принял дополняющую форму СЗВ-М.

При просрочке со сдачей отчёта, штраф рассчитывается по всем работникам, независимо, есть ошибка в его данных или нет.

На должностных лиц организации дополнительно налагается административный штраф по статье 15.33.2 КоАП РФ в сумме от 300 до 500 рублей.