6-НДФЛ — отчётность для работодателей, которые выплачивают вознаграждения по трудовым и гражданско-правовым договорам. В бланке отражают суммы удержанного и уплаченного НДФЛ.
В данной статье вы узнаете, что это такое, как правильно заполнить форму и на что обратить внимание при формировании отчёта.
Правила заполнения формы 6-НДФЛ
Об удержанном и уплаченном налоге на доходы физических лиц организации и предприниматели отчитываются по форме 6-НДФЛ (КНД 1151100). Она утверждена Приказом Федеральной налоговой службы от 15 октября 2020 года ЕД-7-11/753@. Порядок заполнения установлен вторым приложением нормативного документа.
6-НДФЛ: бланк 2021 года — скачать
Документ сдают:
- ИП и ООО, которые выплачивают доходы по трудовым или гражданско-правовым договорам;
- организации, которые перечисляют физлицам дивиденды;
- самозанятые и физические лица, которые выплачивают вознаграждения по гражданско-правовым договорам.
Отчёт состоит из титульного листа и двух разделов. С 2021 года его дополнили приложением — бывшей справкой 2-НДФЛ, которую заполняют по итогам года. Далее мы рассмотрим на примере, как заполнить бланк. Руководствуясь пошаговой инструкцией, вы сможете самостоятельно подготовить документ и отчитаться перед налоговой инспекцией.
За 1 квартал 2022 года ООО «Цветочек» выплатил четырём сотрудникам зарплату — 600 000 рублей. Другие выплаты:
- 20.01.2022 — отпускные в размере 47 000 рублей;
- 15.02.2022 — больничный в размере 3 400 рублей.
Все выплаты — в рамках трудовых соглашений. Дивидендов и перечислений по ГПД не было, вычеты не применялись.
Форма 6-НДФЛ — квартальная отчётность. Её сдают по итогам 1 квартала, полугодия, 9 месяцев и года. Срок предоставления — до конца месяца, следующего за отчётным периодом.
За нарушение сроков ФНС штрафует на 1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки (пункт 1.2). Через 20 дней ведомство имеет право заблокировать счета работодателя до получения документа. Снятие ограничений занимает до одного рабочего дня.
Организациям и предпринимателям, у которых трудоустроено 10 и более человек, разрешено сдавать отчёт только в электронном виде. Остальные выбирают способ сдачи по собственному усмотрению (пункт 2). За нарушение формата 6-НДФЛ штрафуют на 200 рублей.
Титульный лист
На титульном листе указывают сведения налогового агента — юридического лица или индивидуального предпринимателя.
- Заполнение начинают с шапки: идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) и кода причины постановки на учёт (КПП, только для организаций). Они должны соответствовать выписке из ЕГРИП или ЕГРЮЛ. Номер страницы — «001». Следующие листы нумеруют, соблюдая последовательность.
- Номер корректировки исходного отчёта — «0—». Его указывают, если сдают уточняющий отчёт 6-НДФЛ. Код отчётного периода за первый квартал — «21», календарный год — «2022».
Код налогового органа должен соответствовать инспекции, за которой фирма или предприниматель закреплён по адресу регистрации. Реквизиты уточняют на официальном сайте ФНС. Код места нахождения указывают в соответствии со вторым приложением порядка заполнения.
Наименование налогового агента указывают в полной форме, если отсутствует сокращённая.
- Следующий блок заполняют организации, которые находятся в стадии ликвидации или реорганизации. В стандартной ситуации ставят прочерки.
Код по ОКТМО должен соответствовать данным из ЕГРИП или ЕГРЮЛ и Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований.
По указанному номеру телефона у сотрудников налоговой службы должна быть возможность связаться с агентом для уточнения сведений при необходимости. Разрешено использование как «8», так и «+7».
В конце указывают количество листов отчёта и число приложений, которые подтверждают расчёты. Обычно форма состоит из трёх страниц без приложений.
