Когда сотрудник принимает решение об уходе из компании, работодатель обязан в последний рабочий день произвести итоговый расчет. Суммы зависят от среднего дохода специалиста и отработанного времени.

В этой статье вы узнаете, как рассчитать компенсацию отпуска, когда работнику положена выплата за неиспользованные дни отдыха, какие налоги уплачивает работодатель и что делать в непонятных ситуациях.

 

В каких случаях полагается компенсация за неиспользованный отпуск

 

За каждый отработанный месяц сотруднику полагается 2,33 дня оплачиваемого отпуска. Если специалист решает уволиться из организации, часто у него остаются неиспользованные дни отдыха. Работодатели обязаны компенсировать их денежной компенсацией, которую выплачивают в последний рабочий день.

 

Это справедливо для всех сотрудников вне зависимости от квалификации и должности. Но есть исключения:

• специалист провел в компании меньше 15 дней и не заработал дни отдыха;
• сотрудник увольняется в отпуске, который использовал на 100%;
• со специалистом сотрудничали на временной основе по гражданско-правовому соглашению.

 

Если организация задерживает перечисление средств, она обязана заплатить сотруднику пеню — не ниже 1/150 ключевой ставки от неуплаченной суммы за каждый день просрочки (статья 236 ТК РФ). Также возможны штрафы:

• ИП — на 1-5 тысяч рублей;
• должностные лица — на 10-20 тысяч рублей;
• организации — на 30-50 тысяч рублей.

 

За повторное нарушение штраф увеличат до:

• 10-30 тысяч рублей — для индивидуальных предпринимателей;
• 20-30 тысяч рублей или дисквалификации на 1-3 года — для должностных лиц;
• 50-100 тысяч рублей — для компаний.

 

Далее подробно рассмотрим, как считается компенсация за неиспользованный отпуск на практических примерах. После вы без труда посчитаете выплату и избежите споров с Государственной инспекцией труда (ГИТ).

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы избежать случайных ошибок и крупных штрафов из-за незнания законов. Пользователям доступны консультации экспертов, которые отвечают на вопросы и помогают разобраться в сложных ситуациях. Это выгоднее штатного юриста, которого многие начинающие предприятия не могут себе позволить из-за ограниченных бюджетов.

 

Порядок расчёта компенсации за неиспользованный отпуск

 

Расчёт компенсации за неиспользованный отпуск — это произведение среднедневного заработка за последний календарный год и количества неиспользованных дней отдыха.

Для правильного расчёта определяют:

• среднедневной заработок;
• количество неиспользованных дней отпуска.

 

Расчёт дней неиспользованного отпуска

 

Дни неиспользованного отпуска рассчитывают по формуле:

 

 

Если специалист отработал 11 месяцев, то по закону имеет право на компенсацию 28 дней отдыха.

 

Сотрудники имеют право на компенсацию отпуска в полном объёме даже при отработке меньше 11 месяцев, если трудовой договор расторгают из-за:

• сокращения штата или численности;
• ликвидации компании или снятия с учёта индивидуального предпринимателя.

 

Если сотрудник отработал меньше 15 дней, месяц не принимают к итоговому расчёту. В противном случае признают полноценным месяцем.

 

Пример. В марте 2023 года Дмитрий использовал все дни ежегодного отпуска. Специалист решил уволиться из компании 1 сентября 2023 года. Он отработал пять полных месяцев, за которые заработал: (28 / 12) х 5 = 11,65 дня отдыха.

 

Дни округляют в пользу сотрудника — в большую сторону. В нашем примере — до 12, но это справедливо и по общим математическим правилам. Даже если бы было 11,1, компания всё равно обязана компенсировать 12 дней. Округление в меньшую сторону признают нарушением прав сотрудника.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать рутинные операции учёта. Система самостоятельно определит количество заработанных дней отпуска и величину компенсации за неиспользованный отпуск. Вы избежите случайных ошибок, которые приводят к претензиям от работников и Государственной инспекции труда.

 

Как посчитать среднедневной доход работника

 

Чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, определяют среднедневной доход сотрудника за последний календарный год по следующей формуле:

СРдн = Дгод / (12 х КДср), где:

• СРдн — среднедневной доход;
• Дгод — сумма дохода, выплаченная работнику за последние 12 месяцев;
• 12 — количество месяцев в году;
• КДср — среднее количество дней в месяце — 29,3.

