Трудоустройство — процедура, требующая оформления документов и соблюдения нормативных требований. Рано или поздно с ней сталкиваются многие предприниматели. Большинство не знает о порядке приёма на работу, поэтому откладывает расширение штата.

В этой статье вы узнаете, как устроить сотрудника в ИП, какие подготовить документы,  можно ли принять специалиста на временной основе и что грозит за нарушение норм Трудового кодекса РФ.

 

Какой договор заключать: трудовой или ГПХ

 

Наёмные работники у ИП могут выполнять разовый проект или трудиться на постоянной основе. От этого зависит, какой договор заключать со специалистом. Выбрать просто:

 

• Гражданско-правовой, если нужна разовая услуга — настроить контекстную рекламу, создать сайт или оформить социальные сети. Специалист выполнит задачу, получит оплату — на этом взаимодействие с ИП прекратится. Предприниматель сэкономит на организации рабочего места, оплачиваемом отпуске и прочих гарантиях.

 

Наравне с этим сторонний исполнитель по ГПХ не обязан соблюдать внутренний трудовой распорядок. Он самостоятельно определяет порядок и место выполнения задач. Его нельзя привлекать к дисциплинарной ответственности.

 

• Трудовой, если необходимо постоянное сотрудничество — продавец в торговую точку, консультант на горячую линию или бухгалтер. Специалист ежедневно или по сменному графику выполняет обязанности, соблюдает внутренние нормы ИП и привлекается к дисциплинарной ответственности за нарушения.

 

В отличие от ГПХ, работодатель предоставляет специалисту рабочее место, даёт необходимые инструменты и средства для выполнения задач.

 

Шпаргалка с основной информацией о видах договоров:

 

 

Раньше работодатели подменяли трудовые отношения гражданско-правовыми, чтобы сэкономить на страховых взносах. В 2023 году взносы уравняли, поэтому подобные махинации практически потеряли смысл. А вот ответственность за подмену характера отношений сохранили — это чревато не только проверками, но и крупными штрафами.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы оперативно подготовить документы для трудоустройства. Пользователям доступны бланки, составленные квалифицированными специалистами. В них соблюдены законодательные требования и юридические нюансы, которые защитят от разногласий с персоналом и крупных штрафов.

 

Как устроить сотрудника в ИП: пошаговая инструкция

 

Чтобы взять на работу сотрудника официально, предварительно компании оформляют локальные акты. Без специалистов в этом деле не обойтись — появляются сопутствующие расходы.

 

Для индивидуальных предпринимателей есть хорошие новости. Большинство относится к категории микропредприятий, для которых предусмотрен упрощённый порядок трудоустройства. ИП не составляют локальные акты, все необходимые положения прописывают сразу в трудовом договоре.

 

Рассмотрим пошаговую инструкцию приёма на работу — используйте её как чек-лист, чтобы избежать распространённых ошибок.

 

Составление штатного расписания

 

Перед наймом первого сотрудника составляют штатное расписание (ШР), в котором указывают:

• должности;
• количество штатных единиц по должностям;
• зарплаты;
• надбавки;
• и прочую информацию, которая отражает положение сотрудников.

 

Предприниматели пользуются унифицированной формой штатного расписания Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1. В ней учтены законодательные требования, поля прозрачно указывают на должности.

 

Представим, что ИП Чередниченко Дмитрий Николаевич расширяет бизнес и ищет продавца в розничный магазин. Он составляет ШР, в котором отражает новую должность. Инструкция по заполнению:

• В верхней части указывают полное наименование ИП, ФИО без сокращения и код по ОКПО. 
• Перед таблицей вносят номер и дату составления документа. Указывают, в какой период действует штатное расписание и документ, которым утверждено ШР.
• В таблице отражают сведения о структурном подразделении, наименования должностей, количество штатных единиц, оклады, надбавки и прочую информацию.
• Под таблицей предприниматель заверяет достоверность сведений личной подписью.

 

Образец штатного расписания:

 

 

Самого предпринимателя в штатном расписании не указывают, так как его не считают штатным сотрудником. Составленный документ утверждают приказом:

 

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы устроить на работу сотрудника официально. Пользователям доступен банк шаблонов документов, которые легко адаптировать для своего бизнеса. Они составлены опытными экспертами с учётом актуальных законодательных нюансов и требований.

 

Подписание трудового договора

 

Перед составлением и подписанием трудового соглашения  у специалиста запрашивают:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• СНИЛС. Если у специалиста нет документа, работодатель самостоятельно обращается в Социальный фонд России (СФР) для оформления;
• ИНН;
• бумажная трудовая книжка при наличии. Если отсутствует, сведения о прошлых местах работы берут из справки по форме СТД-Р.

 

В зависимости от ситуации запрашивают дополнительные документы:

• у военнообязанных — военный билет или иной документ воинского учёта;
• справку об отсутствии судимостей, если деятельность связана с детьми или образованием;
• медкнижку, если работа связана с людьми или приготовлением продуктов;
• диплом о высшем образовании, если трудовые обязанности требуют специальных навыков. Например, медицинский центр не может брать на работу врачей без диплома.

 

После проверки документов составляют трудовой договор. Пользуются стандартным бланком или запрашивают готовый вариант у экспертов Buhinformer. Если составляете самостоятельно, включите в договор обязательные пункты:

 

 

Если забудете включить важные условия, необязательно составлять новый документ. Подготовьте и подпишите дополнительное соглашение — этого достаточно, чтобы избежать штрафа.

 

По желанию включают иные, предварительно согласованные пункты. Главное, чтобы они не нарушали права сотрудника и не ухудшали условия работы.

