Периодически работодателям для выполнения операционных задач нужно отправлять специалистов в другие места. Такие поездки называют командировками. Компаниям и предпринимателям следует соблюдать порядок оформления, чтобы избежать разногласий с персоналом и штрафов от Государственной инспекции труда (ГИТ).  

В этой статье вы узнаете, как оформляется командировка, по каким правилам рассчитывать суточные, нужно ли компенсировать расходы специалистов и требовать отчёт о затратах.

Как оформляется командировка

Командировка — это отъезд сотрудника от места постоянной работы для выполнения служебного задания по поручению работодателя. В командировку отправляют только официально трудоустроенных сотрудников — с которыми заключён трудовой договор.

Ещё одно условие — наличие закреплённого стационарного рабочего места за специалистом. Если деятельность связана с разъездами, командировку на каждый выезд не оформляют. Аналогично поступают в случае длительного выполнения обязанностей в другом месте. Например, когда работника отправляют в филиал на полгода. С точки зрения ТК РФ правильнее оформить временный перевод.

До оформления поездки компания или предприниматель разрабатывает положение о командировках. В документе утверждают величину суточных, правила оформления отчётов, выбора временного места жительства, порядок компенсации расходов и т. п.

Как оформить командировку — пошаговая инструкция:

1. Издать приказ. В документе указать детали: длительность, место пребывания, цель поездки и т. п.
2. Решить вопрос с транспортом и временным жильём. Например, забронировать билеты на самолёт, гостиницу или подготовить служебный транспорт для поездки.
3. Перечислить аванс с учётом суточных и возможных расходов.
4. Внести данные в табель. Пока сотрудник в командировке, его отмечают «К» или кодом «06».
5. Получить авансовый отчёт. Проверить достоверность расходов специалиста в командировке.
6. Оплатить командировку. За каждый день отъезда, включая дорогу туда и обратно, начисляют среднесуточный заработок работника.

Какие документы оформить:

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать формирование кадровых и бухгалтерских документов. Система самостоятельно заполнит бланки и выявит возможные ошибки. Вы сократите временные затраты и уделите больше внимания другим, более важным бизнес-задачам.

Кого нельзя отправить в командировку

В командировку нельзя направлять беременных женщин и сотрудников, которым поездка противопоказана по медицинским показаниям (даже с их согласия). Аналогичное ограничение действует для несовершеннолетних работников. Исключение — творческие специалисты и спортсмены, перечень которых утверждён постановлением Правительства РФ от 28 апреля 2007 года № 252.

Некоторых сотрудников направляют в командировки только с их письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний:

• женщин, которые воспитывают детей в возрасте до трёх лет;
• инвалидов;
• матерей или отцов-одиночек, которые воспитывают детей в возрасте до 14 лет;
• сотрудников, у которых на попечительстве дети-инвалиды;
• специалистов, которые ухаживают за больными родственниками в соответствии с медицинскими показаниями;
• работников, которые трудоустроены по ученическому договору, если цель поездки связана с ученичеством.

До получения согласия работодатель обязан письменно уведомить специалистов о законном основании отказаться от выполнения трудовых обязанностей вне основного места работы.

Выплата суточных

Порядок оформления командировки включает в себя выплату суточных сотруднику. Это делают перед отъездом специалиста — разом выдают сумму, рассчитанную на все дни поездки.

Закон не регламентирует минимальные и предельные величины суточных. Компании определяют суммы по собственному усмотрению, данные фиксируют в положении о командировках или в коллективном договоре.

Но есть предельные величины, до которых работодатели не удерживают НДФЛ и страховые взносы:

• для командировок по России — до 700 рублей в сутки;
• для заграничных поездок — до 2500 рублей в сутки.

Отдельные нормы действуют для поездок, длительность которых не превышает одних суток. В пределах России работодатель не обязан выплачивать суточные — пункт 11 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749. За поездку в другую страну выплачивают 50% от положенной суммы суточных.

Компаниям и ИП разрешено придерживаться дифференцированного подхода — устанавливать разные величины в зависимости от должности специалиста.  Рядовым сотрудникам можно устанавливать меньшие суточные по сравнению с руководителями.

Для всех категорий специалистов действует единое правило: работодатель обязан сохранить за сотрудником рабочее место на время отсутствия и оплатить каждый день поездки в размере среднесуточного дохода.

Есть вопросы или сложности с командировками? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы проконсультироваться с квалифицированными специалистами. Они рассмотрят вашу ситуацию и предложат оптимальный алгоритм действий, который позволит избежать разногласий с сотрудниками и крупных штрафов.

Расходы на жильё и транспорт

Если сотрудник самостоятельно решает вопросы с жильём и транспортом, работодатель компенсирует расходы, но только при наличии подтверждающих документов.

1. Жильё. Аренду гостиницы подтверждают:

• распечаткой брони или ваучером;
• чеком об оплате или счётом-фактурой.

Работодатель не возмещает расходы на дополнительные услуги гостиниц и отелей. Например, если специалист посетит бассейн или спа, компания имеет право отказать в выплате.

Если специалист оформил краткосрочную аренду квартиры, в бухгалтерию сдают договор найма жилого помещения и документ об оплате. 

2.Транспорт. Использование поезда или самолёта подтверждают:

• электронным билетом;
• справкой авиакомпании, если утерян билет.

Если сотрудник пользовался такси и/или каршерингом для выполнения служебного задания, предприятие компенсирует затраты на основании чеков и подобных подтверждающих документов.

Расходы на использование собственного автомобиля подтверждают путевыми листами, чеками на бензин и служебной запиской.

Не знаете, какие командировочные документы подготовить? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы получать поддержку квалифицированных специалистов. Они помогут разобраться в сложностях и разрешить споры с работниками без судебных разбирательств.

Отчёт о командировочных расходах

По окончании командировки в течение трёх рабочих дней сотрудник предоставляет авансовый отчёт с описанием расходов. К нему прикладывают подтверждающие документы, о которых говорили в предыдущих разделах статьи.

Если специалист потерял чеки и накладные, составляют служебную записку. Но работодатель имеет право отказать в возмещении затрат, по которым нет подтверждающих документов.

Авансовый отчёт составляют по унифицированной форме, которая утверждена приказом Минфина РФ от 30 марта 2015 года № 52н. Также разрешено использовать собственные бланки, но после утверждения учётной политикой.

Таким образом, командировка — это отъезд сотрудника от места постоянной работы для выполнения служебного задания по поручению работодателя. Чтобы избежать разногласий со специалистами, компании и предприниматели должны правильно составлять документы для оформления командировки. Есть требования к учёту расходов, соблюдение которых позволяет сокращать базу налогообложения на затраты работника в служебной поездке.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы подготовить документы на командировку за несколько минут. Пользователям доступен банк шаблонов, которые подготовили квалифицированные специалисты с учётом актуальных законодательных требований.