Чтобы учесть расходы на топливо и расходные материалы транспортных средств при расчёте налогов, требуется документальное подтверждение затрат. Без «первички» налоговая доначислит налог и выпишет штраф. Поэтому многие организации при использовании транспортных средств формируют специальные документы.

В этой статье вы узнаете, как заполнять путевой лист, какие формы разрешено использовать и какая ответственность предусмотрена за нарушение порядка формирования документации.

 

Для чего нужны путевые листы

 

Ключевая задача путевых листов — контроль эксплуатации транспортных средств организации сотрудниками и иными лицами. В частности:

• техническое состояние;
• пройденный путь;
• отработанное водителями время;
• пункты остановки и ожидания;
• потребление горюче-смазочных материалов, запчастей и других расходников.

 

По данным путевых листов руководители и бухгалтеры оценивают производительность сотрудников, начисляют заработную плату и обосновывают сокращение базы налогообложения расходами на топливо, техническое обслуживание и другие операции.

 

В путевых листах фиксируют прохождение медицинского осмотра до и после смены. Тщательный контроль здоровья и состояния работников обеспечивает безопасность дорожного движения и исключает трагические ситуации.

 

Учёт «путёвок» ускоряет внутренние расследования порчи имущества. Зная, кто управлял транспортным средством в крайнюю смену и проводил технический осмотр, проще определить виновных в поломке автомобиля.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinormer, чтобы автоматизировать составление путевых листов. В системе доступны шаблоны документа, отвечающие актуальным законодательным требованиям. С ними вы справитесь без квалифицированного специалиста и сократите административные расходы бизнеса.

 

Кто и в каких случаях должен заполнять путевой лист

 

Путевые листы обязаны формировать индивидуальные предприниматели и организации, перевозящие пассажиров, грузы и багаж (пункт 2). Норма распространяется на любые автомобили — собственные и арендованные.

 

Из обновлённых правил заполнения путевых листов исключили пункт о формировании документа только при транспортировке пассажиров, грузов и багажа. Но нормы ФЗ-259 от 8 ноября 2007 года в редакции 2 июля 2021 года приоритетнее. Поэтому «пустому» корпоративному транспорту разрешено передвигаться без «путёвок». Например, если директор выезжает на встречу. 

 

По собственному желанию предприятиям можно составлять путевые листы в подобных ситуациях, чтобы подтвердить затраты на расходные материалы и рассчитать заработную плату водителя.

 

Формированием документа в организациях и ИП занимаются руководители структурных подразделений, диспетчеры, бухгалтеры, руководители и иные уполномоченные лица. На самих водителей перекладывать обязанность нельзя. Им разрешено только принимать и сдавать «путёвки».

 

Не знаете, каким бланком путевого листа воспользоваться? Buhinformer открывает доступ к десяткам шаблонов, которые составили квалифицированные специалисты с учётом актуальных законодательных требований. Правильно заполненный документ — гарантия отсутствия штрафов и проблем с расчётом зарплаты сотрудников.

 

Порядок заполнения путевого листа

 

Законодательством не установлен унифицированный бланк путевого листа. Организациям и предпринимателям разрешено в учётной политике регистрировать собственные формы. Главное, чтобы они содержали обязательные реквизиты для допуска ТС к эксплуатации и принятия к учёту.

 

Типовые формы утверждены вторым разделом Постановления Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78:

 

 

Многие предприятия формируют собственные формы на основе типовых бланков. В них добавляют необходимые и удаляют ненужные графы для оптимизации трудовых ресурсов ответственных лиц.

 

Водители получают путевые листы под собственную ответственность и оставляют расписку. На следующую смену выдают документ только после сдачи предыдущего бланка.

 

Если на смене автомобилем управляют несколько человек, «путёвку» составляют на каждого. Например, если отправляют грузовой транспорт в дальнюю поездку с двумя шофёрами.

 

Как заполнить путевой лист легкового автомобиля: обязательные и дополнительные реквизиты

 

Юридически значимые «путёвки» включают в себя следующие обязательные реквизиты:

• для допуска к эксплуатации;
• для принятия к учёту.