 

Например, при отсутствии должностной инструкции в соглашение включают должностные обязанности: что, как и в какие сроки выполняет сотрудник. Можно фиксировать инструменты и ПО, которые работодатель предоставляет для выполнения задач.

 

Трудовой договор составляют в двух экземплярах: один остаётся у сотрудника, второй — у работодателя. Это делают до выхода специалиста на работу или в течение трёх рабочих дней после.

 

Остались вопросы по составлению трудового договора? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы проконсультироваться с квалифицированными специалистами. Эксперты ознакомятся с особенностями вашей деятельности, дадут практические советы и порекомендуют оптимальную форму документа.

 

Оформление приказа о приёме на работу

 

После оформления трудового договора предприниматель выпускает приказ, который подтверждает наём сотрудника. В документе дублируют сведения из трудового договора — ФИО работника, должность, зарплату и прочее.

 

Бланк приказа составляют самостоятельно или используют унифицированную форму — Т-1, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1.

 

Образец приказа: 

 

 

Сотрудника знакомят с приказом под роспись. Последняя подтверждает, что ИП донёс информацию до специалиста и соблюдал порядок трудоустройства.

 

В 2023 году необязательно оформлять приказ о трудоустройстве, достаточно трудового договора. Документ составляют по собственному желанию, если хотят придерживаться норм общепринятой процедуры.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer и получите надёжного партнёра для развития бизнеса. Система подготовит первичную документацию, составит отчёты и напомнит о сроках выполнения обязательств. Вы справитесь с задачами без штатного бухгалтера и сократите затраты на фонд оплаты труда.

 

Запись в трудовой книжке

 

В 2023 году трудовая книжка сохранилась у специалистов, которые отказались от перехода в электронный формат. Правила заполнения установлены приказом Минтруда РФ от 19 мая 2021 года № 320н. В частности, указывают дату приёма, наименование работодателя и реквизиты приказа. Если ИП работает без приказов, вписывают номер и дату составления трудового договора.

 

Работодатели ведут книгу учёта движения бумажных трудовых книжек. Составляют индивидуальную форму или пользуются унифицированной, которая утверждена третьим приложением постановления Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69.

 

После приема (и при электронной, и при бумажной трудовой книжке) в Социальный фонд России направляют отчёт ЕФС-1. Для передачи сведений о приёме заполняют титульный лист, раздел 1 и подраздел 1.1. Это делают не позже следующего рабочего дня после трудоустройства.

 

Если специалист впервые устраивается на работу, ему не оформляют бумажную трудовую книжку. Вместо этого направляют ЕФС-1 со сведениями о кадровом мероприятии. СФР формирует сведения о трудовой деятельности гражданина, под которым понимают термин «электронная трудовая книжка».

 

Как оформить сотрудника в ИП временно

 

Сотрудники не всегда нужны надолго. Например, ИП планирует 6-месячную реализацию крупного проекта или бизнес носит сезонный характер. Стандартный трудовой договор ограничивает возможности: когда все задачи будут выполнены, уволить специалиста без дополнительных выплат не получится.

 

В подобных ситуациях пользуются срочным договором, который действует до:

• определённой даты;
• конкретного события — например, завершения сезона или окончания реализации проекта.

 

Срочный договор нельзя заключать по исключительному желанию предпринимателя. Должна быть объективная причина, которая совпадает с закрытым перечнем из статьи 59 ТК РФ.

 

Порядок найма временного сотрудника и форма договора совпадают с описанными ранее. Только в последнем указывают срок или описывают событие, после которого прекращают сотрудничество. Максимальная длительность соглашения — 5 лет.

 

Если по истечении срока или наступления события ИП и специалист продолжат сотрудничество, соглашение признают бессрочным.

 

Не знаете, как нанять сотрудника в ИП? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы проконсультироваться с квалифицированными специалистами. Эксперты расскажут о порядке трудоустройства, помогут составить документы и избежать распространённых ошибок.

 

Ответственность работодателя

 

Если неправильно принять на работу сотрудника в ИП, последуют проверки и финансовые санкции.

 

За сотрудничество со специалистами без трудового договора или неправильное составление соглашения привлекают к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ — штрафуют до 10 000 рублей. 

 

За сотрудничество без трудового договора работодателя обяжут уплатить взносы и НДФЛ за весь срок работы. А сотрудник вправе обратиться за компенсацией отпуска. Дополнительно выпишут штраф по статье 122 НК РФ — 40% от недоимки.

 

Если недоимка за три года подряд превысила 2,7 миллиона рублей, на ИП заведут уголовное дело по статье 198 УК РФ. За нарушение в крупном размере грозит штраф до 300 тысяч рублей, исправительные работы или лишение свободы на срок до 12 месяцев.

 

Таким образом, трудоустройство в ИП возможно по упрощённой процедуре, которая отличается оформлением минимума документов. Уделите внимание трудовому соглашению — включите в соглашение права и обязанности сторон, опишите задачи специалиста и порядок их выполнения. Тщательная проработка договора защитит от разногласий и позволит получить в команду ответственного и продуктивного работника.

 

Если в чём-то сомневаетесь, консультируйтесь со специалистами. Они ответят на вопросы, помогут с подготовкой документов и расскажут о распространённых ошибках. Хорошая команда — половина бизнес-успеха. Поэтому на наём стоит потратить чуть больше времени, чтобы потом не заниматься разбирательствами. 

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать бизнес-рутину. Система самостоятельно займётся учётом и формированием документов. Она напомнит, когда нужно сдать отчёты в ИФНС и уплатить налоги. Вы освободите время для более важных задачи и ускорите достижение стратегических целей.