 

Пример. За год Николай заработал 837 586 рублей. Считаем среднедневной заработок: 837 586 / (12 х 29,3) = 2 382,21 рубля. Это значение используют для определения компенсации за неиспользованный отпуск.

 

Работодателям редко удаётся использовать стандартную формулу, так как немногие специалисты работают без перерывов — например, без больничных. Периоды временной нетрудоспособности учитывают при определении среднедневного заработка.

 

В подобных ситуациях формула выглядит так: СРдн = Дгод / (12 х КДср + Количество календарных дней в неполных месяцах). 

 

Порядок расчёта дней в неполных месяцах: 29,3 / Количество календарных дней х Количество отработанных в месяце дней.

 

Представим, что Николай отработал десять месяцев, а в двух выходит на больничный и был в офисе 19 и 23 дня соответственно. Сперва рассчитаем количество дней в неполных месяцах:

• 29,3 / 30 х 19 = 18,55;
• 29,3 / 31 х 23 = 21,74.

 

Рассчитаем среднедневной заработок: 837 586 / (10 х 29,3 + 18,55 + 21,74) = 2 513,08 рубля.

 

Не знаете, как правильно рассчитать среднедневной заработок сотрудников? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать расчёты и избежать случайных ошибок. Это защитит от споров с сотрудниками, которые часто перетекают в проверки ГИТ и крупные штрафы.

 

Какие доходы учитывать при расчёте компенсации

 

В совокупный доход за 12 месяцев включают:

• зарплату по тарифам, окладам, сдельной системе, в процентах от выручки организации или ИП;
• дополнительные выплаты, связанные с условиями труда и особенностями районов;
• надбавки и премии, в том числе за работу с гостайной;
• авторские вознаграждения;
• премии и прочие выплаты за выполнение трудовых обязанностей.

 

В расчёт не входят социальные выплаты — пособия, материальная помощь, компенсация расходов на питание и т. п.

 

Полный перечень доходов утверждён вторым пунктом постановления Правительства РФ от 24 декабря 2007 года № 922.

 

Налогообложение компенсации

 

Компенсация за неиспользованный отпуск — доход специалиста, поэтому с него удерживают налог на доходы физических лиц и уплачивают страховые взносы.

 

С 2023 года действует система единого налогового платежа, которая изменила сроки выполнения обязательств перед бюджетом. В общем случае НДФЛ перечисляют:

• до 28-го числа — суммы, которые исчислены и удержаны в период с 23-го числа прошлого месяца по 22-е число текущего;
• до последнего рабочего дня в году — суммы, которые исчислены и удержаны в период с 23 по 31 декабря;
• до 28 января — суммы, которые исчислены и удержаны с 1 по 22 января.

 

Страховые взносы уплачивают в стандартные сроки — всю сумму до 28 числа месяца, который следует за отчетным месяцем.

 

НДФЛ исчисляют по стандартному тарифу — 13%. Если доход работника с начала года превысил 5 миллионов рублей, ставку увеличивают до 15%.

 

Страховые взносы считают по единому тарифу — 30%. Субъекты малого и среднего бизнеса пользуются льготной ставкой — 15% с доходов, которые превышают минимальный размер оплаты труда (МРОТ). МРОТ в 2023 году — 16 242 рубля (Федеральный закон от 19 декабря 2022 года № 522-ФЗ).

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы правильно рассчитать НДФЛ и страховые взносы с компенсации за неиспользованный отпуск. Система самостоятельно проверит достоверность данных, заполнит отчёты и напомнит о сроках выполнения обязательства. Вы справитесь без штатного бухгалтера и избежите крупных штрафов.

 

Пример расчёта компенсации за неиспользованный отпуск

 

Морозов Дмитрий Маркович работает в компании «Элнод» с 10.07.2020 года. Специалист решил уволиться 25.08.2023 года. Доход работника за последние 12 месяцев — 754 329 рублей.

 

В 2021 и 2022 годах Дмитрий Маркович использовал ежегодные отпуска в полном объёме, а в 2023 году не уходил на отдых. По графику отпуск должен начаться 1 октября.

 

Определим рабочий стаж в организации «Элнод»:

• с 10.07.2020 г. по 09.07.2021 г. — 12 месяцев;
• с 10.07.2021 г. по 09.07.2022 г. — 12 месяцев;
• с 10.07.2022 г. по 09.07.2023 г. — 12 месяцев;
• с 10.07.2023 г. по 25.08.2023 г. — 2 месяца.

