Отчетность СЗВ-СТАЖ отражает информацию о страховом стаже работников и влияет на начисление будущей пенсии, поэтому ошибок в сведениях лучше не допускать. Однако есть порядок, по которому исправить недочеты и заменить некорректные сведения верными. В материале разберемся в том, как поступить в случае ошибок, как внести изменения по одному сотруднику и какие формы для этого нужно заполнять. 

В каких случаях нужно сдавать корректировку СЗВ-СТАЖ по одному сотруднику

Иногда работодатель или бухгалтерия самостоятельно выявляют ошибки в прошлой отчетности. В законе нет условий по срокам, в которые нужно исправить недочеты, так что лучше сделать это как можно скорее — до того, как их обнаружат в ПФР. 

Если же Пенсионный фонд России все же выявит их при проверке, он отправит работодателю протокол, в котором укажет специальный код, определяющий характер этой ошибки. От него и зависят дальнейшие действия.

Так, если в протоколе значится код «50», то ошибки в документах серьезные, и отчетность не примут. Работодателю придется переделывать формы с нуля по всем работникам и подавать с типом «исходная». 

Если вы получили протокол с кодом «10» или «20», это значит, что Фонд нашел незначительные недочеты и принял отчет. В такой ситуации что-то корректировать и переделывать не нужно.

А если пришел код «30» или «40», значит, ошибки более серьезные. Отчет ПФР примет частично, но потребует исправить неточности и предоставить корректные данные по некоторым лицам. Сделать это нужно в течение 5 рабочих дней с того дня, как работодатель получит уведомление. 

Вне зависимости от того, кто заметил ошибку, порядок ее исправления зависит от ситуации. Рассмотрим самые частые ошибки и определим, какие формы нужны в разных случаях. 

Как заполнять дополняющую форму СЗВ-СТАЖ

Если данные в исходной отчетности не совпали с данными на лицевом счете работника в Фонде (например, неправильно указали СНИЛС, опечатались в ФИО), нужно подать дополняющую форму. Заполняют ее так:

• в типе документа нужно отметить «Дополняющая»; 
• заполнить 1 и 2 разделы,
• указать сотрудника, чьи данные требуют коррективов; 
• отразить верные сведения. 

Например, компания «Рассвет» отправила отчетность в ПФР, где заметили ошибку в СНИЛС одной сотрудницы. Получив протокол с кодом «30», бухгалтер составил дополняющий отчет на работницу и указал в нем корректный номер страхового свидетельства:   

Как правильно заполнить отменяющую форму СЗВ-СТАЖ

Существуют случаи, когда в отчет попадают неактуальные данные о тех или иных работниках. Чаще всего такую ошибку допускают, когда случайно вносят в документ уволившегося сотрудника или дублируют информацию по одному работнику. В таких случаях требуется отменяющая форма. 

Ее оформляют в бланке СЗВ-КОРР так: 

1. В графе тип документа нужно указать два периода времени: первый — год, в котором вы подаете документ, второй — год, за который исправляете информацию.
2. Раздел со сведениями о страхователе нужно заполнить полностью, причем два раза для каждого периода. Даже если данные не менялись. 
3. В графе «тип сведений» указывают «отмн». 
4. В сведениях о сотруднике нужно указать ФИО и СНИЛС работника, чьи данные нужно исключить. 
5. Заполняют только те графы, в которых содержится неактуальная информация — так же, как было в исходном отчете.

Так вы укажете, какие данные по конкретному сотруднику нужно отменить. 

Форма по типу «отмн» также используется для исправления ошибок в графах 8-14. Например, если:  

• забыли заполнить строку «Дополнительные сведения» по какому-то сотруднику (например, отпуск по беременности и родам, уход за детьми, дополнительные выходные и т.д.);
• не отметили информацию в графе «Территориальные условия» у работника, который может выйти на досрочную пенсию;
• неправильно указали информацию в столбце «Особые условия труда» или совсем забыли ее указать;
• неправильно отразили условия для досрочного назначения пенсии; 
• поставили неверные коды в графах 10 и 11 для исчисления страхового стажа и т.п.

В подобных случаях исправлять ошибки нужно в два этапа. Сначала заполняют отменяющую форму: указывают сотрудника с некорректными данными и отражают информацию, которую внесли неправильно (точно так же, как в исходном отчете). А затем дополняющую: с верными сведениями, которыми нужно заменить указанные в отменяющем документе. 

Для примера представим, что та же компания «Рассвет» случайно указала в отчетном периоде за 2020 год уволившегося сотрудника. Отменяющий документ необходимо заполнить так: 

Как делать корректировку СЗВ-СТАЖ 

Бывает так, что в сданном отчете неправильно указали периоды работы, информацию по выплатам, доходе, иным вознаграждениям, а также другие сведения в графах 3-6. Здесь потребуется форма по типу «корр». В ней заполняют:

• данные о работодателе;
• два отчетных периода, как и в случае с отменяющей формой,
• тип документа «корр»; 
• данные о работнике, чьи сведения нужно скорректировать; 
• те разделы, в которых нужно исправить информацию.

Так сведения, которые вы указываете в СЗВ-КОРР, заменят данные в предыдущих ошибочных отчетах.

Для примера возьмем все ту же компанию «Рассвет», которая в этот раз неправильно указала период работы одной сотрудницы. Теперь корректирующий документ заполняем так:    

Штраф за корректировку СЗВ-СТАЖ

Если предоставить неверную информацию даже по одному сотруднику, придется нести ответственность в виде штрафа, размер которого указан в 17 статье Федерального закона №27-ФЗ — 500 рублей за каждого сотрудника, в чьих данных ошиблись. 

Кроме того, ПФР может назначить административный штраф на должностных лиц организаций — от 300 до 500 рублей согласно  статье 15.33.2 КоАП РФ. 

Решить проблему и избежать ответственности можно, если:

• заметить ошибку самостоятельно и исправить ее до того, как недочет обнаружат в Пенсионном фонде; 
• получить уведомление от ПФР и внести корректировки до окончания пятидневного срока. 

Но учтите, что в том же Законе №27-ФЗ предусмотрена ответственность за нарушение порядка передачи отчетности в размере 1000 рублей. Выбрать формат подачи документов (бумажный или электронный) могут только те компании и предприниматели, у которых числится до 24 официальных работников включительно. Если сотрудников 25 и больше — доступен исключительно электронный вариант. 

Чтобы минимизировать риск и получить запас времени на возможные корректировки, лучше подавать отчетность заранее. А чтобы исключить ошибки, рекомендуем подключиться к сервису «Buhonformer». Система работает в автономном режиме, помнит о сроках подачи документов и формирует их самостоятельно. Кроме того, она автоматически рассчитывает налоги и дает доступ к бесплатным консультациям экспертов на случай, если у вас возникнут вопросы. 

Если вы хотите быть уверенным в том, что учет ведется бесперебойно и корректно, можно делегировать его нашей команде. Специалисты «Buhonformer» регулярно подтверждают свою квалификацию и хорошо разбираются в тонкостях законодательства. Они следят за актуальными изменениями и своевременно применяют новшества в учете. Это позволит вам не думать о документах и налогах и заниматься только важными задачами. Кроме того, вы ничем не рискуете — мы застраховали нашу ответственность и отвечаем за результат лично.