График отпусков — это очерёдность оплачиваемого отдыха работников. Каждый работник ещё до начала года должен знать, в какой период предстоит прервать выполнение трудовых функций. Поэтому организации и предприниматели заранее составляют план отпусков с учётом актуальных законодательных норм.

В этой статье вы узнаете, когда утверждается график отпусков на очередной год, по какой форме и в каком порядке составляют план и какая ответственность предусмотрена за нарушение правил для должностных лиц, ИП и компаний.

 

Кто должен составлять график

 

График отпусков обязаны составлять все организации и предприниматели, у которых есть официально трудоустроенные работники. Исключение — микробизнес, которому разрешено полностью или частично отказаться от формирования локальных актов.

 

Микропредприятия — это ООО и ИП, у которых среднесписочная численность работников или годовая выручка не превышают 15 человек и 120 миллионов рублей.

 

Тогда график отпусков заменяют отдельным пунктом трудового договора, если он составлен по типовой форме, которая утверждена Постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 года № 858.

 

Какие задачи решает график отпусков

 

Документ решает несколько задач:

1. Напоминает кадровой службе сроки уведомления сотрудников о предстоящем отпуске. Это делают в письменной форме не менее чем за две недели до начала отдыха (абзац 3).
2. Исключает накопление неиспользованного отпуска. Кадровики видят, кто обязан воспользоваться отдыхом в предстоящем году. Предприятиям запрещено не отпускать работников в отпуск в течение двух лет подряд (абзац 4).
3. Напоминает бухгалтерии о своевременном расчёте и выплате отпускных. Компании обязаны выплатить средства как минимум за три дня до начала отдыха (абзац 9).
4. Обеспечивает бесперебойное функционирование бизнеса. Планирование отпусков позволяет избежать ситуаций, когда сотрудники с похожими функциями отсутствуют на рабочих местах. Например, одновременный отдых всех бухгалтеров затруднит работу фирмы.

 

Если затрудняетесь с разработкой графика отпусков, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Пользователям доступны консультации квалифицированных специалистов, которые помогают разбираться в сложных ситуациях и избегать крупных штрафов от трудовой инспекции.

 

Особенности формирования графика отпусков

 

При создании графика отпусков учитывают продолжительность основного ежегодного отдыха для разных категорий специалистов:

 

 

Составление графика отпусков включает в себя ряд особенностей:

1. В план вносят новичков, даже если они ещё не отработали шесть месяцев. Их право на отдых должно быть зафиксировано графиком с момента, когда они отработают минимальный период для отпуска.
2. При расчёте количества отпускных дней не учитывают нерабочие и праздничные дни — они не признаны днями отдыха (статья 112 ТК РФ). Например, если сотрудник оформил отпуск на 14 дней и в периоде два праздничных дня, он должен вернуться к работе через 16 дней.
3. В график вносят всех сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры. Даже если, например, известно, что работник уволится в январе. В план не включают специалистов, которые работают с ООО или ИП по гражданско-правовому соглашению.
4. В графике отражают декретниц и работников на удалёнке. Разрешено не учитывать сотрудников, которые будут отсутствовать на рабочем месте весь год из-за отпуска по уходу за ребёнком.
5. В план включают основной и дополнительный отдых, а также неиспользованный отпуск за текущий или предыдущие периоды. В графике не учитывают отпуск без сохранения заработной платы и учебный отпуск. 

 

При разработке плана учитывают специалистов, которым разрешено отдыхать в любое удобное время:

 

• Сотрудники, которым разрешен отдых до отработки шести месяцев с момента заключения трудового договора (статья 122 ТК РФ):
  • женщины — до или после отпуска по беременности и родам;
  • несовершеннолетние специалисты;
  • граждане, которые усыновили ребенка в возрасте до трёх месяцев.

• Совместители. Прерывают выполнение трудовых функций в момент отпуска на основном месте работы. Если с момента трудоустройства прошло меньше шести месяцев, отдых предоставляют авансом.
• Работники, у которых три и более ребёнка младше 12 лет. Возраст детей учитывают на момент составления графика, а не выхода специалиста в отпуск.
• Доноры, родители детей-инвалидов в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих (если им предоставили отпуск в летний период), инвалиды и ветераны боевых действий.

 

Чтобы не запутаться в нюансах оформления графика отпусков, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Задайте вопросы опытным специалистам, чтобы избежать ошибок. Это позволит сохранить хорошие отношения с кадрами и сэкономить на штрафах государственных органов.

 

Сроки формирования и утверждения графика отпусков

 

График отпусков утверждается работодателем не позднее чем за две недели до конца текущего года — до 17 декабря включительно. Если срок выпадает на выходной, праздничный или нерабочий день, он автоматически переносится на ближайший рабочий день.

 

В 2022 году 17 декабря — суббота. Организации и предприниматели обязаны утвердить график отпусков до 19.12.2022 г. включительно.

 

Чтобы уложиться в сроки, опытные кадровики приступают к формированию плана в конце ноября или начале декабря текущего года в зависимости от масштабов организации.