 

Первая категория должна соответствовать нормам Приказа Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368. К ней относятся:

 

1. Наименование и номер. Указывают порядковый номер документа и категорию транспорта. Например, «Путевой лист грузового автомобиля № 1». В течение года соблюдают последовательность нумерации, а с 1 января начинают новый отсчёт с первого номера.

 

2. Срок действия. Период, в течение которого водителю разрешено использовать транспортное средство. Документ разрешено выписывать на смену (сутки) или несколько дней, если выезжает в рейс. Например, «на 02.06.2022 г.» или «с 02.06.2022 до 04.06.2022 г.».

 

3. Данные о перевозке. Категория задачи и сообщения. Базовые варианты перечислены в статьях 4 и 5. Расширенный перечень (актуальный) — в письме Минтранса РФ от 3 марта 2021 года № ДЗ-468-ПГ.

 

 

4. Сведения о собственнике. Перечень зависит от статуса владельца:

• для юридических лиц — название, организационно-правовая форма, юридический адрес, номер телефона и ОГРН;
• для индивидуальных предпринимателей — ФИО, почтовый адрес, контактный номер телефона, ОГРНИП.

 

5. Данные транспортного средства. Ключевые характеристики, включая время использования:

• категория ТС — легковой, грузовой, автобус, такси и другие;
• марка и модель автомобиля — Mazda 6, BMW 3, Hyundai Solaris и другие;
• марка и модель прицепа при наличии;
• пробег до и после смены;
• дата последнего технического осмотра — например, 02.06.2022 г. в 09:38;
• дата выезда и возвращения автомобиля на стоянку — например, 02.06.2022 г. в 19:35.

 

6. Данные водителя. ФИО шофёра, дата и время прохождения медицинского осмотра до и после смены.

 

Вторая категория обязательных данных — сведения первичного документа, установленные вторым пунктом статьи 9 ФЗ-402 от 6 декабря 2011 года в редакции от 30 декабря 2021 года:

• наименование и дата составления — путевой лист легкового автомобиля № 1 от 02.06.2022 г.;
• название организации или ФИО предпринимателя, который сформировал «путёвку»;
• описание факта хозяйственной жизни;
• стоимостная или натуральная оценка факта хозяйственной жизни с указанием единицы измерения;
• сведения о должностном лице, которое отвечает за сделку, операцию или оформление события;
• подписи должностных лиц, которые ответственны за составление путевого листа.

 

Перечень дополнительных реквизитов произвольный. Организации и предприниматели добавляют графы, которые отвечают особенностям деятельности и упрощают контроль расходных материалов — ГСМ, запчастей, масла и других.

 

Например, в фирме «Адванс» на основе Распоряжения Минтранса России от 14 марта 2008 года № АМ-23-р установлены нормативы расхода топлива для разных категорий ТС. Превышение свидетельствует о превышении скоростного режима и становится основанием для дисциплинарных мер по отношению к водителю.

В дополнительных полях описывают маршруты, экономию топлива и другие данные, но только в рамках текущего законодательства РФ.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinforer, чтобы без ошибок заполнить путевой лист. Пользователям доступны консультации квалифицированных специалистов, которые отвечают на возникшие вопросы и помогают справиться с трудностями. С ними вы избежите крупных штрафов за непреднамеренное нарушение правил.

 

Образец заполнения путевого листа

 

Рассмотрим образец заполнения путевого листа на примере. Зверев Дмитрий Максимович работает водителем в фирме «Электро». 02.06.2022 г. сотруднику поставили задачу — сопроводить директора на несколько встреч. Для выезда Дмитрий Максимович пройдёт медицинский осмотр и получит «путевку».

 

Организация пользуется типовой межотраслевой формой № 3, которая разработана специально для легковых автомобилей.

• В верхней части первого листа — сведения об организации, транспортном средстве, поездке, водителе, прохождении технического и медицинского осмотра. Информацию отразим в порядке, который описан в подразделе «Как заполнить путевой лист легкового автомобиля: обязательные и дополнительные реквизиты».

 

 

• Описание задания для водителя — кто поставил, адрес подачи автомобиля, время выезда из гаража. После смены укажем время возвращения в гараж. Обе графы механик или иное уполномоченное лицо заверяет подписью. Ниже — сведения о простоях, опозданиях, ожидании и т. п. В конце водитель подтвердит достоверность данных своей подписью.
• Механик отразит изначальный пробег автомобиля. Перед выездом он и водитель поставят подписи. Ниже укажем марку топлива и движение горючего: остаток на начало смены, нормативный и фактический расход, экономию или перерасход. По возвращении механик зафиксирует остаток ГСМ и внесёт показания с одометра. Достоверность данных специалист подтверждает подписью.

