Как отразить отпускные в отчёте 6-НДФЛ в 2021 году

Перед отдыхом работники получают отпускные, которые признаются доходом и облагаются НДФЛ. Срок уплаты налога отличается от зарплаты, компенсации за неиспользованный отпуск и других перечислений, поэтому часто возникают трудности с заполнением отчётности.

В этой статье вы узнаете, как в 6-НДФЛ отразить отпускные, что делать в частных случаях и когда подавать документ с уточнениями.

 

Как нужно отражать отпускные в отчёте 6-НДФЛ

 

Отпускные — это доход, который облагается НДФЛ. Дата получения дохода для 6-НДФЛ — день фактической выплаты отпускных. Налог уплачивают до конца месяца, в котором переведены средства. Если срок выпадает на выходной или праздник, он переносится на ближайший рабочий день.

 

Об исчисленном и уплаченном НДФЛ организации и индивидуальные предприниматели отчитываются по бланку, который утверждён Приказом Федеральной налоговой службы от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/753@. Правила заполнения документа описаны в приложениях нормативного акта. 

 

Отпускные отражают в отчёте за квартал, в котором они фактически выплачены. Если сумма начислена в третьем квартале, но перечислена работнику в четвёртом, ее внесут в документ за 4 квартал.

 

Отражение в 6-НДФЛ отпускных — это заполнение ряда строк в первом и втором разделах формы:

 

Номер строки Наименование строки
Раздел 1. Данные об обязательствах налогового агента
010 Код бюджетной классификации
020 Сумма налога на доходы физических лиц, удержанная за последние три месяца отчётного периода
021 Срок перечисления налога
022 Сумма налога
Раздел 2. Расчёт исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц
100 Расчет сумм налога на доходы физических лиц, облагаемых по ставке
105 Код бюджетной классификации
110 Сумма дохода, начисленная физическим лицам
112 Сумма дохода, начисленная по трудовым договорам (контрактам)
120 Количество физических лиц, получивших доход
140 Сумма налога исчисленная
160 Сумма налога удержанная

 

Материальная помощь к отпуску до 4 000 рублей в год не отражается в отчёте, так как не относится к облагаемым НДФЛ доходам.

 

В четвёртом квартале трое сотрудников ООО «Цветочек» ушли в отпуск. Двое — в октябре, один — в ноябре. Выплата отпускных:

 

  • 11.10.2021 — 28 000 рублей. НДФЛ: 3 640 рублей;
  • 18.10.2021 — 24 000 рублей. НДФЛ: 3 120 рублей;
  • 08.11.2021 — 19 000 рублей. НДФЛ: 2 470 рублей.

 

Пример заполнения в 2021 году первого раздела:

 

 

Строка 020 — удержанный налог. Он должен быть равен сумме значений из строк 022. Так как 31 октября — воскресенье, срок уплаты НДФЛ сдвинулся на ближайший рабочий день — 1 ноября.

 

Фактическая дата дохода по отпускным в 6-НДФЛ не отражается. 

 

Пример заполнения второго раздела:

 

 

Строка 100 — отпускные облагаются по 13-процентной ставке. Если доход сотрудника накопленным итогом с начала года превышает 5 миллионов рублей, ставка НДФЛ увеличивается до 15%.

 

Если вы не знаете, как отразить отпуск в 6-НДФЛ, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он автоматизирует заполнение отчёта, проверяет достоверность расчётов, напоминает о сроках уплаты налога и сдачи документов в государственные органы.

 

Порядок заполнения отпускных в 6-НДФЛ, выплачиваемых отдельно от зарплаты

 

Бухгалтер должен знать, как показать отпускные в НДФЛ отдельно от зарплаты, чтобы не сдавать корректировку и не уплачивать штрафы.

 

С отпускных налог уплачивают до конца месяца, в котором перечислены деньги, а с заработной платы — не позже следующего рабочего дня. Поэтому в разделе 1 6-НДФЛ заполняют два комплекта строк 021 и 022.

 

Но во втором разделе в строках 110 и 140 указывают общую сумму выплаченного дохода и исчисленного налога, несмотря на разные сроки уплаты.

 

15 ноября менеджер ООО «Цветочек» Чередниченко Дмитрий Николаевич получил зарплату — 50 000 рублей. НДФЛ — 6 500 рублей, срок уплаты — до 16 ноября. 24 ноября специалисту выплатили отпускные — 22 000 рублей, НДФЛ — 2 860 рублей, срок — до 30 ноября.

