График отпусков — это очерёдность оплачиваемого отдыха работников. Каждый работник ещё до начала года должен знать, в какой период предстоит прервать выполнение трудовых функций. Поэтому организации и предприниматели заранее составляют план отпусков с учётом актуальных законодательных норм.
В этой статье вы узнаете, когда утверждается график отпусков на очередной год, по какой форме и в каком порядке составляют план и какая ответственность предусмотрена за нарушение правил для должностных лиц, ИП и компаний.
Кто должен составлять график
График отпусков обязаны составлять все организации и предприниматели, у которых есть официально трудоустроенные работники. Исключение — микробизнес, которому разрешено полностью или частично отказаться от формирования локальных актов.
Микропредприятия — это ООО и ИП, у которых среднесписочная численность работников или годовая выручка не превышают 15 человек и 120 миллионов рублей.
Тогда график отпусков заменяют отдельным пунктом трудового договора, если он составлен по типовой форме, которая утверждена Постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 года № 858.
Какие задачи решает график отпусков
Документ решает несколько задач:
- Напоминает кадровой службе сроки уведомления сотрудников о предстоящем отпуске. Это делают в письменной форме не менее чем за две недели до начала отдыха (абзац 3).
- Исключает накопление неиспользованного отпуска. Кадровики видят, кто обязан воспользоваться отдыхом в предстоящем году. Предприятиям запрещено не отпускать работников в отпуск в течение двух лет подряд (абзац 4).
- Напоминает бухгалтерии о своевременном расчёте и выплате отпускных. Компании обязаны выплатить средства как минимум за три дня до начала отдыха (абзац 9).
- Обеспечивает бесперебойное функционирование бизнеса. Планирование отпусков позволяет избежать ситуаций, когда сотрудники с похожими функциями отсутствуют на рабочих местах. Например, одновременный отдых всех бухгалтеров затруднит работу фирмы.
Если затрудняетесь с разработкой графика отпусков, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Пользователям доступны консультации квалифицированных специалистов, которые помогают разбираться в сложных ситуациях и избегать крупных штрафов от трудовой инспекции.
Особенности формирования графика отпусков
При создании графика отпусков учитывают продолжительность основного ежегодного отдыха для разных категорий специалистов:
Составление графика отпусков включает в себя ряд особенностей:
- В план вносят новичков, даже если они ещё не отработали шесть месяцев. Их право на отдых должно быть зафиксировано графиком с момента, когда они отработают минимальный период для отпуска.
- При расчёте количества отпускных дней не учитывают нерабочие и праздничные дни — они не признаны днями отдыха (статья 112 ТК РФ). Например, если сотрудник оформил отпуск на 14 дней и в периоде два праздничных дня, он должен вернуться к работе через 16 дней.
- В график вносят всех сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры. Даже если, например, известно, что работник уволится в январе. В план не включают специалистов, которые работают с ООО или ИП по гражданско-правовому соглашению.
- В графике отражают декретниц и работников на удалёнке. Разрешено не учитывать сотрудников, которые будут отсутствовать на рабочем месте весь год из-за отпуска по уходу за ребёнком.
- В план включают основной и дополнительный отдых, а также неиспользованный отпуск за текущий или предыдущие периоды. В графике не учитывают отпуск без сохранения заработной платы и учебный отпуск.
При разработке плана учитывают специалистов, которым разрешено отдыхать в любое удобное время:
- Сотрудники, которым разрешен отдых до отработки шести месяцев с момента заключения трудового договора (статья 122 ТК РФ):
- женщины — до или после отпуска по беременности и родам;
- несовершеннолетние специалисты;
- граждане, которые усыновили ребенка в возрасте до трёх месяцев.
- Совместители. Прерывают выполнение трудовых функций в момент отпуска на основном месте работы. Если с момента трудоустройства прошло меньше шести месяцев, отдых предоставляют авансом.
- Работники, у которых три и более ребёнка младше 12 лет. Возраст детей учитывают на момент составления графика, а не выхода специалиста в отпуск.
- Доноры, родители детей-инвалидов в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих (если им предоставили отпуск в летний период), инвалиды и ветераны боевых действий.
Чтобы не запутаться в нюансах оформления графика отпусков, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Задайте вопросы опытным специалистам, чтобы избежать ошибок. Это позволит сохранить хорошие отношения с кадрами и сэкономить на штрафах государственных органов.
Сроки формирования и утверждения графика отпусков
График отпусков утверждается работодателем не позднее чем за две недели до конца текущего года — до 17 декабря включительно. Если срок выпадает на выходной, праздничный или нерабочий день, он автоматически переносится на ближайший рабочий день.
В 2022 году 17 декабря — суббота. Организации и предприниматели обязаны утвердить график отпусков до 19.12.2022 г. включительно.
Чтобы уложиться в сроки, опытные кадровики приступают к формированию плана в конце ноября или начале декабря текущего года в зависимости от масштабов организации.
Фирмы и предприниматели, зарегистрированные в течение года, не освобождены от обязанности составлять график отпусков. Документ формируют с момента начала деятельности и дополняют по мере найма новых сотрудников.
