Перед отдыхом работники получают отпускные, которые признаются доходом и облагаются НДФЛ. Срок уплаты налога отличается от зарплаты, компенсации за неиспользованный отпуск и других перечислений, поэтому часто возникают трудности с заполнением отчётности.
В этой статье вы узнаете, как в 6-НДФЛ отразить отпускные, что делать в частных случаях и когда подавать документ с уточнениями.
Как нужно отражать отпускные в отчёте 6-НДФЛ
Отпускные — это доход, который облагается НДФЛ. Дата получения дохода для 6-НДФЛ — день фактической выплаты отпускных. Налог уплачивают до конца месяца, в котором переведены средства. Если срок выпадает на выходной или праздник, он переносится на ближайший рабочий день.
Об исчисленном и уплаченном НДФЛ организации и индивидуальные предприниматели отчитываются по бланку, который утверждён Приказом Федеральной налоговой службы от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/753@. Правила заполнения документа описаны в приложениях нормативного акта.
Отпускные отражают в отчёте за квартал, в котором они фактически выплачены. Если сумма начислена в третьем квартале, но перечислена работнику в четвёртом, ее внесут в документ за 4 квартал.
Отражение в 6-НДФЛ отпускных — это заполнение ряда строк в первом и втором разделах формы:
| Номер строки | Наименование строки |
| Раздел 1. Данные об обязательствах налогового агента | |
| 010 | Код бюджетной классификации |
| 020 | Сумма налога на доходы физических лиц, удержанная за последние три месяца отчётного периода |
| 021 | Срок перечисления налога |
| 022 | Сумма налога |
| Раздел 2. Расчёт исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц | |
| 100 | Расчет сумм налога на доходы физических лиц, облагаемых по ставке |
| 105 | Код бюджетной классификации |
| 110 | Сумма дохода, начисленная физическим лицам |
| 112 | Сумма дохода, начисленная по трудовым договорам (контрактам) |
| 120 | Количество физических лиц, получивших доход |
| 140 | Сумма налога исчисленная |
| 160 | Сумма налога удержанная |
Материальная помощь к отпуску до 4 000 рублей в год не отражается в отчёте, так как не относится к облагаемым НДФЛ доходам.
В четвёртом квартале трое сотрудников ООО «Цветочек» ушли в отпуск. Двое — в октябре, один — в ноябре. Выплата отпускных:
- 11.10.2021 — 28 000 рублей. НДФЛ: 3 640 рублей;
- 18.10.2021 — 24 000 рублей. НДФЛ: 3 120 рублей;
- 08.11.2021 — 19 000 рублей. НДФЛ: 2 470 рублей.
Пример заполнения в 2021 году первого раздела:
Строка 020 — удержанный налог. Он должен быть равен сумме значений из строк 022. Так как 31 октября — воскресенье, срок уплаты НДФЛ сдвинулся на ближайший рабочий день — 1 ноября.
Фактическая дата дохода по отпускным в 6-НДФЛ не отражается.
Пример заполнения второго раздела:
Строка 100 — отпускные облагаются по 13-процентной ставке. Если доход сотрудника накопленным итогом с начала года превышает 5 миллионов рублей, ставка НДФЛ увеличивается до 15%.
Если вы не знаете, как отразить отпуск в 6-НДФЛ, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он автоматизирует заполнение отчёта, проверяет достоверность расчётов, напоминает о сроках уплаты налога и сдачи документов в государственные органы.
Порядок заполнения отпускных в 6-НДФЛ, выплачиваемых отдельно от зарплаты
Бухгалтер должен знать, как показать отпускные в НДФЛ отдельно от зарплаты, чтобы не сдавать корректировку и не уплачивать штрафы.
С отпускных налог уплачивают до конца месяца, в котором перечислены деньги, а с заработной платы — не позже следующего рабочего дня. Поэтому в разделе 1 6-НДФЛ заполняют два комплекта строк 021 и 022.
Но во втором разделе в строках 110 и 140 указывают общую сумму выплаченного дохода и исчисленного налога, несмотря на разные сроки уплаты.