 

За отработанный период Дмитрию Марковичу положено: 38 х 2,33 = 88,54 ~ 89 дней отдыха. Он использовал только 56 дней, поэтому компания при увольнении компенсирует 33 дня.

 

Среднедневной доход: 754 329 / (12 х 29,3) = 2 145,42 рубля.

 

Компенсация: 33 х 2 145,42 = 70 798,86 рубля.

 

Из этой суммы компания удержит НДФЛ: 70 798,86 х 13% = 9 204 рубля. На руки Дмитрий Маркович получит: 70 798,86 – 9 204 = 61 594,86 рубля.

 

Страховые взносы рассчитают в два этапа — по общему и льготному тарифам. Важно помнить, что в последний рабочий день вместе с компенсацией перечисляют задолженность по зарплате. Страховые взносы исчисляют с суммы общего дохода.

 

Представим, что Дмитрию Марковичу вместе с компенсацией выплачивают остатки по ЗП — 31 954 рубля. Тогда страховые взносы исчисляют с: 70 798,86 + 31 954 = 102 752,86 рублей:

• Общий: 16 242 х 30% = 4 872,6 рубля.
• Льготный: (102 752,86 – 16 242) х 15% = 12 976,63 рублей.
• Итого: 4 872,6 + 12 976,63 = 17 849,23 рубля.

 

Чтобы минимизировать вероятность ошибок при расчёте налогов, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Система определит величину обязательствам по доходам сотрудников. Вы потратите несколько минут на формирование отчётов, а остальное время уделите стратегическому развитию предприятия.

 

Особенные ситуации при расчёта компенсации 

 

Иногда при расчёте компенсации учитывают дополнительные нюансы:

1. В большинстве случаев сотрудники получают отдых авансом, который обязаны отработать в течение года.

 

Допустим, рабочий период Игоря Владимировича — с 20.10.2022 г. по 19.10.2023 г. В 2022 году специалист использовал все дни отдыха. В 2023 г. отдохнул 28 дней, а затем решил уволиться с 01.06.2023 г.

 

Игорь Владимирович отработал семь полных месяцев и за это время наработал на: 7 х 2,33 = 16,31 ~ 17 дней. В последний рабочий день из задолженности по зарплате удержат отпускные за 11 дней отпуска, которые специалист не отработал.

 

Есть два нюанса:

• запрещено удерживать из доходов сотрудников более 20% без предварительного согласования — статья 138 ТК РФ. В противном случае возможны претензии, разбирательства и проверки;
• если зарплаты не хватает для полной компенсации расходов, компания и ИП нельзя требовать от сотрудников полного возврата. Он делает это только на добровольной основе — статья 137 ТК РФ.

 

2. При расчёте компенсации не учитывают первые 14 дней отпуска без сохранения зарплаты. Например, если работник отсутствовал 30 дней, в расчёт не включат 16 дней.

 

Также не учитывают периоды, когда:

• специалист отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины;
• работника не допускали к выполнению обязанностей из-за непройденного медосмотра. Если это произошло по вине работодателя, правило не работает;
• сотрудник находится в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 или 3 лет.

 

3. Если специалист отработал меньше 15 дней, рассчитать среднедневной доход невозможно. Если больше, то показатель рассчитывают делением начисленной зарплаты за текущий месяц на среднее количество дней.

 

Среднее количество дней считают в два действия:

• доля отработанных дней к общему числу дней в месяце;
• полученная доля от 29,3.

 

Пример. Дмитрий отработал в компании с 01.08.2023 г. по 23.08.2023 г. За этот период специалисту начислили 34 746 рублей. Работнику начислят 2,33 дня — так как он отработал больше 15 дней, месяц учитывают целиком. Считаем компенсацию:

• Среднее количество дней: 23 / 31 = 74,2% = 74,2% х 29,3 = 21,75.
• Среднедневной доход: 34 746 / 21,75 = 1 597,52 рубля.
• Компенсация: 2,33 х 1 597,52 = 3 722,22 рубля.

 

Если в последний месяц специалист не получал доход, разрешено рассматривать предшествующий период.

 

Начисление компенсации за неиспользованный отпуск — обязательство работодателей. Расчёт осуществляют в последний рабочий день перед увольнением. Величину выплаты определяют по среднедневному заработку и количеству неиспользованных дней отдыха.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать рутинные операции и минимизировать вероятность ошибок в расчётах. Система самостоятельно определит величину обязательств, заполнит отчёты и упростит отправку сведений в государственные органы по телекоммуникационным каналам связи.