Организации и предприниматели регулярно обмениваются документами с контрагентами, государственными органами и другими лицами. В ворохе событий  легко потерять важные данные, поэтому принято фиксировать, кто передаёт, получает и каков состав пакета документов.

В этой статье вы узнаете, что такое и когда требуется опись, по каким правилам составлять документ. Мы подготовили примеры для распространённых ситуаций — используйте их, чтобы избежать ошибок.

Когда требуется опись документов

Николай собрал первичную документацию по отгрузкам для архива. Отдал папку коллеге, который направил информацию в юротдел. Затем документы попали в бухгалтерию и архив. Через год на проверке не нашли УПД от постоянного клиента на крупную сумму. Компанию оштрафовали, а всю вину переложили на Николая.

Мог ли Николай избежать этого? Да, если бы передал документы с описью. Она бы подтвердила состав сведений и получателя. Это было бы существенное доказательство, что сотрудник передал все документы.

Опись — это бланк, в котором перечисляют состав пакета документов. Он работает не только внутри компании, но и за её пределами: например, для обмена сведениями с контрагентами, государственными органами и прочими лицами.

Опись используют не только для бумажных документов. Она актуальна и для электронного обмена информацией, если сведения отправляют электронной почтой.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы упростить работу с документами. Система автоматизирует заполнение бланков, указывает на возможные неточности и напоминает о сроках выполнения обязательств. Вам не потребуются специальные знания — инструмент успешно заменит штатного бухгалтера и сократит затраты на фонд оплаты труда.

Как сделать опись документов: общие правила

Опись — свободный документ, который минимально обременён нормативно-правовыми актами. Для некоторых ситуаций предусмотрены унифицированные бланки, но они не обязательны к применению. Компаниям и предпринимателям разрешено пользоваться индивидуальными формами.

Но чтобы документ получил юридическую значимость, составитель должен соблюдать требования к содержанию:

• В начале указывают название — «Опись документов». Рядом уточняют получателя — «передаваемых ООО НАЗВАНИЕ».
• Ниже уточняют дату передачи и составителя документов. Подобное решение упрощает отслеживание цепочки и выявление этапа, на котором потеряли данные.
• Основная часть — таблица, в которой указывают перечень документов. Иногда достаточно наименования, номера, даты и количества листов. Но при передаче отчётов в архив указывают периоды документов и минимальный срок хранения. Также добавляют столбец с примечанием, чтобы не забыть важную информацию.

Совет: составить индивидуальные бланки описи для разных ситуаций хозяйственной деятельности. Это ускоряет подготовку описи, минимизирует трудовые затраты и ускоряет рабочие процессы. С готовыми бланками сложнее допустить ошибки, которые приводят к негативным последствиям.

Далее рассмотрим распространённые ситуации, когда требуется опись, и посмотрим примеры.

Затрудняетесь с подготовкой описи? Переживаете, что документ не защитит от утери важных данных? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer — пользователям открыт доступ к репозиторию бланков, которые составили квалифицированные специалисты с учётом актуальных законодательных требований. Вы подготовите грамотный документ и не потратите деньги на услуги сторонних специалистов.

Образец описи документов для госорганов 

Организации и предприниматели часто передают документы в налоговую инспекцию. Как правило, инспекторы проверяют справедливость исчисления бюджетных обязательств или конкретные сделки с теми или иными контрагентами.

Опись составляют на листе А4 или А5, указывают реквизиты предприятия: наименование, ИНН, КПП, юридический адрес и прочие. Некоторые просто используют фирменный бланк, где уже есть необходимые данные о компании или ИП.

В начале указывают название — «Опись документов». Обязательно ссылаются на требование, по которому предприятие направляет документы в налоговую инспекцию.

В таблице перечисляют документы, указывают сведения о контрагентах. По каждой строке — количество листов и номера страниц в хронологической последовательности.

Рассмотрим заполнение описи на примере. Налоговая инспекция проверяет сделку между компаниям «Адванс» и «Прованс». Инспекторы запросили договор поставки и отгрузочные документы. Бухгалтер «Адванс» подготовил пакет документов и сделал опись:

Опись заверяет личной подписью руководитель или должностное лицо с соответствующими полномочиями. Делают два экземпляра: один остаётся у сотрудника госоргана, а второй — у организации с отметкой о принятии.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы оперативно составить опись и другие документы. Пользователям открыт доступ к библиотеке бланков, которые составили эксперты. Они учли все актуальные законодательные требования и минимизировали вероятность негативных последствий.

Опись документов для передачи в архив или утилизации: образец

Опись документов для архива содержит больше обязательных полей. Во-первых, в таблицу добавляют столбец «Период» — год, за который составлены отчёты и декларации. Например, книги покупок и продаж за 2022 год. Если в папку добавляют документы за несколько лет, указывают продолжительность периода — 2019-2022 гг.

Во-вторых, добавляют крайний срок хранения — день, после которого документы можно отправить на утилизацию. Период должен соответствовать общим правилам по сроку хранения документации. Для большинства документов — пять лет с момента окончания налогового периода.

В-третьих, можно добавить столбец «№ короба». Актуально, когда документы передают в коробках. С подобным сталкиваются крупные и средние организации с большим объёмом документации.

Пример описи для передачи дел в архив:

Есть унифицированная форма — приложение №27 приказа Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 года № 526. Но организациям и предпринимателям разрешено использовать индивидуальные бланки, которые созданы на основе стандартизированного. В них можно добавлять уникальные столбцы, которые соответствуют особенностям деятельности или отрасли.

При передаче дел в архив опись составляют не только для бумажных документов. По электронным заполняют аналогичный бланк и добавляют отметку об объёме документации в мегабайтах.

Достоверность данных в описи личной подписью подтверждают составитель документа и получатель.

Не знаете, как подготовить опись для передачи дел в архив? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы проконсультироваться с экспертами. Квалифицированные специалисты ответят на вопросы, рассмотрят вашу ситуацию и помогут подготовить юридически правильный документ, который защитит от утери важных данных.

Образец описи документов для почты

При отправке заказных писем большинство организаций и предпринимателей пользуются унифицированной описью, которая утверждена приложением №28 приказа АО «Почта России» от 21 июня 2022 года № 230-п. У бланка мало отличий от стандартных форм, которые рассмотрели ранее.

Но нет обязательного правила использовать форму из приказа. Организации создают собственные бланки — главное, чтобы они содержали все поля унифицированного.

Пример описи для почты:

Если не хватает одного листа, добавляют второй, третий и т. п. На последнем указывают количество страниц в документации и итоговую заявленную стоимость. Но подпись отправитель ставит на каждом бланке. Документ готовят в двух экземплярах — один остаётся в отделении Почты России, второй с отметкой о принятии — у отправителя.

Таким образом, опись — это бланк для фиксации перечня передаваемых документов. Он позволяет отследить перемещение сведений и выявить, на каком этапе потеряли важные данные. Опись используют при взаимодействии между сотрудниками, с контрагентами, архивом, государственными органами и почтой.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы быстро подготовить опись для любой ситуации. Пользователям доступны бланки, которые составлены квалифицированными специалистами в соответствии с актуальными законодательными требованиями. Вы избежите распространённых ошибок и защитите предприятие от непредвиденных проблем и споров.