15 ноября менеджер ООО «Цветочек» Чередниченко Дмитрий Николаевич получил зарплату — 50 000 рублей. НДФЛ — 6 500 рублей, срок уплаты — до 16 ноября. 24 ноября специалисту выплатили отпускные — 22 000 рублей, НДФЛ — 2 860 рублей, срок — до 30 ноября.
Образец заполнения отчёта:
Чтобы заполнить 6-НДФЛ без ошибок и избежать штрафов, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Система учитывает правила формирования отчёта, автоматически проверяет правильность сведений и напоминает о сроках сдачи документов и уплаты налогов.
Порядок отражения отпускных в неоднозначных ситуациях
Мы рассмотрели, как в 6-НДФЛ отражать отпускные выплаты в обычных условиях. Теперь приведём примеры частных случаев, в которых бухгалтеры чаще всего сталкиваются с трудностями.
Выплатили после выхода сотрудника на отдых
Работодатели обязаны выплатить отпускные за 3 дня до начала отдыха. Разрешено переводить средства и за 7, и за 10 дней. Но главное — не позже установленного ограничения.
За просрочку не штрафуют, но обязывают выплатить компенсацию. Её величина исчисляется как 1/150 от ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки от суммы задолженности. Компенсация не облагается налогом на доходы физических лиц.
Чередниченко Дмитрий Николаевич выходит в отпуск с 16 ноября. До 12 ноября фирма обязана выплатить 22 000 рублей отпускных. Дата фактического получения дохода при отпускных — 25 ноября, просрочка — 13 дней (срок считают с крайнего дня выплаты до фактического перечисления средств).
Считаем компенсацию: (22 000 х 0,075 / 150) х 13 = 143 рубля. Дмитрий Николаевич получит от работодателя 22 143 рубля.
Образец заполнения 6-НДФЛ с отпускными:
Если хотите правильно отразить отпуск в 6-НДФЛ, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он упрощает подготовку документов, исключает ошибки и помогает с электронной отправкой отчётности в налоговую службу.
Отпускные в последний день месяца
Если сотрудник уходит на отдых в начале месяца, дата выплаты отпускных может совпасть со сроком уплаты налога. Отпускные перечисляют за 3 дня до выхода на отдых, а налог уплачивается до конца месяца, в котором выданы деньги (пункт 6 статьи 226 НК РФ).
Менеджер ООО «Цветочек» уходит в отпуск 4 ноября. Работодатель обязан перечислить отпускные не позже 31 октября. Срок уплаты налога будет аналогичным. И так как 31 октября — воскресенье, срок уплаты налога сдвигается на понедельник — 1 ноября.
Переходящий отпуск с одного месяца на другой
Переходящий отпуск в 6-НДФЛ — распространённое явление. Для правильного заполнения отчёта руководствуются нормами трудового права. Отпускные передают работнику за 3 дня до начала отдыха (по возможности раньше). Налог уплачивают по общим правилам — до конца месяца, в котором перечислены отпускные.
У Дмитрия Николаевича отпуск с 25 октября по 7 ноября. Отпускные организация выплатила 21 октября. В 6-НДФЛ переходящий отпуск не влияет на порядок заполнения отчёта. В данном случае в строке 021 указывают — 01.11.2021, так как 31 октября — воскресенье.
Отпуск с последующим увольнением
Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением, в последний рабочий день фирма или предприниматель выплачивает заработную плату и отпускные. НДФЛ уплачивают не позже следующего рабочего дня после подписания приказа. Это частный случай, когда при выплате отпускных перечисляют и зарплату.
8 ноября менеджер ООО «Цветочек» подписывает приказ об увольнении. В этот день компания выплачивает сотруднику заработную плату и отпускные — 37 300 и 16 400 рублей. Исчисленный НДФЛ в отчёте отразят одним комплектом строк.
Пример заполнения отпуска в 6-НДФЛ в 2021 году:
Чтобы правильно заполнить 6-НДФЛ и рассчитать компенсацию отпуска при увольнении, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он автоматизирует формирование документа, исправляет ошибки в сведения и напоминает о сроках сдачи. С ним вы избежите штрафов и сконцентрируетесь на развитии бизнеса.
Как заполнить больничные в отчёте 6-НДФЛ
Выплата пособия за временную нетрудоспособность облагается налогом на доходы физических лиц, поэтому порядок заполнения больничных и отпускных отличается незначительно.