 

Фирмы и предприниматели, зарегистрированные в течение года, не освобождены от обязанности составлять график отпусков. Документ формируют с момента начала деятельности и дополняют по мере найма новых сотрудников.

 

Как правильно составить график отпусков

 

Порядок формирования графика отпусков разрешено фиксировать во внутренних регламентах организации. В частности, назначать ответственных лиц за создание плана:

• График создает кадровая служба. Копии документа отправляют руководителям подразделений для планирования рабочего процесса. Актуально для небольших организаций, в которых численность штата не превышает 100 человек.
• Сперва руководители подразделений составляют планы по отделам. Их отправляют в кадровую службу, где создают единый график для всей компании. Целесообразно для компаний с сотнями и тысячами работников для снижения нагрузки на кадровую службу.

 

Большинство предприятий составляют график отпусков по форме Т-7, которая утверждена Постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года № 1. Применение бланка необязательно, работодателям разрешено утвердить собственные локальные акты. Документ хранят три года, после утилизируют или отправляют в архив.

 

Не знаете, как составить график отпусков? Делегируйте задачу Buhinformer. Аутсорсинг — это возможность избежать крупных штрафов и сократить расходы на штатных специалистов. Сэкономленные деньги ускорят развитие бизнеса и покрытие смежных рынков.

 

Виды отпусков в графике

 

В график отпусков включают:

• Основной ежегодный отдых. Для обычных работников — 28 дней. У некоторых категорий период больше. Например, несовершеннолетние специалисты отдыхают 31 день.
• Дополнительный. Зависит от условий труда, стажа и иных факторов. Например, работникам вредных и опасных производств добавляют от 7 дней отдыха в зависимости от результатов специальной оценки условий труда, отраслевых соглашений, коллективных договоров или локальных нормативных актов.

 

В план включают неиспользованный отдых за предыдущие периоды. Необязательно соблюдать последовательность. Например, сначала можно предоставить отдых за предстоящий год, а затем назначить дни с прошлого и позапрошлого годов, и наоборот.

 

Порядок оформления

 

Порядок оформления графика делят на три этапа:

 

• Уточните пожелания сотрудников. Работодатели не обязаны учитывать планы работников о периоде отдыха. Но добросовестные компании интересуются пожеланиями персонала для поддержания благоприятной корпоративной атмосферы. Рассматривая предпочтения, в первую очередь учитывают льготных специалистов.

 

В небольших фирмах или у индивидуальных предпринимателей кадровик рассылает сотрудникам запросы о пожеланиях по электронной почте. В крупных компаниях эту задачу делегируют руководителям отделов.

 

• Сформируйте и проверьте предварительный график. Большинство работников хотят отдыхать летом. Но угодить всем без ущерба интересам и стабильности организации невозможно.

 

Поэтому сначала составляют предварительные планы, чтобы сотрудники договорились между собой о периодах отдыха. Иногда удаётся найти компромиссы, например, разделив отпуск на части. Но с учётом, что одна из частей должна быть не меньше 14 дней.

 

После корректировки руководители подразделений возвращают графики кадровой службе. Они проверяют изменения на соответствие законодательным нормам.

 

• Создайте и согласуйте итоговый план. До утверждения график отпусков — это проект. Проверенный кадровиками документ направляют профсоюзу (при наличии) на согласование. На это отводится пять рабочих дней. Если в намеченный период вторая сторона не даёт мотивированного ответа, работодателю разрешено утвердить график без согласования.

 

Развивайте бизнес с Buhinformer, чтобы избежать ошибок и трудностей и документацией или расчётом налогов. Система автоматизирует рутинные операции по налоговому и бухгалтерскому учёту. Вы сократите затраты на зарплату штатных специалистов, а сэкономленные деньги потратите на развитие предприятия.

 

Заполнение формы № Т-7

 

Форму Т-7 или иной бланк, утверждённый в организации, заполняют сотрудники кадровой службы. В малом бизнесе обязанность часто лежит на руководителе или бухгалтере.

 

Рассмотрим на примере, как составляется график отпусков по Трудовому кодексу. В фирме «Адванс» трудоустроены четыре человека, включая директора. График отпусков разрабатывает бухгалтер, так как в организации нет кадровика. 

 

На общем собрании команда согласовала следующие периоды:

 

Сотрудник	Период	Количество дней
Горбунова Ангелина Ивановна	09.01.2023 – 22.01.2023	14
	19.06.2023 – 27.06.2023	9
	11.12.2023 – 15.12.2023	5
Колесов Виктор Захарович	01.07.2023 – 28.07.2023	28
Семёнов Сергей Богданович	11.03.2023 – 24.03.2023	14
	12.08.2023 – 25.08.2023	14
Кузнецова Александра Владиславовна	02.09.2023 – 29.09.2023	28

 

Пошаговая инструкция по заполнению формы Т-7:

 

1. В верхней части укажите полное и сокращённое наименование работодателя и код по ОКПО. В строке ниже — сведения об утверждении документа профсоюзом. Если его нет, отразите в строке соответствующую информацию. Блок «Утверждаю» заполняет руководитель после утверждения плана.