 

Образец заполнения отчёта:

 

 

 

Чтобы заполнить 6-НДФЛ без ошибок и избежать штрафов, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Система учитывает правила формирования отчёта, автоматически проверяет правильность сведений и напоминает о сроках сдачи документов и уплаты налогов.

 

Порядок отражения отпускных в неоднозначных ситуациях

 

Мы рассмотрели, как в 6-НДФЛ отражать отпускные выплаты в обычных условиях. Теперь приведём примеры частных случаев, в которых бухгалтеры чаще всего сталкиваются с трудностями.

 

Выплатили после выхода сотрудника на отдых

 

Работодатели обязаны выплатить отпускные за 3 дня до начала отдыха. Разрешено переводить средства и за 7, и за 10 дней. Но главное — не позже установленного ограничения.

 

За просрочку не штрафуют, но обязывают выплатить компенсацию. Её величина исчисляется как 1/150 от ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки от суммы задолженности. Компенсация не облагается налогом на доходы физических лиц.

 

Чередниченко Дмитрий Николаевич выходит в отпуск с 16 ноября. До 12 ноября фирма обязана выплатить 22 000 рублей отпускных. Дата фактического получения дохода при отпускных — 25 ноября, просрочка — 13 дней (срок считают с крайнего дня выплаты до фактического перечисления средств). 

 

Считаем компенсацию: (22 000 х 0,075 / 150) х 13 = 143 рубля. Дмитрий Николаевич получит от работодателя 22 143 рубля.

 

Образец заполнения 6-НДФЛ с отпускными:

 

 

 

Если хотите правильно отразить отпуск в 6-НДФЛ, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он упрощает подготовку документов, исключает ошибки и помогает с электронной отправкой отчётности в налоговую службу. 

 

Отпускные в последний день месяца

 

Если сотрудник уходит на отдых в начале месяца, дата выплаты отпускных может совпасть со сроком уплаты налога. Отпускные перечисляют за 3 дня до выхода на отдых, а налог уплачивается до конца месяца, в котором выданы деньги (пункт 6 статьи 226 НК РФ).

 

Менеджер ООО «Цветочек» уходит в отпуск 4 ноября. Работодатель обязан перечислить отпускные не позже 31 октября. Срок уплаты налога будет аналогичным. И так как 31 октября — воскресенье, срок уплаты налога сдвигается на понедельник — 1 ноября.

 

Переходящий отпуск с одного месяца на другой

 

Переходящий отпуск в 6-НДФЛ — распространённое явление. Для правильного заполнения отчёта руководствуются нормами трудового права. Отпускные передают работнику за 3 дня до начала отдыха (по возможности раньше). Налог уплачивают по общим правилам — до конца месяца, в котором перечислены отпускные.

 

У Дмитрия Николаевича отпуск с 25 октября по 7 ноября. Отпускные организация выплатила 21 октября. В 6-НДФЛ переходящий отпуск не влияет на порядок заполнения отчёта. В данном случае в строке 021 указывают — 01.11.2021, так как 31 октября — воскресенье.

 

Отпуск с последующим увольнением

 

Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением, в последний рабочий день фирма или предприниматель выплачивает заработную плату и отпускные. НДФЛ уплачивают не позже следующего рабочего дня после подписания приказа. Это частный случай, когда при выплате отпускных перечисляют и зарплату.

 

8 ноября менеджер ООО «Цветочек» подписывает приказ об увольнении. В этот день компания выплачивает сотруднику заработную плату и отпускные — 37 300 и 16 400 рублей. Исчисленный НДФЛ в отчёте отразят одним комплектом строк.

 

Пример заполнения отпуска в 6-НДФЛ в 2021 году:

 

 

 

Чтобы правильно заполнить 6-НДФЛ и рассчитать компенсацию отпуска при увольнении, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он автоматизирует формирование документа, исправляет ошибки в сведения и напоминает о сроках сдачи. С ним вы избежите штрафов и сконцентрируетесь на развитии бизнеса.

 

Как заполнить больничные в отчёте 6-НДФЛ

 

Выплата пособия за временную нетрудоспособность облагается налогом на доходы физических лиц, поэтому порядок заполнения больничных и отпускных отличается незначительно.

