Отчетность СЗВ-СТАЖ отражает информацию о страховом стаже работников и влияет на начисление будущей пенсии, поэтому ошибок в сведениях лучше не допускать. Однако есть порядок, по которому исправить недочеты и заменить некорректные сведения верными. В материале разберемся в том, как поступить в случае ошибок, как внести изменения по одному сотруднику и какие формы для этого нужно заполнять.
В каких случаях нужно сдавать корректировку СЗВ-СТАЖ по одному сотруднику
Иногда работодатель или бухгалтерия самостоятельно выявляют ошибки в прошлой отчетности. В законе нет условий по срокам, в которые нужно исправить недочеты, так что лучше сделать это как можно скорее — до того, как их обнаружат в ПФР.
Если же Пенсионный фонд России все же выявит их при проверке, он отправит работодателю протокол, в котором укажет специальный код, определяющий характер этой ошибки. От него и зависят дальнейшие действия.
Так, если в протоколе значится код «50», то ошибки в документах серьезные, и отчетность не примут. Работодателю придется переделывать формы с нуля по всем работникам и подавать с типом «исходная».
Если вы получили протокол с кодом «10» или «20», это значит, что Фонд нашел незначительные недочеты и принял отчет. В такой ситуации что-то корректировать и переделывать не нужно.
А если пришел код «30» или «40», значит, ошибки более серьезные. Отчет ПФР примет частично, но потребует исправить неточности и предоставить корректные данные по некоторым лицам. Сделать это нужно в течение 5 рабочих дней с того дня, как работодатель получит уведомление.
Вне зависимости от того, кто заметил ошибку, порядок ее исправления зависит от ситуации. Рассмотрим самые частые ошибки и определим, какие формы нужны в разных случаях.
Как заполнять дополняющую форму СЗВ-СТАЖ
Если данные в исходной отчетности не совпали с данными на лицевом счете работника в Фонде (например, неправильно указали СНИЛС, опечатались в ФИО), нужно подать дополняющую форму. Заполняют ее так:
- в типе документа нужно отметить «Дополняющая»;
- заполнить 1 и 2 разделы,
- указать сотрудника, чьи данные требуют коррективов;
- отразить верные сведения.
Например, компания «Рассвет» отправила отчетность в ПФР, где заметили ошибку в СНИЛС одной сотрудницы. Получив протокол с кодом «30», бухгалтер составил дополняющий отчет на работницу и указал в нем корректный номер страхового свидетельства:
Как правильно заполнить отменяющую форму СЗВ-СТАЖ
Существуют случаи, когда в отчет попадают неактуальные данные о тех или иных работниках. Чаще всего такую ошибку допускают, когда случайно вносят в документ уволившегося сотрудника или дублируют информацию по одному работнику. В таких случаях требуется отменяющая форма.
Ее оформляют в бланке СЗВ-КОРР так:
- В графе тип документа нужно указать два периода времени: первый — год, в котором вы подаете документ, второй — год, за который исправляете информацию.
- Раздел со сведениями о страхователе нужно заполнить полностью, причем два раза для каждого периода. Даже если данные не менялись.
- В графе «тип сведений» указывают «отмн».
- В сведениях о сотруднике нужно указать ФИО и СНИЛС работника, чьи данные нужно исключить.
- Заполняют только те графы, в которых содержится неактуальная информация — так же, как было в исходном отчете.
Так вы укажете, какие данные по конкретному сотруднику нужно отменить.
Форма по типу «отмн» также используется для исправления ошибок в графах 8-14. Например, если:
- забыли заполнить строку «Дополнительные сведения» по какому-то сотруднику (например, отпуск по беременности и родам, уход за детьми, дополнительные выходные и т.д.);
- не отметили информацию в графе «Территориальные условия» у работника, который может выйти на досрочную пенсию;
- неправильно указали информацию в столбце «Особые условия труда» или совсем забыли ее указать;
- неправильно отразили условия для досрочного назначения пенсии;
- поставили неверные коды в графах 10 и 11 для исчисления страхового стажа и т.п.
В подобных случаях исправлять ошибки нужно в два этапа. Сначала заполняют отменяющую форму: указывают сотрудника с некорректными данными и отражают информацию, которую внесли неправильно (точно так же, как в исходном отчете). А затем дополняющую: с верными сведениями, которыми нужно заменить указанные в отменяющем документе.
Для примера представим, что та же компания «Рассвет» случайно указала в отчетном периоде за 2020 год уволившегося сотрудника. Отменяющий документ необходимо заполнить так:
Как делать корректировку СЗВ-СТАЖ
Бывает так, что в сданном отчете неправильно указали периоды работы, информацию по выплатам, доходе, иным вознаграждениям, а также другие сведения в графах 3-6. Здесь потребуется форма по типу «корр». В ней заполняют:
- данные о работодателе;
- два отчетных периода, как и в случае с отменяющей формой,
- тип документа «корр»;
- данные о работнике, чьи сведения нужно скорректировать;
- те разделы, в которых нужно исправить информацию.
Так сведения, которые вы указываете в СЗВ-КОРР, заменят данные в предыдущих ошибочных отчетах.
Для примера возьмем все ту же компанию «Рассвет», которая в этот раз неправильно указала период работы одной сотрудницы. Теперь корректирующий документ заполняем так:
Штраф за корректировку СЗВ-СТАЖ
Если предоставить неверную информацию даже по одному сотруднику, придется нести ответственность в виде штрафа, размер которого указан в 17 статье Федерального закона №27-ФЗ — 500 рублей за каждого сотрудника, в чьих данных ошиблись.
Кроме того, ПФР может назначить административный штраф на должностных лиц организаций — от 300 до 500 рублей согласно статье 15.33.2 КоАП РФ.
Решить проблему и избежать ответственности можно, если:
- заметить ошибку самостоятельно и исправить ее до того, как недочет обнаружат в Пенсионном фонде;
- получить уведомление от ПФР и внести корректировки до окончания пятидневного срока.
Но учтите, что в том же Законе №27-ФЗ предусмотрена ответственность за нарушение порядка передачи отчетности в размере 1000 рублей. Выбрать формат подачи документов (бумажный или электронный) могут только те компании и предприниматели, у которых числится до 24 официальных работников включительно. Если сотрудников 25 и больше — доступен исключительно электронный вариант.
Чтобы минимизировать риск и получить запас времени на возможные корректировки, лучше подавать отчетность заранее. А чтобы исключить ошибки, рекомендуем подключиться к сервису «Buhonformer». Система работает в автономном режиме, помнит о сроках подачи документов и формирует их самостоятельно. Кроме того, она автоматически рассчитывает налоги и дает доступ к бесплатным консультациям экспертов на случай, если у вас возникнут вопросы.
Если вы хотите быть уверенным в том, что учет ведется бесперебойно и корректно, можно делегировать его нашей команде. Специалисты «Buhonformer» регулярно подтверждают свою квалификацию и хорошо разбираются в тонкостях законодательства. Они следят за актуальными изменениями и своевременно применяют новшества в учете. Это позволит вам не думать о документах и налогах и заниматься только важными задачами. Кроме того, вы ничем не рискуете — мы застраховали нашу ответственность и отвечаем за результат лично.