СЗВ-М кажется простым отчетом, заполнение и отправка которого занимает 10-15 минут. Но на практике в нем часто допускают ошибки. Подводит невнимательность или несогласованность внутри организации. Поэтому для предпринимателей и компаний предусмотрели дополняющие отчеты.

В этой статье вы узнаете, как корректировать СЗВ-М в зависимости от ситуации, до какого числа подавать исправления и какой штраф грозит за ошибки.

В каких случаях требуется дополняющая форма СЗВ-М

Дополняющая форма СЗВ-М потребуется в нескольких случаях:

• вы обнаружили ошибку в исходном отчете и хотите отправить в ПФР исправленные или недостающие сведения;
• ПФР направила протокол с предупреждением о частичном принятии документа;
• Пенсионный фонд России нашел несоответствие между СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, просит проверить информацию на достоверность и прислать актуальные данные.

Иными словами, дополняющая форма нужна, чтобы:

• дополнить исходный отчет, например, забытым исполнителем, с которым организация сотрудничала по гражданско-правовому договору;
• исправить опечатки в фамилии, имени, отчестве, ИНН или СНИЛС.

Своевременная подача дополняющего документа позволит избежать штрафов, которые для крупной компании могут исчисляться десятками тысяч рублей.

Порядок заполнения дополняющей формы СЗВ-М

Для дополнения исходного отчета воспользуйтесь стандартной формой, утвержденной Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 14 апреля 2021 года № 103п. Порядок заполнения формы описан в Приложении 2.

Общие правила заполнения дополняющей формы:

• шапку — разделы 1 и 2 — оставьте без изменений;
• в разделе 3 укажите тип формы — «доп»;
• в раздел 4 внесите дополнительные или исправленные сведения.

При исправлении ошибок

Рассмотрим исправление ошибок на конкретном примере. Бухгалтер ООО «Цветочек» неверно указал идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) двух сотрудников:

Ошибки допущены в данных первого и четвертого работников. В подобных ситуациях одной дополняющей формы недостаточно. Чтобы Пенсионный фонд России принял исправления, сначала отмените неверную информацию. Поэтому бухгалтер ООО «Цветочек» подает две формы одновременно: отменяющую («отмн») и дополняющую («доп»).

Этап 1. Отменяющая форма.

• Шаг 1. Указываем реквизиты страхователя: организации или индивидуального предпринимателя. В общих случаях они совпадают со сведениями из исходной формы.

• Шаг 2. Отчетный период — номер месяца и год. ООО «Цветочек» направляет данные за август, поэтому бухгалтер пишет «08».

• Шаг 3. Меняем тип формы с исходной («исх») на отменяющую («отмн»).

Шаг 4. В таблицу четвертого раздела вносим сотрудников, по которым отменяем сведения. В случае с ООО «Цветочек» это первый и четвертый работники. Важный момент: указываем данные из исходной формы без исправлений на достоверные.

Образец заполнения:

Этап 2. Дополняющая форма.

Шаг 1. Дублируем первый и второй разделы из исходной формы. Чтобы наверняка избежать ошибок, проверьте реквизиты организации или индивидуального предпринимателя и отчетный период.

Шаг 2. Меняем тип формы с исходной («исх») на дополняющую («доп»).

Шаг 3. В таблицу четвертого раздела вносим исправленные данные по сотрудникам, в сведениях которых ошиблись в исходной форме.

Образец заполнения:

Заполняйте форму СЗВ-М через автоматизированные программы. Они автоматически вносят информацию из базы данных сотрудников. Поэтому вероятность ошибки и временных затрат на исправления сводится к нулю.

Когда нужно добавить сотрудника

Распространенные ситуации, когда ответственные лица забывают указать информацию о некоторых сотрудниках. Это происходит с недавно нанятыми работниками или временными исполнителями, работающими по гражданско-правовому договору.

В подобных ситуациях достаточно подать дополняющую форму. Продолжим рассматривать пример ООО «Цветочек». В исходном отчете СЗВ-М бухгалтер не указал специалистов, которые выполняют для компании временный проект по гражданско-правовому соглашению:

Добавляем «потерянных» сотрудников.

Шаг 1. В первом разделе указываем реквизиты страхователя: регистрационный номер в ПФР, ИНН, КПП и полное или сокращенное наименование.

Шаг 2. Во втором разделе указываем отчетный период — номер месяца и год. ООО «Цветочек» отчитывается за август, поэтому бухгалтер указывает «08».

Шаг 3. Меняем тип формы с исходной («исх») на дополняющую («доп»).

Шаг 4. В четвертом разделе указываем работников, которых не отразили в исходном документе.

Образец заполнения:

Сроки сдачи

Срок сдачи дополняющего отчета зависит от того, кто выявил ошибку: работодатель или Пенсионный фонд России.

В первом случае подайте дополняющую форму до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Если выявили ошибки после 15 числа, сразу отправьте исправленные данные. ПФР не всегда имеет актуальную информацию, особенно по договорам гражданско-правового характера.

Во втором случае у организаций и индивидуальных предпринимателей есть 5 рабочих дней (пункт 38) для отправки недостающих данных или исправления ошибок. ПФР считает сроки по-разному:

• если уведомление направили заказным письмом, днем получения считается шестой день после даты отправки;
• если уведомление направили электронно, днем получения считается момент ознакомления с информацией.

Иногда вместо уведомления Пенсионный фонд России направляет протокол проверки СЗВ-М. Судебная практика — Постановление АС Северо-Западного округа от 23.04.2020 № Ф07-4647/2020 по делу № А42-9736/2019 — показывает юридическую равнозначность документов.

Не откладывайте исправление ошибок на последний день. Если документ придет не вовремя из-за системного сбоя, вас посчитают виновным и обяжут выплатить штраф. О размерах последнего поговорим далее.

В каких случаях будет штраф за дополняющую СЗВ-М

Штраф за дополняющую СЗВ-М возможен, если:

• вы нарушили общий срок предоставления отчета (до 15 числа каждого месяца);
• вы нарушили срок дополнения или исправления данных после получения уведомления из ПФР.

Пример 1. Бухгалтер ООО «Цветочек» направил СЗВ-М 14 сентября, а дополняющий отчет со сведениями о 4 работниках — 16 сентября. Срок сдачи отчета нарушен, компании выписали штраф: по 500 рублей за каждого сотрудника — 2 000 рублей (статья 17).

Поэтому отправляйте отчет заранее. Тогда останется время для повторной проверки и подачи исправлений.

Пример 2. Бухгалтер ООО «Бородино» 13 сентября направил СЗВ-М в Пенсионный фонд России. 18 сентября компания получила уведомление с требованием исправить неправильные ИНН по трем сотрудникам. 20 сентября бухгалтер отправил отменяющую и дополняющую формы. Так как срок соблюден, организация избежала штрафа.

Попробуйте обжаловать решение ПФР о назначении штрафа. Суд часто учитывает смягчающие обстоятельства: первое нарушение, технические сбои системы, отсутствие злого умысла и негативных последствий для государства.