Малый и средний бизнес часто работает в режиме «сделать нужно было ещё вчера», поэтому многие сотрудники не успевают отгулять отпуск целиком. Одни переносят оставшиеся дни на следующий год, другие получают денежные компенсации. Во втором случае работодателям следует проявить внимательность, иначе благие намерения приведут к неприятностям.
В этой статье вы узнаете, можно ли взять компенсацию за неиспользованный отпуск, какие правила соблюдать, как рассчитать величину выплаты и что нужно получить от сотрудника для перечисления средств.
Можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск
При увольнении
Компенсация за отпуск положена при увольнении. Работодатель компенсирует сотрудникам все неиспользованные дни отдыха за рабочий период. Средства перечисляют с зарплатой и другими компенсациями в последний рабочий день.
До 2018 года считали, что неиспользованный отпуск сгорает через 18 месяцев и его необязательно компенсировать при расторжении трудового договора. Конституционный суд РФ обозначил — норма Конвенции № 132 распространяется на занятых сотрудников. При увольнении правило не работает, поэтому компания или предприниматель компенсирует неиспользованные дни отдыха за весь трудовой период.
Например, три года назад работник не отгулял 14 дней отпуска. В 2022 г., не выходя на отдых, он увольняется из организации. Фирма компенсирует отпуск за текущий год и 14 дней, которые «тянутся» три года. В сумме — 42 дня.
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы правильно рассчитать компенсацию, заполнить отчёты и подготовить документацию для увольняющегося сотрудника. Система проверит достоверность данных, укажет на возможные ошибки и напомнит о важных сроках. С ней вы избежите конфликтов с работниками и крупных штрафов от трудовой инспекции.
Без увольнения
Возможна компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения. Но Трудовой кодекс ограничивает возможности: выплата положена за дополнительные дни отдыха сверх 28-дневного ежегодного оплачиваемого отпуска. У трудоголиков два варианта: отдохнуть или получить компенсацию при расторжении трудового соглашения.
У некоторых сотрудников обязательный ежегодный отпуск длиннее:
- несовершеннолетние сотрудники — 31 день;
- работники-инвалиды — 30 дней;
- сотрудники спасательных служб — 30-40 дней в зависимости от стажа;
- специалисты, работающие с химическим оружием, и отдельные категории педагогов — 42-56 дней в зависимости от стажа.
Превышение 28-дневного срока определяют в рамках текущего года. Нельзя считать остатки обязательного отдыха с предыдущих годов как превышение в текущем и выплачивать компенсацию.
Представим, менеджер компании «Адванс» Болейко Григорий Степанович несколько лет копил отпуск:
- 2019 год — 5 дней;
- 2020 год — 11 дней;
- 2021 год — 12 дней.
В 2022 году с учетом положенного отдыха за текущий период специалист может отдохнуть 56 дней. Продолжительность обязательного отдыха превышена на 28 дней, но их нельзя заменить денежной компенсацией. Превышение рассматривают в рамках одного года и только с дополнительных дней.
Таким образом, компенсация за отпуск без увольнения положена за дополнительные дни отдыха. Их назначают работникам, которые:
- выполняют трудовые обязанности во вредных или опасных условиях;
- трудятся по ненормированному рабочему графику;
- работают в районах Крайнего Севера или местностях, приравненных к нему;
- имеют особый характер работы;
- в иных случаях получают право на дополнительный отдых по ТК РФ или другим нормативно-правовым актам.
Работодатель не обязан компенсировать неотгулянные дни отпуска. Разрешено отказать в денежной выплате и отправить сотрудника на отдых.
На вредных и опасных производствах специалистам положены 7 дней дополнительного отдыха. Денежная компенсация возможна только с превышения. Например, если сотруднику дают 15 дополнительных дней, компенсацию выплачивают за восемь. Остальным периодом работник обязан воспользоваться.