 

 

• В таблице на второй странице отразим историю передвижения в течение смены — порядковый номер, места отправления и назначения, время выезда и возвращения, протяжённость маршрута. Водитель расписывается в каждой строке.

 

 

• Последний блок — финансовый — заполняет бухгалтер. Специалист определяет количество отработанных часов, пройденный путь и начисляет заработную плату по принятому тарифу. Достоверность данных подтверждает подписью.

 

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinormer, чтобы автоматизировать рутинные учётные операции. Пользователям доступны консультации опытных специалистов, которые помогают в решении сложных вопросов. С ними вы ускорите развитие бизнеса и быстрее достигнете поставленных целей.

 

Правила оформления путевых листов

 

Правила формирования путевого листа утверждены Приказом Минтранса РФ от 11 сентября 2020 года № 368. Нормы актуальны до конца 2026 года.

 

Ключевые требования:

• бланк формируют в бумажном виде, сведения отражают шариковой ручкой с тёмной пастой;
• разрешено исправление ошибок. Неправильный текст зачеркивают тонкой линией, рядом вносят правильную запись. Исправления удостоверяют заверительной подписью;
• бланк подписывают все ответственные лица и ставят печать организации или ИП;
• «путёвку» оформляют до выезда транспортного средства на смену;
• водитель отражает все места прибытия и километраж пути;
• при поломке одометра составляют акт неисправности оборудования. Пробег рассчитывают вручную, а затем формируют бухгалтерскую справку.

 

Обычно путевой лист составляют на смену. Если запланирована дальняя поездка, разрешено указать срок действия на несколько дней, так как в другом городе водитель не сможет оформить «путёвку».

Путевые листы регистрируют в едином журнале, который ведут в бумажном или электронном виде. Во втором случае необходима квалифицированная электронная подпись для заверения сведений. Формат регистра организации и предприниматели выбирают по собственному усмотрению.

 

Штрафы за неправильное оформление путевых листов

 

Заполнение путевого листа обязательно при перевозке пассажиров, грузов и багажа. За отсутствие документа государственные органы выписывают крупные штрафы.

 

За отсутствие «путёвки» сотрудники ДПС оштрафуют:

• на 500 рублей — водителя;
• на 20 000 рублей — должностных лиц;
• на 100 000 рублей — организации и предпринимателей.

 

Санкция за отсутствие отметки о прохождении водителем медицинского осмотра от Министерства транспорта и ГИБДД:

• для водителя — 3 000 рублей;
• для ООО и ИП — 30 000 рублей.

 

За аналогичное нарушение трудовая инспекция штрафует:

• индивидуальных предпринимателей — до 25 000 рублей;
• юридических лиц — до 130 000 рублей.

 

Возможна санкция от Росздравнадзора:

• до 1-1,5 тыс. рублей — для водителя;
• до 50 тыс. рублей — для работодателя.

 

За отсутствие отметки о прохождении технического осмотра перед сменой штрафуют на:

• 3 000 рублей — водителей;
• 5 000 рублей — предпринимателей;
• 30 000 рублей — организации.

 

Ошибки в «путёвке» приводят к разногласиям с налоговой службой. Это приводит к непризнанию затрат на расходники, доначислению налога и штрафу — 20% от неуплаченной суммы.

 

Чтобы избежать многочисленных проблем, заполняйте все путевые листы и проверяйте документы на соблюдение правил. Для этого зарегистрируйтесь в сервисе Buhinformer и воспользуйтесь бесплатной консультацией квалифицированных специалистов.

 

FAQ

 

• Возможно ли перевести путевые листы в электронный формат?

Ответ: В данный момент «путёвки» разрешено формировать только в бумажном виде. Однако, уже проходили эксперименты по цифровизации. До конца 2022 года правительство планирует перейти на электронные бланки.

• Сколько времени нужно хранить путевые листы?

Ответ: Организации и предприниматели обязаны хранить путевые листы и журналы учёта не менее 5 лет с момента составления.