- В левой части последнего блока указывают лицо, которое сдаёт данные. Это может быть директор, ответственный сотрудник или представитель с доверенностью. Фамилию, имя и отчество указывают в полной форме. Ставят дату и подпись.
Правую часть оставляют пустой, она предназначена для сотрудников налоговой инспекции.
Если вы не знаете правила заполнения 6-НДФЛ, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он автоматизирует подготовку документации и проверяет достоверность сведений. С ним вы подготовите отчёт за несколько минут, а сэкономленное время потратите на стратегические бизнес-задачи.
Раздел 1
Первый раздел — данные об обязательствах налогового агента. Здесь отражают суммы перечисленных и возвращённых налогов в течение отчётного периода.
- Шапку (ИНН и КПП) дублируют с титульного листа, номер страницы — «002».
Код бюджетной классификации зависит от применяемой ставки. Если доход работника с начала года не превышает 5 миллионов рублей, налог исчисляют по стандартной ставке — 13%. После превышения тариф увеличивается до 15%. Им соответствуют разные КБК:
- для 13% — 182 1 01 02010 01 1000 110;
- для 15% — 182 1 01 02080 01 1000 110.
Если НДФЛ исчисляют по обеим ставкам, для каждой формируют отдельный экземпляр первого раздела.
Строка 020 — сумма НДФЛ, удержанная за последние три месяца. Значение должно соответствовать сумме показателей из строк 022.
- В строках 021 и 022 отражают перечисленные в бюджет суммы и сроки уплаты НДФЛ. Для правильного заполнения систематизируем данные:
| Дата выплаты дохода | Сумма, руб. | НДФЛ (13%), руб. | Срок уплаты налога |
| 14.01.2022 | 200 000 | 26 000 | 17.01.2022 |
| 20.01.2022 | 47 000 | 6 110 | 31.01.2022 |
| 15.02.2022 | 200 000 | 26 000 | 16.02.2022 |
| 15.02.2022 | 3 400 | 442 | 28.02.2022 |
| 15.03.2022 | 200 000 | 26 000 | 16.03.2022 |
| Итого | 650 400 | 84 552 | – |
Строки 021 и 022 заполняют в порядке возрастания по срокам уплаты налога. Если отведённых строк не хватает, отчёт дополняют нужным количеством листов первого раздела.
- В строках 030-032 отражают возвращённый сотрудникам НДФЛ в течение отчётного периода. Обычно проставляют прочерки. Строку 030 заполняют аналогично строке 020 — значение должно соответствовать сумме строк 032.
Внизу указывают дату в соответствии с титульным листом. Подпись ставит человек, который сдает 6-НДФЛ в налоговую службу.
Если вы не знаете, как правильно заполнить отчёт по НДФЛ, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он учитывает нормативные требования, поэтому ошибки в расчётах и формате исключены. С ним вы подготовите любой документ без квалифицированного бухгалтера.
Раздел 2
Во втором разделе отражают данные о выплаченных доходах, исчисленном и удержанном налоге. В отличие от первого раздела его заполняют накопленным итогом с начала года.
1.ИНН и КПП дублируют с титульного листа. Номер страницы в хронологическом порядке. В нашем примере — «003».
В строке 100 указывают налоговую ставку, по которой исчисляли НДФЛ. В строке 105 — код бюджетной классификации, соответствующий тарифу из строки 100. Если налоговый агент использует две ставки, для каждой формируют отдельный экземпляр второго раздела.
2.В строке 110 отражают доход, который физическим лицам выплатили с начала года. В том числе:
- в виде дивидендов — строка 111;
- по трудовым договорам — строка 112;
- по гражданско-правовым договорам — строка 113.
Значение остальных строк:
- 120 — количество физических лиц, которым налоговый агент выплачивал вознаграждения в течение года;
- 130 — сумма вычетов, на которые уменьшали базу налогообложения;
- 140 — исчисленный налог;
- 141 — в том числе исчисленный налог с дивидендов;
- 150 — сумма фиксированного авансового платежа;
- 160 — удержанная сумма НДФЛ;
- 170 — сумма, которую организация или предприниматель по какой-то причине не смог удержать и уплатить в бюджет;
- 180 — сумма излишне удержанного НДФЛ;
- 190 — сумма налога, которую ООО или ИП вернул физическим лицам с начала года.
