Если потерять документы при передаче третьим лицам, у компании могут возникнуть проблемы. Появятся сложности с поставками, назначат проверки или выпишут штрафы. Чтобы избежать этого, организации составляют опись — перечень документации, которую передают контрагенту или госоргану.

В этой статье вы узнаете, как правильно сделать опись документов, в каких ситуациях это требуется и какие реквизиты указывают в обязательном порядке.

Общие правила составления описи документов

Порядок оформления описи не регламентирован законом. Предприятия пользуются унифицированными бланками или разрабатывают собственные формы. Документ составляют в бумажном виде на листе А4, А5 или фирменном бланке. Перечень представляет собой список документации или таблицу.

В описи указывают:

• получателя: реквизиты индивидуального предпринимателя, компании, физического лица или госоргана;
• дату составления документа;
• перечень документов — с полным наименованием, количеством экземпляров и страниц по каждой позиции. Передаваемые сведения расставляют по важности: сначала приказы, договоры, затем схемы, чертежи, планы и другие;
• характер документа: копия или оригинал;
• срок хранения.

Это не закрытый список, по желанию добавляют иные пункты. Например, указывают ФИО ответственного сотрудника контрагента, который принимает документы, порядок возврата и т. п.

Документ оформляет директор, бухгалтер, секретарь, кадровик или другой сотрудник. Если в организации несколько отделов, в каждом назначают ответственное лицо: бригадир составляет опись при передаче производственных схем контрагентам. Достоверность данных подтверждают подписью специалиста и печатью (при наличии). 

Если организации регулярно обмениваются документацией, согласовывают индивидуальный бланк, это оптимизирует документооборот и снижает вероятность непреднамеренных ошибок.

Как составить опись документов для передачи сведений контрагенту — образец:

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать документооборот организации. Система выполнит рутинные задачи, проверит достоверность исходных сведений и укажет на возможные ошибки. Вы оптимизируете фонд оплаты труда и избежите крупных штрафов от государственных органов.

Образец описи документов для госорганов

Предприятия часто направляют документы в ИФНС. Налоговая служба запрашивает уточнения, проверяет информацию и выявляет незаконные операции. Например, могут возникнуть вопросы по правильности исчисления некоторых налогов. Тогда потребуют документы, которые подтверждают определение налоговой базы.

Если документы передают в суд, опись не составляют. Перечень указывают в заявлении, это подтверждает состав документации.

В подобных ситуациях составляют стандартную опись — по примеру, который рассмотрели ранее. Но обязательно указывают цель предоставления сведений с номером и датой требования. Также требуются реквизиты налогоплательщика — наименование, ИНН, КПП и прочие.

Как сделать опись документов для налоговой — образец:

Опись составляют на имя руководителя отделения государственного органа. Её делают отдельным документом или приложением к сопроводительному письму. Сотрудники внимательно проверяют, что в перечне указан полный список из требования налоговой или иного ведомства.

Наличие описи подтверждает действие налогоплательщика. При личной подаче в ИФНС составляют два экземпляра: один остаётся в налоговой, второй с подписью и печатью принимающего специалиста — у организации.

Последнее подтверждает, что документы передали — это защищает от неприятных последствий. Например, если налоговики потеряют документы, организация докажет в суде, что выполнила требование. Не будет оснований для назначения штрафа за игнорирование запроса.

Если опись состоит из нескольких страниц, на каждой указывают порядковый номер. Это лишает недобросовестных специалистов ФНС возможности скрыть потерю важных документов.

При электронной передаче сведений опись не составляют. Система ЭДО автоматически фиксирует перечень документов.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать формирование документов. Достаточно указать исходные данные, чтобы система самостоятельно заполнила бланки. Вы сократите затраты на зарплату штатного бухгалтера и ускорите развитие бизнеса сэкономленными средствами.

Образец описи документов для передачи в архив или утилизации

При передаче документов в архив к описи больше требований. Организациям разрешено пользоваться индивидуальными бланками, но большинство применяют унифицированную форму, которая утверждена приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 года № 526.

Кроме формирования описи, список документов утверждают комиссия и руководитель. Если перечень корректируют, процесс может затянуться на несколько недель.

В описи в отдельных столбцах указывают:

• срок хранения документации в архиве;
• крайние даты окончания хранения в архиве;
• дату — момент регистрации документа.

Если в архив передают комплекты документации в виде отдельных дел, в описи не перечисляют каждый документ — достаточно указать наименования дел.

Порядок подготовки описи для утилизации аналогичный. В спорных ситуациях она доказывает, что ответственное лицо не причастно к случайному уничтожению нужной документации. Об этом мы подробно рассказали здесь — как правильно утилизировать и какую сопутствующую документацию оформлять на каждом этапе.

Не знаете, как оформить перечень документов? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы проконсультироваться с опытными специалистами. Вы получите ответы на вопросы и проведёте процедуры без ошибок, которые приводят к проблемам и штрафам.

Порядок составления описи документов для почтового отправления

Опись для почтового отправления — единственный случай, когда организации и предприниматели обязаны пользоваться унифицированным бланком. Форма утверждена Приказом АО «Почта России» от 21 июня 2022 года № 230-п.

В бланке перечисляют отправляемые документы, количество экземпляров и ценность — обычно указывают 1 рубль. Внизу отражают общий объём документации и ценность.

Отправитель заверяет достоверность сведений личной подписью, указывает наименование ИП или компании. Сотрудник почтового отделения ставит штамп с текущей датой, как подтверждение момента отправки.

Для объёмных отправок используют несколько бланков. Их нумеруют в порядке возрастания. Составитель расписывается и указывает наименование организации на всех страницах. Итог по количеству листов и ценности вносят на последнем листе.

Опись документов — стандартный приём для подстраховки. Она подтверждает, какие документы передаёт фирма, и защищает от недобросовестных действий получателей. Бланки используют при взаимодействии с контрагентами, государственными органами, при передаче документации в архив, на утилизацию и при почтовых отправлениях.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы навести порядок в документации. Система станет виртуальным хранилищем отчётности и первички — всё необходимое под рукой у руководителя в любой точке мира. Это упростит обмен документов с партнёрами и государственными органами.