Компаниям и предпринимателям разрешено произвольно устанавливать продолжительность дополнительного отдыха для любых категорий сотрудников. Например, за выслугу лет или достижения. Право устанавливают в локальных документах. Если работник относится к перечисленным выше льготным категориям, продолжительность должна быть не меньше установленной ТК РФ или иными федеральными законами.
И последнее важное условие — категории специалистов, которым компенсация положена только при увольнении. В остальных случаях они обязаны отдыхать:
- беременные сотрудницы;
- несовершеннолетние работники;
- специалисты, которые подвергались воздействию радиации из-за аварии на Чернобыльской АЭС.
Правила важны для соблюдения порядка компенсации за неиспользованный отпуск. За нарушение норм работодателей штрафуют. Об этом поговорим далее.
Чтобы избежать случайных нарушений ТК РФ, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Пользователям доступны консультации квалифицированных специалистов, которые ответят на интересующие вопросы и помогут разобраться с нюансами законодательства. Это сэкономит десятки тысяч рублей на штрафах и ускорит развитие бизнеса.
Порядок расчёта компенсации за неотгулянный отпуск
Компенсация за неотгулянный отпуск без увольнения зависит от количества неиспользованных дополнительных дней отдыха и среднедневного заработка сотрудника. Для расчёта используют две формулы:
где:
- Вкомп. — величина денежной компенсации за неиспользованный отпуск;
- Кдн.отп. — количество дней, за которые работник хочет получить денежную компенсацию;
- СРЗП — среднедневной заработок сотрудника.
где:
- ЗПнач. — величина дохода специалиста за рассматриваемый период — зарплата, премии и другие выплаты по трудовому договору;
- Куч.дн. — количество календарных дней, которые учитывают при расчёте среднедневного заработка.
В расчёте среднедневного заработка полностью отработанный месяц учитывают как 29,3 дней — среднее количество календарных дней в месяце.
Если месяц отработан не полностью, показатель считают в два действия:
- Находят долю фактически отработанных дней от количества дней в рассматриваемом месяце.
- Считают произведение 29,3 и значения, полученного на первом шаге.
Если в периоде нет исключений, среднедневной заработок находят так: общий доход делят на произведение 12 (месяцев) и 29,3 (среднее количество дней в месяце).
При наличии исключений месяц считают отработанным не полностью, количество дней к учёту определяют по отдельной формуле: 29,3 / Количество календарных дней в месяце х Количество отработанных дней в месяце.
Если в периоде были исключения, среднедневной заработок определяют так: Доход / ((29,3 х Количество полных месяцев) + Количество дней в неполных месяцах).
При расчёте исключают следующие периоды:
- когда сотрудник должен был, но не находился на рабочем месте;
- время и суммы, когда сохранялся средний заработок, начислялось пособие или оплачивался простой;
- дополнительные оплачиваемые выходные;
- освобождение от выполнения трудовых функций с сохранением рабочего места.
Не исключают:
- перерывы для кормления ребёнка;
- забастовки;
- простои по вине работодателя.
Ручной расчёт показателей сопряжён с высоким риском ошибок и отнимает много времени. Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать рутинные процессы. Система проверит достоверность исходных данных, определит компенсацию за неиспользованный отпуск и напомнит о важных сроках. С ней вы справитесь со многими задачами без штатного бухгалтера.
Пример расчёта
Калинин Константин Егорович — торговый представитель фирмы «Адванс». За ненормированный график специалисту положены 7 дней дополнительного отпуска. В 2022 году Константин воспользовался для отдыха только 14 днями, за оставшиеся дни решил получить денежную компенсацию.
Напомним, без увольнения возможно компенсировать только дополнительные дни отдыха. Следовательно, Константину выплатят деньги только за 7 дней, а не за 21.
