Не все сотрудники ответственно подходят к выполнению обязательств. Некоторые прогуливают работу без уважительной причины. Из-за этого у бухгалтеров могут возникнуть сложности с подготовкой отчётов.
В этой статье вы узнаете, как правильно заполнить СЗВ-СТАЖ, если человек пропустил несколько рабочих дней.
Порядок заполнения СЗВ-СТАЖ при отсутствии работника по невыясненной причине
Порядок заполнения СЗВ-СТАЖ установлен пятым приложением Постановления Правления Пенсионного фонда РФ от 6 декабря 2018 года № 507п в редакции от 2 сентября 2020 года. Но документ не регламентирует правила подготовки документа, если сотрудник отсутствовал на рабочем месте по невыясненной причине.
Неявка работника образует период, который не входит в трудовой стаж. Он не оплачивается предприятием, на него не начисляют страховые взносы. Дни отсутствия выносят на отдельную строчку и помечают кодом «НЕОПЛ». Если сотрудник возвращается к выполнению обязанностей, рабочий период возобновляют на следующей строке.
Как отразить в СЗВ-СТАЖ прогул
Отсутствие на рабочем месте без уважительной причины — прогул. Он засчитывается, если работник пропустил весь день, смену или более четырёх часов (подпункт «а» пункта 6 статьи 81 ТК РФ).
Прогул исключают из трудового стажа физического лица. При заполнении СЗВ-СТАЖ рабочий период делят на две части: между ними оставляют пропуск, в течение которого человек отсутствовал на рабочем месте.
Эксперты признают такой подход некорректным. Так как прогул не входит в трудовой стаж, предлагаем выносить дни отсутствия на отдельную строчку с отметкой «НЕОПЛ».
Перед документальным оформлением неоплачиваемого периода соберите подтверждение прогула. Это могут быть:
- первичные документы, фиксирующие посещаемость рабочего места;
- свидетельские показания;
- докладные записки;
- акт об отсутствии на рабочем месте;
- и иные подобные варианты.
Многие предприятия практикуют ведение журнала учёта. Сотрудники расписываются в нём по приходе и уходе с рабочего места, а ответственное лицо фиксирует время. С таким документом вам не составит труда доказать отсутствие человека на рабочем месте.
Не путайте отсутствие на рабочем месте по неуважительной причине с остановкой производства по инициативе работодателя. Во втором случае в отчёте отражают разрыв трудового стажа, но в графе 11 строку отмечают кодом «ПРОСТОЙ».
Часто бухгалтеры допускают ошибку при заполнении документа на сотрудника, уволенного за прогулы. Последним днём указывают дату подписания приказа об увольнении. Это неправильно, ведь фактически человек проработал на несколько дней меньше. Поэтому рабочий период закрывают датой последнего посещения предприятия.
Например, с 11 мая сотрудник не появлялся на рабочем месте. Приказ об увольнении подписали 21 мая, когда собрали документальные подтверждения прогулов. Несмотря на это, в СЗВ-СТАЖ укажут: «01.01.2021 – 10.05.2021».
Примеры заполнения отчёта
Рассмотрим порядок заполнения СЗВ-СТАЖ на конкретном примере. Бригадир ООО «Цветочек» с 11 сентября не выходит на работу. Руководитель пытался связаться с работником, но безрезультатно. 24 сентября он принял решение подписать заявление об увольнении за прогулы.
Пошаговое заполнение отчета:
-
- В первом разделе заполняем реквизиты организации или индивидуального предпринимателя, во втором — календарный год. В правом блоке «тип сведения» поставьте крестик напротив «исходная».
-
- Заполнение третьего раздела — основной таблицы — разделим на несколько этапов. В первой графе указываем порядковый номер, во 2-5 — фамилию, имя, отчество и СНИЛС соответственно.
- В шестом и седьмом столбцах указываем период работы. Напомним, что при увольнении за прогулы дата окончания — последний день, когда сотрудник появлялся на предприятии. Поэтому бухгалтер ООО «Цветочек» в отчёте отражает 10.09.2021.
Образец заполнения:
Рассмотрим другой пример, когда сотрудник вернулся после прогулов. Бригадир отсутствовал четыре дня, с ним не могли выйти на связь. На пятый день он вернулся к выполнению обязанностей.
Увольнять Дмитрия Николаевича не стали, но в СЗВ-СТАЖ период отсутствия отразили. Ранее мы уже говорили, что неявка без уважительной причины не включается в трудовой стаж: на неё не начисляют зарплату и страховые взносы.
В таблице третьего раздела СЗВ-СТАЖ заполняем три строки: период до прогулов, неявка с отметкой «НЕОПЛ» и последующие дни деятельности.
Образец заполнения:
Перед отправкой проверьте соответствие с СЗВ-М. Высока вероятность пропустить разногласие по срокам. Если сотрудники ПФР найдут ошибки, вы получите уведомление с требованием внести исправления. На это даётся 5 рабочих дней с момента получения документа.
Чтобы сдавать отчётности с первого раза и не вносить исправления, воспользуйтесь сервисом «Моё дело». Автоматизированная система заменяет знание порядка оформления отчётов. Вам останется проверить данные и отправить документ в нужное ведомство.