Внизу указывают дату подачи документа. Подпись ставит лицо, которое предоставляет отчёт в ФНС.
Если инструкция по заполнению 6-НДФЛ кажется сложной и объёмной, воспользуйтесь сервисом Buhinformer для экономии времени. Система автоматизирует формирование отчёта, проверяет достоверность сведений и помогает с электронной отправкой документа в налоговую инспекцию.
Заполнение 6-НДФЛ в нестандартных ситуациях
Существует несколько нестандартных ситуаций, в которых начинающие предприниматели часто ошибаются при заполнении 6-НДФЛ.
При выплате в следующем отчётном периоде
Большинство организаций начисленную зарплату выплачивают в следующем месяце. Поэтому на стыке кварталов возникает переходящий НДФЛ. То есть доход начислили в одном квартале, но фактически выплатили в следующем.
Раньше это создавало путаницу и ошибки. Новая форма, действующая с 2021 года, упростила заполнение. Теперь первый раздел заполняют по фактической уплате налога. Если зарплату начислили в первом квартале, а выплатили во втором, сведения вносят в отчёт за полугодие.
Пример. Менеджер ООО «Цветочек» зарплату за март (78 000 рублей) получил 15.04.2022 г. НДФЛ — 10 140 рублей — уплатили 18.04.2022 г., так как 16 и 17 апреля — суббота и воскресенье. Данные отразят в отчёте за полугодие, потому что фактически доход выплатили во втором квартале.
Образец заполнения 6-НДФЛ:
Чтобы без ошибок заполнить 6-НДФЛ, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он упрощает подготовку документации, автоматизирует расчёты и напоминает о сроках предоставления отчёта. С ним вы избежите штрафов и сэкономите на зарплате штатного бухгалтера.
При выплате в последний день месяца
Многие работодатели в конце месяца выплачивают авансы. Некоторые делают это 20 числа, другие — 25. Тогда аванс не отражают в 6-НДФЛ, так как он признан составной частью зарплаты. Сведения учитывают по дню фактической выплаты заработной платы.
Есть фирмы и предприниматели, которые выплачивают аванс в последний день месяца. Тогда совпадают даты фактического получения дохода и выплаты. В подобных ситуациях аванс в отчёте отражают отдельно от основной части зарплаты.
Пример. ООО «Цветочек» перечисляет авансы в последний день месяца, а основную часть заработной платы — 15 числа. Рассмотрим выплаты директору за 1 квартал 2022 года:
| Дата выплаты дохода | Сумма, руб. | НДФЛ (13%), руб. | Срок уплаты налога |
| 14.01.2022 | 50 000 | 6 500 | 17.01.2022 |
| 31.01.2022 | 30 000 | 3 900 | 01.02.2022 |
| 15.02.2022 | 50 000 | 6 500 | 16.02.2022 |
| 28.02.2022 | 30 000 | 3 900 | 01.03.2022 |
| 15.03.2022 | 50 000 | 6 500 | 16.03.2022 |
| 31.03.2022 | 30 000 | 3 900 | 01.04.2022 (2 квартал) |
| Итого | 240 000 | 31 200 | – |
Данные по удержанному и уплаченному НДФЛ с аванса в конце марта отразят в отчёте за полугодие, так как срок уплаты налога относится ко второму кварталу.
Пример заполнения 6-НДФЛ:
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы быстро и без ошибок подготовить 6-НДФЛ. Система автоматизирует составление разделов, проверит достоверность данных и поможет с электронной отправкой документа в налоговую службу. С ней вы сэкономите рабочие часы и повысите эффективность решения других, более важных управленческих задач.