Рассчитаем среднедневной заработок. Заявление на компенсацию специалист подал 20.12.2022 г., сумму дохода определим по 12 календарным месяцам предшествующего периода:
| Месяц | Сумма, руб. |
| Декабрь | 46 732,18 |
| Январь | 43 514,23 |
| Февраль | 39 755,00 |
| Март | 41 201,72 |
| Апрель | 48 965,00 |
| Май | 38 000,00 |
| Июнь | 38 000,00 |
| Июль | 42 457,85 |
| Август | 44 505,00 |
| Сентябрь | 43 762,11 |
| Октябрь | 38 000,00 |
| Ноябрь | 47 834,48 |
| Итого | 512 727,57 |
Исключений рабочего периода нет, поэтому среднедневной заработок: 512 727,57 / (12 х 29,3) = 1 458,27 рубля. Компенсация за дополнительный отпуск: 1 458,27 х 7 = 10 207,89 рубля.
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать расчёт компенсации. Это исключит нарушение прав сотрудников и спорных ситуаций с трудовой инспекцией. Также система поможет с формированием отчётности для государственных органов.
Налоги с компенсации за неиспользованный отпуск
Компенсация за неиспользованный отпуск — это доход работника по трудовому договору, который облагается страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц.
Вернёмся к примеру Калинина Константина Егоровича. После выплаты компенсации работодатель обязан перечислить в бюджет:
- удержанный с компенсации НДФЛ: 10 207,89 х 13% = 1 327 рублей;
- страховые взносы: 10 207,89 х 30,2% = 3 082,78 рубля.
Компенсацию дополнительного отпуска разрешено учесть при расчёте налога на прибыль — уменьшить базу налогообложения (пункт 8).
Можно ли взять компенсацию за неиспользованный отпуск деньгами
Когда даётся компенсация за отпуск без увольнения, мы разобрались. Теперь рассмотрим порядок получения денег:
- Работник подает заявление о замене отпуска на денежную компенсацию. Документ составляют в свободной форме, унифицированного бланка нет. Главное — указать получателя (директора или иное ответственное лицо), название фирмы, ФИО сотрудника и заменяемый период.
- Кадровая служба проверяет, возможна ли денежная компенсация по запросу сотрудника. Информацию передают руководству для принятия решения о выплате. Возмещение неиспользованных дней отдыха — право, а не обязанность работодателя. Фирмам и предпринимателям разрешено отказывать.
- Директор выпускает приказ о замене выбранного работником периода на денежную компенсацию. Бухгалтер перечисляет средства, исчисляет и уплачивает налоги.
- Кадровая служба вносит информацию о замене отпуска на компенсацию в:
- карточку по форме № Т-2 в раздел VIII «Отпуск»;
- график отпуском в графу 10 «Примечание».
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы взять документацию под контроль. Система автоматизирует рутинные операции, а вы экономите на зарплате штатных специалистов. Инвестируйте в оборудование и сервис, чтобы увеличивать долю рынка и прибыль.
Ответственность за нарушение компенсаций
Если организация или предприниматель согласится заменить основной оплачиваемый отпуск денежной компенсацией, это признают нарушением трудового законодательства.
За первое нарушение оштрафуют:
- должностных лиц и предпринимателей — на 1-5 тысяч рублей;
- организации — на 30-50 тысяч рублей.
За повторное нарушение санкция увеличится:
- для должностных лиц и предпринимателей — до 10-20 тысяч рублей;
- для компаний — до 50-70 тысяч рублей.
Внимательно проверяйте возможность финансовой компенсации части отпуска, чтобы избежать проблем от трудовой инспекции.
FAQ
- Кто устанавливает продолжительность дополнительного отпуска работников вредных и опасных производств?
Ответ: По закону им положены как минимум 7 дней дополнительного отдыха. Точную продолжительность устанавливает трудовой договор на основании отраслевого соглашения и коллективного договора.
- Какую часть отпуска разрешено заменить компенсацией при увольнении?
Ответ: При расторжении трудового договора работодатели обязаны компенсировать все неиспользованные дни отдыха.