Пособие по временной нетрудоспособности выплачивают в ближайший день зарплаты или аванса. Срок уплаты налога с пособия — до конца месяца, в котором перечислены средства. При этом пособие по беременности и родам не облагается НДФЛ (первый пункт).
Больничные отражают в 6-НДФЛ несколькими способами. Рассмотрим на примере:
Менеджер ООО «Цветочек» Чередниченко Дмитрий Николаевич в октябре заработал 56 000 рублей. В начале ноября работник ушёл на 8-дневный больничный. По возвращении передал в бухгалтерию больничный лист. Работодатель обязан оплатить три дня больничного, остальные — Фонд социального страхования. Сумма пособия — 3 000 рублей.
Заработную плату в компании выплачивают 15 числа каждого месяца, а 29 — аванс.
- Пособие по временной нетрудоспособности можно выплатить 15 числа вместе с заработной платой. В первом разделе заполним два комплекта строк из-за разных сроков уплаты НДФЛ с пособия и зарплаты. Но во втором разделе укажем общую сумму выплаченного дохода, исчисленного и удержанного налога:
- Или выплатим пособие 29 числа вместе с авансом. Налог с больничного укажем отдельной строкой. Данные по выплаченному авансу не отражаем, так как он не признается доходом.
- Если сотрудник увольняется, например, 22 ноября, пособие по временной нетрудоспособности выплачивают вместе с остатками дохода. Но в первом разделе всё равно заполняют два комплекта строк, так как сроки уплаты НДФЛ отличаются. Компенсация за неотгуленный отпуск в 6-НДФЛ не предусмотрена, Дмитрий Николаевич использовал все дни отдыха.
Больничный во время отпуска в 6-НДФЛ отражается аналогично. Срок уплаты налога и порядок заполнения отчётности не изменяются.
Чтобы правильно заполнить 6-НДФЛ, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он автоматизирует подготовку отчётности, учитывает актуальные законодательные требования и напоминает о сроках отправки документа в налоговую инспекцию.
6-НДФЛ при перерасчёте отпускных
Перерасчёт отпускных — частое явление. Например, произошел отзыв сотрудника с отдыха на стыке кварталов. Исходный отчёт сдан, данные изменились, поэтому вносим корректировку. Возможна обратная ситуация — работник провёл в отпуске больше дней, размер выплаты увеличился.
В таблице описано, когда работодатели подают корректировку:
| Уточнённый 6-НДФЛ подают, если пересчёт отпускных произошёл в разных кварталах | |
| 1. Перерасчёт отпускных в сторону увеличения:
Уточнённую форму не сдают, так как в исходном документе отражена достоверная информация. Выплаченную сверх указанной сумму укажут в 6-НДФЛ за следующий квартал |
2. Перерасчёт отпускных в сторону уменьшения:
Сдают уточнённую форму, так как в исходном документе отражена недостоверная информация. Фактическая выплата меньше указанной в 6-НДФЛ |
Не забудьте указать номер корректировки на титульном листе. Для первого уточнения — «1», для второго — «2» и так далее.
Размер компенсации за неиспользованный отпуск
Работодатели обязаны при увольнении компенсировать сотрудникам неиспользованные дни отпуска. Деньги выплачивают в последний рабочий день, а срок уплаты налога — не позже следующего рабочего дня (пункт 6 статьи 266 НК РФ). Поэтому в первом разделе заполняют один комплект строк.
Например, 9 ноября Дмитрий Николаевич увольняется из ООО «Цветочек». Компания выплачивает специалисту остатки заработной платы (41 000 рублей) и компенсацию за неиспользованный отдых (24 000 рублей).
Образец заполнения 6-НДФЛ:
Отражение отпускных кажется сложным лишь на первый взгляд. Если разобраться во всех тонкостях, в строках 100, 110, 120 6-НДФЛ и других законодательных особенностях, в подготовке отчёта не возникнет трудностей.
Ответственный за подготовку отчётов должен знать, как отобразить выплату отпускных в общих и частных случаях. Но лучше автоматизировать процесс с Buhinformer. Тогда вероятность получения штрафов снизится до нуля, а у работника освободится больше времени на выполнение других задач.