При зарплате и компенсации за отпуск при увольнении
При расторжении трудового договора в последний рабочий день сотруднику выплачивают остатки по заработной плате и компенсацию за неиспользованный отпуск. Срок уплаты НДФЛ — не позже следующего рабочего дня (пункт 2).
Зарплату и компенсацию в первом разделе часто разносят по разным комплектам строк, так как срок уплаты налога с отпускных — не позже последнего дня месяца, в котором они перечислены (пункт 6). Но при увольнении выплачивают именно компенсацию за неиспользованный отпуск, а не отпускные. Это разные типы доходов с отличными сроками уплаты НДФЛ.
Пример. 19.01.2022 г. — последний рабочий день директора ООО «Цветочек». Ему перечисляют остатки по зарплате — 73 000 рублей, и компенсацию за неиспользованный отпуск — 98 000 рублей. В первом разделе обе выплаты отразят одним комплектом строк:
Нулевой 6-НДФЛ
Работодатели могут обойтись нулевым 6-НДФЛ при остановке деятельности и отсутствии выплат физическим лицам. Порядок действий зависит от периода прекращения работы.
- Деятельность приостановили в течение года, в предыдущих периодах производились выплаты вознаграждений. В подобной ситуации нулевого отчёта быть не может, так как второй раздел заполняют накопленным итогом с начала года. Второй раздел заполняют с учётом предыдущих кварталов, а в первом ставят прочерки.
- Деятельность приостановлена с начала года. При отсутствии выплат физлицам и обязательств по уплате НДФЛ данных для заполнения отчёта нет. В письме от 23 марта 2016 года № БС-4-11/4901 Федеральная налоговая служба сообщила, что сдавать отчёт не нужно.
Но практика показывает, что ИФНС не знает об остановке деятельности. И если ранее агент сдавал 6-НДФЛ, налоговики будут ждать сведения и в будущих периодах. Когда они ничего не получат, пришлют требование разъяснить обстоятельства несдачи документа.
Для предотвращения спорных ситуаций организации и предприниматели направляют в налоговую инспекцию уведомление в свободной форме о приостановке деятельности. Тогда претензий не возникнет, а отчёт можно будет не сдавать и в будущих периодах до возобновления деятельности.
Какие нюансы бывают при заполнении
Пошаговая инструкция из Приказа ЕД-7-11/753@ не раскрывает порядок заполнения с декретными пособиями, авансами по гражданско-правовым соглашениям и подарками.
Декретное пособие
Декретное пособие выплачивают по больничному листу, который женщина получает в больнице по достижении 30-недельного срока беременности. Выплата целиком не облагается НДФЛ, поэтому её не отражают в отчёте (пункт 1).
Работодателям в случае родов сотрудницы разрешено оказывать единовременную финансовую поддержку. Выплаты не облагаются НДФЛ, но только в пределах 50 000 рублей (пункт 8).
Пример. 24.01.2022 г. ООО «Цветочек» выплатил сотруднице 98 000 рублей за декретный отпуск по больничному листу. Наравне с этим организация оказала финансовую поддержку — 75 000 рублей. Первая выплата не облагается НДФЛ в полном размере. По второй налог исчислят с превышения ограничения в 50 000 рублей: (75 000 – 50 000) х 13% = 3 250 рублей.
Образец заполнения 6-НДФЛ:
Если вы не знаете, как заполнять и куда сдавать 6-НДФЛ, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Система автоматизирует подготовку отчёта, проверяет достоверность сведений и помогает с электронной отправкой документа в ИФНС. С ней вы сэкономите рабочее время и сократите расходы на зарплате штатного бухгалтера.
Авансы по договору ГПХ
Предоплату по гражданско-правовому договору нередко ставят в один ряд с авансом по трудовому соглашению. Поэтому уплаченный НДФЛ не отражают отдельным комплектом строк в первом разделе, а потом получают штрафы от ФНС за просрочку уплаты налога и недостоверные сведения.
