Отчёт по форме СЗВ-М основан на персональных данных сотрудников компании, но что делать, если работник решил сменить фамилию? В статье расскажем о том, как сдавать СЗВ-М при смене фамилии сотрудника, как исправить такие данные и когда сдавать отчёт.
Порядок сдачи отчёта СЗВ-М после смены фамилии работника
СЗВ-М – обязательная форма отчёта в ПФР, содержащая персональные данные сотрудника: ФИО, СНИЛС и ИНН. Если пенсионный и налоговый код человек получает один раз и на всю жизнь, то фамилию можно сменить.
Чтобы избежать штрафов со стороны контролирующих органов, сведения в СЗВ-М и в базе ПФР должны совпадать. Поэтому если данные о смене фамилии сотрудника не внесены в базу ПФР, то СЗВ-М следует сдавать с прежней фамилией.
Данные в базе фонда может актуализировать как сам сотрудник, так и работодатель. Четких сроков уведомления ПФР о смене персональных данных нет. Поэтому если сомневаетесь, рекомендуем подать заявление об уточнении данных сотрудников по форме АДВ-2 (утв. Постановлением Правления ПФР от 27.09.2019 №485п). Также работодатель может запросить у самого сотрудника обновленное свидетельство в виде электронного документа или распечатки (с 2019 года пластиковые карточки СНИЛС не выдаются).
Отметим, что согласно статьи 9 закона №27-ФЗ работник обязан своевременно уведомлять работодателя о смене сведений, содержащихся в СНИЛС для передачи данных в ПФР.
Сроки сдачи СЗВ-М после смены фамилии сотрудника
Обновление персональных данных сотрудника никак не отражается на сроках сдачи СЗВ-М. Бухгалтер в любом случае должен предоставить отчёт в ПФР не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным периодом (или не позднее следующего рабочего дня, если 15-е – праздничный или выходной день).
В случае просрочки страхователю грозит штраф в размере 500 рублей за каждого не включенного в отчёт сотрудника или за сдачу сведений с ошибкой. Несовпадение фамилии в отчёте с текущими данными базы ПФР также чревато этими же санкциями.
Как внести изменения в СЗВ-М после смены фамилии сотрудником
Рассмотрим на примере. Сотрудница компании вышла замуж, сменила фамилию и подала заявление на изменение СНИЛС 11-го числа. Напомним, что крайний срок сдачи СЗВ-М – 15-е число. На дату сдачи отчёта персональные данные сотрудницы уже изменятся, прежний СНИЛС станет недействительным, а новый не успеют подготовить.
1. Рекомендуем не включать данные сотрудницы, сменившей фамилию, в исходный СЗВ-М, а после получения нового СНИЛС подать в ПФР дополняющую корректировку СЗВ-М с измененными сведениями. Также можно сопроводить отчёт пояснениями о том, что подать сведения о сотруднице ранее не получилось, так как сроки оформления СНИЛС и сдачи отчётности совпадали.
2. Если данные старого (недействительного) СНИЛС были включены в исходный СЗВ-М, после получения данных нового СНИЛС нужно отправить в ПФР две корректировки:
- Отменяющую («отмн») данные сотрудницы в исходном отчёте;
- Дополняющую («доп») – с новыми данными СНИЛС.
Если сомневаетесь в правильности заполнения отчётности, то воспользуйтесь сервисом онлайн-бухгалтерии от Buhinformer. Здесь вы найдете бланки для любого случая – всего более 5 тысяч актуальных форм отчётности с функцией автозаполнения. Все бланки проверены экспертами и отвечают актуальным требованиям законодательства.