Организации и предприниматели должны знать про порядок расчёта среднесписочной численности сотрудников. От показателя зависит, в каком порядке сдавать отчёты, какие системы налогообложения разрешено применять и другие ограничения.

В этой статье вы узнаете, как посчитать среднесписочную численность работников за год, каких сотрудников учитывать при определении показателей и что делать новым предприятиям, у которых недостаточно данных для расчёта показателя.

Что такое среднесписочная численность и для чего она нужна

Среднесписочная численность (ССЧ) — это среднее количество сотрудников в штате организации или предпринимателя. Показатель оценивает масштабы организации с учётом регулярных кадровых перестановок — приёмов работников, увольнений и т. п.

Показатель нужен не только для внутренней аналитики организаций, но и государственным органам. В частности, по нему ИФНС определяет, имеет ли предприятие право на применение специальных налоговых режимов:

• УСН применяют ИП и ООО, в которых ССЧ не превышает 130 человек;
• ПСН доступен предпринимателям с численностью штата до 15 человек.

ССЧ определяет допустимые варианты сдачи отчётов. По большинству налогов декларации предоставляют в электронном виде. Бумажные форматы доступны предприятиям, у которых средняя численность работников не превышает 10 человек.

Также ССЧ важен для статистического отчёта по форме № П-4, которая утверждена приказом Росстата от 29 июля 2022 года № 532. Документ регулярно сдают организации, которые не относятся к субъектам малого и среднего бизнеса.

ССЧ учитывают при назначении льгот. Например, от НДС могут освободить фирму, в которой не менее 50% сотрудников-инвалидов — письмо Министерства финансов РФ от 22 сентября 2020 года № 03-01-11/82904. А вновь созданным ИТ-компаниям снижают тарифы по страховым взносам, когда средняя численность штата превышает 7 человек.

Сведения о среднесписочной численности работников передают с расчётом по страховым взносам (РСВ). Ранее компании и ИП сдавали отдельный бланк. В 2021 году его отменили, чтобы снизить административную нагрузку на бизнес.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать расчёт показателей и заполнение отчётов. Система учтёт исходные данные, проверит достоверность и укажет на возможные ошибки. Вы справитесь с задачей без штатного бухгалтера — сократите расходы на фонд оплаты труда и ускорите развитие бизнеса.

Отличие среднесписочной от средней численности

Ключевое отличие — в категориях работников, которых учитывают при расчёте. В ССЧ не включают:

• внешних совместителей;
• работников, которые находятся в декретном отпуске;
• сотрудников в учебном отпуске.

В средней численности учитывают больше специалистов — внешних совместителей и частных исполнителей, с которыми сотрудничают на временной основе по гражданско-правовому договору.

Как рассчитать среднесписочную численность 

Среднесписочную численность работников определяют по нормам заполнения статистической формы П-4. Сперва определяют ССЧ за каждый месяц отчётного периода, а затем считают показатель за рассматриваемый период.

В небольших организациях с редкими кадровыми мероприятиями расчёт сводится к простому пересчёту сотрудников. Если фирма регулярно принимает и увольняет специалистов, процедура усложняется, требуется больше действий. Поэтому часто возникают ошибки, за которые ИФНС наказывает штрафами.

Ручной расчёт отнимает много времени, если в организации 30-40 работников и регулярные кадровые мероприятия. Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, который автоматизирует рутинные операции и снижает вероятность случайных ошибок. У вас останется больше времени для других, более важных бизнес-задач.

Рассмотрим, как рассчитать среднесписочную численность работников:

1. Определить ССЧ за каждый месяц отчётного периода. Рассмотрим расчёт за первый квартал 2023 года на примере организации «Адванс». В компании работает 17 сотрудников, одна из них в декретном отпуске. В январе предприятие выиграло долгосрочный тендер, который потребовал увеличения числа кадров и повышения квалификации действующего персонала.