По ГПД дата получения дохода — день фактической выплаты любых средств: аванса или основной части (пункт 1). Срок уплаты НДФЛ — не позже следующего рабочего дня после перечисления вознаграждения.
Пример. 15.01.2022 г. ООО «Цветочек» для реализации проекта привлёк частного специалиста и заключил с ним гражданско-правовой договор. Общая стоимость услуг — 120 000 рублей. Оплату разделили на три части:
- 20.01.2022 — 40 000 рублей;
- 07.02.2022 — 40 000 рублей;
- 21.02.2022 — 40 000 рублей.
Все выплаты в первом разделе 6-НДФЛ отразят разными комплектами строк. А во втором разделе всю выплаченную сумму внесут в строку 113.
Подарок
Работодатели нередко дарят сотрудникам подарки в значимые даты: в день рождения или профессиональные праздники.
Если рыночная стоимость презента не превышает 4 000 рублей, организации и предприниматели не удерживают и не уплачивают НДФЛ. Но когда совокупная стоимость подарков с начала года превышает 4 000 рублей, налог платят по стандартной ставке — 13%. Рассмотрим две возможные ситуации.
Пример. 16.02.2022 г. ООО «Цветочек» подарил бухгалтеру на День рождения путёвку в оздоровительный санаторий за 25 000 рублей. Цена презента больше 4 000 рублей, поэтому с превышения фирма удержит и уплатит НДФЛ: (25 000 – 4 000) х 13% = 2 730 рублей.
Необлагаемую сумму в 4 000 рублей укажут в строке 130 второго раздела.
С дохода в натуральной форме невозможно удержать НДФЛ, поэтому уплату налога перенесут на ближайшую финансовую операцию. 15.03.2022 г. бухгалтер получит зарплату в размере 55 000 рублей, с неё удержат НДФЛ за подарок.
Образец заполнения бланка 6-НДФЛ:
Пример. 21.03.2022 г. ООО «Цветочек» в честь юбилея подарил именные часы бывшему сотруднику, который работал в организации 35 лет. Стоимость презента — 35 000 рублей. С этого подарка фирма удержит: (35 000 – 4 000) х 13% = 4 030 рублей.
Так как с презента удержать НДФЛ невозможно, уплату налога перенесут на ближайшую финансовую операцию. Но специалист вышел на пенсию, выплата зарплаты или премий в будущем не планируется. Налог удержать невозможно, поэтому:
- в строке 170 второго раздел укажут «31000»;
- ФНС и налогоплательщику направят письменное уведомление о невозможности удержать и уплатить налог.
Чтобы правильно заполнить 6-НДФЛ в любой нестандартной ситуации, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он автоматизирует составление документа, указывает на возможные ошибки в сведениях и напоминает о сроках сдачи отчёта в налоговую инспекцию.
Уточнённый расчёт
Для исправления ошибок в исходном 6-НДФЛ фирмы и предприниматели подают «уточнёнку». Порядок устранения зависит от характера неточностей.
- Ошибка в реквизитах на титульном листе. Для исправления подают два документа. Первый — с номером корректировки на титульном листе и неправильными реквизитами в страхового агента. Показатели первого и второго разделов оставляют нулевыми.
Одновременно с первым бланком подают второй — полностью заполненный документ с корректными реквизитами, но без номера корректировки на титульном листе.
- Ошибка в показателях первого или второго разделов. Готовят одну «уточнёнку» с номером корректировки на титульном листе и исправленными сведениями.
Как проверить отчёт на наличие ошибок
Для проверки 6-НДФЛ на ошибки пользуются контрольными соотношениями. Перечень утвержден в письме Федеральной налоговой службы № БС-4-11/3759@ от 23 марта 2021 года.
За ошибки налоговая служба штрафует на 500 рублей за каждый отчёт. Санкций избегают в двух случаях:
- ошибку нашли раньше сотрудников ИФНС и предоставили корректировку;
- налоговая прислала требование исправить неточности, и работодатель подал уточнёнку в течение 5 рабочих дней с момента получения письма.