 

2. Укажите номер графика в соответствии с принятой в компании последовательностью локальных нормативных документов, дату утверждения и год, на который составлен план.

 

3. Перенести в таблицу утверждённый план — по строке на каждого сотрудника:

• Наименование структурного подразделения.
• Должность по штатному расписанию.
• Фамилия, имя и отчество по паспорту или иному документу, удостоверяющему личность. Данные должны совпадать с трудовым договором.
• Табельный номер.
• Количество календарных дней отпуска для каждого отрезка.
• Запланированная дата начала отдыха. Ранее в графике указывали только месяц, но многие эксперты и государственные органы считают такой вариант неправомерным.

 

4. Укажите должность сотрудника, который отвечает за создание графика. Он подтверждает достоверность плана личной подписью и указывает расшифровку. Если график составляет директор, нижнюю строку разрешено удалить. Руководитель визирует документ в блоке «Утверждаю» после согласования плана.

 

Изначально в таблице формы Т-7 заполняют шесть граф. Седьмую заполняют в течение года, когда сотрудники фактически уходят на отдых. Даты разрешено отмечать шариковой ручкой.

 

В восьмом и девятом столбце отражают перенос даты начала отдыха. Например, если сотрудник-льготник подал заявление о начале отпуске в другой день. Обязательно указывают документ-основание, который подтверждает правомерность отклонения от первоначального плана.

 

Есть вопросы или трудности с графиком отпусков? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer! Пользователям доступны консультации квалифицированных бухгалтеров, кадровиков и других специалистов. Они помогут решить проблемы и уточнят нормативные нюансы.

 

Образец графика отпусков

 

После согласования плана руководитель заверяет данные личной подписью. Образец заполнения документа:

 

 

Если в организации используют собственную форму графика без блока с утверждением документа директором, для регистрации плана выпускают отдельный приказ. Аналогично поступают при корректировке исходного графика в течение года.

 

Приказ составляют в свободной форме. В документе указывают, что директор утверждает график отпусков и назначает ответственное лицо за исполнение плана:

 

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы получить доступ к десяткам шаблонов документов на все случаи бизнес-жизни. Бланки составлены квалифицированными специалистами, которые регулярно обновляют их по актуальным законодательным нормам.

 

Порядок утверждения графика отпусков

 

Утверждение графика отпусков состоит из нескольких этапов:

 

1. Согласованный с профсоюзом (при наличии) план передают руководителю на подпись. Он ставит отметку в правом блоке перед таблицей с расписанием отдыха сотрудников.
2. Документ возвращают в кадровую службу на хранение. Копии рассылают руководителям отделов, чтобы они спланировали деятельность персонала с учётом временного отсутствия некоторых сотрудников.
3. Работников информируют об утверждении графика отпусков. Получение информации подтверждают подписью сотрудников одним из нескольких способов:

• график дополняют списком персонала, каждый специалист в строке со своей фамилией ставит подпись и дату ознакомления;
• в таблицу формы Т-7 добавляют 11 графу для подписей сотрудников;
• работники подтверждают получение информации в отдельном журнале ознакомления с локальными актами организации.

 

Если работник отказывается ставить подпись, ответственное лицо составляет акт донесения информации в присутствии минимум двух свидетелей.

 

Внесение изменений в график отпусков

 

После утверждения графика корректировать даты начала отпуска нельзя. Для этого в форму Т-7 добавлены графы 8 и 9. В них указывают документ-основание изменения дня начала отдыха и новую дату. К изменению плана прибегают, если:

• из-за сложностей в производственном процессе сотрудника невозможно отпустить на отдых в ранее установленный день;
• сотрудник, у которого есть право уходить на отдых в удобное время, подал заявление на выход в отпуск раньше установленного срока;
• работник выбыл на длительный период и не нуждается в отдыхе в ранее установленный период;
• и другие ситуации.

 

В десятой графе указывают примечание — причину изменения даты начала отдыха.

 

Если в течение года организацию пополняют новые сотрудники, разрешено дополнить исходный график. Чаще организации и предприниматели составляют новый документ, в котором указывают период отдыха пришедшего работника. Он становится дополнением генерального плана, который утвердили в прошлом году.

 

Столкнулись со сложностями при составлении графика отпусков? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы получить доступ к консультациям опытных специалистов. Квалифицированные кадровики помогут решить проблемы и ответят на интересующие вопросы.

 

Штраф за отсутствие графика отпусков

 

Нарушение сроков утверждения или полное отсутствие графика отпусков — это нарушение трудового права. За это штрафуют (статья 5.27 КоАП РФ):

• должностных лиц и предпринимателей — на 1-5 тысяч рублей;
• организации — на 30-50 тысяч рублей.

 

FAQ

 

• Кто может утвердить график отпусков, если директор находится в отпуске?

Ответ: Если директор или иной руководящий орган отсутствует на момент утверждения графика отпусков, это делает лицо, которое временно замещает его.

• Что нужно для утверждения собственной формы графика отпусков?

Ответ: После составления документа директор обязан выпустить приказ с информацией об утверждении нового бланка. Разработанную форму делают приложением приказа.