 

Пособие по временной нетрудоспособности выплачивают в ближайший день зарплаты или аванса. Срок уплаты налога с пособия — до конца месяца, в котором перечислены средства. При этом пособие по беременности и родам не облагается НДФЛ (первый пункт). 

 

Больничные отражают в 6-НДФЛ несколькими способами. Рассмотрим на примере:

 

Менеджер ООО «Цветочек» Чередниченко Дмитрий Николаевич в октябре заработал 56 000 рублей. В начале ноября работник ушёл на 8-дневный больничный. По возвращении передал в бухгалтерию больничный лист. Работодатель обязан оплатить три дня больничного, остальные — Фонд социального страхования. Сумма пособия — 3 000 рублей.

 

Заработную плату в компании выплачивают 15 числа каждого месяца, а 29 — аванс.

 

  1. Пособие по временной нетрудоспособности можно выплатить 15 числа вместе с заработной платой. В первом разделе заполним два комплекта строк из-за разных сроков уплаты НДФЛ с пособия и зарплаты. Но во втором разделе укажем общую сумму выплаченного дохода, исчисленного и удержанного налога:

 

 

 

  1. Или выплатим пособие 29 числа вместе с авансом. Налог с больничного укажем отдельной строкой. Данные по выплаченному авансу не отражаем, так как он не признается доходом.

 

  1. Если сотрудник увольняется, например, 22 ноября, пособие по временной нетрудоспособности выплачивают вместе с остатками дохода. Но в первом разделе всё равно заполняют два комплекта строк, так как сроки уплаты НДФЛ отличаются. Компенсация за неотгуленный отпуск в 6-НДФЛ не предусмотрена, Дмитрий Николаевич использовал все дни отдыха. 

 

Больничный во время отпуска в 6-НДФЛ отражается аналогично. Срок уплаты налога и порядок заполнения отчётности не изменяются.

 

Чтобы правильно заполнить 6-НДФЛ, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он автоматизирует подготовку отчётности, учитывает актуальные законодательные требования и напоминает о сроках отправки документа в налоговую инспекцию.

 

6-НДФЛ при перерасчёте отпускных

 

Перерасчёт отпускных — частое явление. Например, произошел отзыв сотрудника с отдыха на стыке кварталов. Исходный отчёт сдан, данные изменились, поэтому вносим корректировку. Возможна обратная ситуация — работник провёл в отпуске больше дней, размер выплаты увеличился.

 

В таблице описано, когда работодатели подают корректировку:

 

Уточнённый 6-НДФЛ подают, если пересчёт отпускных произошёл в разных кварталах
1. Перерасчёт отпускных в сторону увеличения:

Уточнённую форму не сдают, так как в исходном документе отражена достоверная информация. Выплаченную сверх указанной сумму укажут в 6-НДФЛ за следующий квартал

2. Перерасчёт отпускных в сторону уменьшения:

Сдают уточнённую форму, так как в исходном документе отражена недостоверная информация. Фактическая выплата меньше указанной в 6-НДФЛ

 

Не забудьте указать номер корректировки на титульном листе. Для первого уточнения — «1», для второго — «2» и так далее.

 

Размер компенсации за неиспользованный отпуск

 

Работодатели обязаны при увольнении компенсировать сотрудникам неиспользованные дни отпуска. Деньги выплачивают в последний рабочий день, а срок уплаты налога — не позже следующего рабочего дня (пункт 6 статьи 266 НК РФ). Поэтому в первом разделе заполняют один комплект строк.

 

Например, 9 ноября Дмитрий Николаевич увольняется из ООО «Цветочек». Компания выплачивает специалисту остатки заработной платы (41 000 рублей) и компенсацию за неиспользованный отдых (24 000 рублей).

 

Образец заполнения 6-НДФЛ:

 

 

 

Отражение отпускных кажется сложным лишь на первый взгляд. Если разобраться во всех тонкостях, в строках 100, 110, 120 6-НДФЛ и других законодательных особенностях, в подготовке отчёта не возникнет трудностей.

 

Ответственный за подготовку отчётов должен знать, как отобразить выплату отпускных в общих и частных случаях. Но лучше автоматизировать процесс с Buhinformer. Тогда вероятность получения штрафов снизится до нуля, а у работника освободится больше времени на выполнение других задач.

 


Адреса и контакты

Адрес: 125167, Россия, г. Москва, Садовническая набережная, 79, офис 8

Телефон для связи: +7 (904) 075-41-91

Почта: info@buhinformer.ru