Произошли кадровые изменения:

Чтобы определить ССЧ за месяц, суммируем численность сотрудников за каждый день и делим на количество дней в месяце. Детальный расчёт за январь:

Чтобы рассчитать среднесписочную численность за январь, сумму численности за каждый день делим на 31 — количество дней в январе:

ССЧянв = 494 / 31 = 15,93 = 16.

Если воспользуетесь Buhinformer, система самостоятельно определит показатель по итогам месяца. При ручном расчёте используйте автоматизирующие инструменты. Например, Excel или Google Таблицы. Они ускорят процесс и минимизируют вероятность ошибок, которые можно случайно допустить при работе с калькулятором.

2. Определить ССЧ сотрудников на неполном рабочем дне. Рассчитывают пропорционально отработанному времени. Представим, что компания «Адванс» в январе приняла трёх специалистов на неполный рабочий день, чтобы успеть с подготовкой к новому проекту:

• Рязанов Г.П. — 2 часа в день, отработал — 15 дней;
• Барков Н.Д. — 4 часа в день, отработал — 16 дней;
• Никитова В.Я. — 6 часов в день, отработала — 10 дней.

Определим, как учитывать специалистов на неполном рабочем дне:

• Рязанов Г.П. — 2/8 = 0,25;
• Барков Н.Д. — 4/8 = 0,5;
• Никитова В.Я. — 6/8 = 0,75.

ССЧ работников за отработанные дни:

• Рязанов Г.П. — 0,25 х 15 = 3,75;
• Барков Н.Д. — 0,5 х 16 = 8;
• Никитова В.Я. — 0,75 х 10 = 7,5.

Далее суммируем полученные значения и делим на количество рабочих дней в месяце: (3,75 + 8 + 7,5) / 17 = 1,1. 

Результат складываем с ССЧ по сотрудникам, которые работают полный день: 16 + 1,1 = 17,1. Получили итоговую среднесписочную численность фирмы «Адванс» за январь 2023 года.

Категории сотрудников на неполном рабочем дне, которых учитывают по общим правилам:

• специалисты, которым неполный рабочий день назначен законом: несовершеннолетние, работники с опасными условиями труда и т. п.;
• сотрудники, которым неполный рабочий день установлен по инициативе работодателя.

3. Определить ССЧ за отчётный период. К третьему этапу переходят, когда есть результаты за каждый месяц. У фирмы «Адванс»:

Чтобы определить среднесписочную численность за первый квартал 2023 года, суммируем месячные показатели и делим на три — количество месяцев в периоде:

ССЧ1кв = (17,2 + 19,5 + 22,3) / 3 = 19,67.

Результат разрешено округлять до целых чисел по общим математическим правилам. В данном примере — до 20.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать расчёт ССЧ за любой период. Система самостоятельно определит показатели за каждый месяц, нужный квартал или год. Вы сэкономите рабочее время и сможете больше времени уделить привлечению клиентов или организации процессов.

Расчёт среднесписочной численности работников для нового предприятия

Во вновь созданных организациях порядок расчёта ССЧ не отличается от стандартного. Допустим, компанию «Гранит» открыли 15 марта 2023 года. Организация сразу заключила трудовые договоры с 12 работниками, и до конца месяца их количество не менялось.

Определим численность за отработанные дни: 16 х 12 = 192. Чтобы рассчитать ССЧ, полученное значение делим на количество дней в месяце (количество фактически отработанных дней не имеет значения): 192 / 31 = 6,19.

Среднесписочная численность сотрудников — важный показатель, на который обращают внимание государственные органы. По нему определяют возможность применения специальных налоговых режимов, льгот и государственных субсидий.

Компании и предприниматели регулярно определяют ССЧ, так как его нужно указывать в расчёте по страховым взносам (РСВ). Отчёт сдают по итогам первого квартала, полугодия, 9 месяцев и года.

Хотите избавиться от бухгалтерской рутины? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать учёт, заполнение и сдачу отчётов. Система самостоятельно заполнит бланки, проверит достоверность данных и напомнит о сроках передачи сведений в ИФНС.