Как правильно составить график отпусков
Порядок формирования графика отпусков разрешено фиксировать во внутренних регламентах организации. В частности, назначать ответственных лиц за создание плана:
- График создает кадровая служба. Копии документа отправляют руководителям подразделений для планирования рабочего процесса. Актуально для небольших организаций, в которых численность штата не превышает 100 человек.
- Сперва руководители подразделений составляют планы по отделам. Их отправляют в кадровую службу, где создают единый график для всей компании. Целесообразно для компаний с сотнями и тысячами работников для снижения нагрузки на кадровую службу.
Большинство предприятий составляют график отпусков по форме Т-7, которая утверждена Постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года № 1. Применение бланка необязательно, работодателям разрешено утвердить собственные локальные акты. Документ хранят три года, после утилизируют или отправляют в архив.
Не знаете, как составить график отпусков? Делегируйте задачу Buhinformer. Аутсорсинг — это возможность избежать крупных штрафов и сократить расходы на штатных специалистов. Сэкономленные деньги ускорят развитие бизнеса и покрытие смежных рынков.
Виды отпусков в графике
В график отпусков включают:
- Основной ежегодный отдых. Для обычных работников — 28 дней. У некоторых категорий период больше. Например, несовершеннолетние специалисты отдыхают 31 день.
- Дополнительный. Зависит от условий труда, стажа и иных факторов. Например, работникам вредных и опасных производств добавляют от 7 дней отдыха в зависимости от результатов специальной оценки условий труда, отраслевых соглашений, коллективных договоров или локальных нормативных актов.
В план включают неиспользованный отдых за предыдущие периоды. Необязательно соблюдать последовательность. Например, сначала можно предоставить отдых за предстоящий год, а затем назначить дни с прошлого и позапрошлого годов, и наоборот.
Порядок оформления
Порядок оформления графика делят на три этапа:
- Уточните пожелания сотрудников. Работодатели не обязаны учитывать планы работников о периоде отдыха. Но добросовестные компании интересуются пожеланиями персонала для поддержания благоприятной корпоративной атмосферы. Рассматривая предпочтения, в первую очередь учитывают льготных специалистов.
В небольших фирмах или у индивидуальных предпринимателей кадровик рассылает сотрудникам запросы о пожеланиях по электронной почте. В крупных компаниях эту задачу делегируют руководителям отделов.
- Сформируйте и проверьте предварительный график. Большинство работников хотят отдыхать летом. Но угодить всем без ущерба интересам и стабильности организации невозможно.
Поэтому сначала составляют предварительные планы, чтобы сотрудники договорились между собой о периодах отдыха. Иногда удаётся найти компромиссы, например, разделив отпуск на части. Но с учётом, что одна из частей должна быть не меньше 14 дней.
После корректировки руководители подразделений возвращают графики кадровой службе. Они проверяют изменения на соответствие законодательным нормам.
- Создайте и согласуйте итоговый план. До утверждения график отпусков — это проект. Проверенный кадровиками документ направляют профсоюзу (при наличии) на согласование. На это отводится пять рабочих дней. Если в намеченный период вторая сторона не даёт мотивированного ответа, работодателю разрешено утвердить график без согласования.
Развивайте бизнес с Buhinformer, чтобы избежать ошибок и трудностей и документацией или расчётом налогов. Система автоматизирует рутинные операции по налоговому и бухгалтерскому учёту. Вы сократите затраты на зарплату штатных специалистов, а сэкономленные деньги потратите на развитие предприятия.
Заполнение формы № Т-7
Форму Т-7 или иной бланк, утверждённый в организации, заполняют сотрудники кадровой службы. В малом бизнесе обязанность часто лежит на руководителе или бухгалтере.
Рассмотрим на примере, как составляется график отпусков по Трудовому кодексу. В фирме «Адванс» трудоустроены четыре человека, включая директора. График отпусков разрабатывает бухгалтер, так как в организации нет кадровика.
На общем собрании команда согласовала следующие периоды:
Сотрудник | Период | Количество дней |
Горбунова Ангелина Ивановна | 09.01.2023 – 22.01.2023 | 14 |
19.06.2023 – 27.06.2023 | 9 | |
11.12.2023 – 15.12.2023 | 5 | |
Колесов Виктор Захарович | 01.07.2023 – 28.07.2023 | 28 |
Семёнов Сергей Богданович | 11.03.2023 – 24.03.2023 | 14 |
12.08.2023 – 25.08.2023 | 14 | |
Кузнецова Александра Владиславовна | 02.09.2023 – 29.09.2023 | 28 |
Пошаговая инструкция по заполнению формы Т-7:
1. В верхней части укажите полное и сокращённое наименование работодателя и код по ОКПО. В строке ниже — сведения об утверждении документа профсоюзом. Если его нет, отразите в строке соответствующую информацию. Блок «Утверждаю» заполняет руководитель после утверждения плана.
2. Укажите номер графика в соответствии с принятой в компании последовательностью локальных нормативных документов, дату утверждения и год, на который составлен план.
3. Перенести в таблицу утверждённый план — по строке на каждого сотрудника:
- Наименование структурного подразделения.
- Должность по штатному расписанию.
- Фамилия, имя и отчество по паспорту или иному документу, удостоверяющему личность. Данные должны совпадать с трудовым договором.
- Табельный номер.
- Количество календарных дней отпуска для каждого отрезка.
- Запланированная дата начала отдыха. Ранее в графике указывали только месяц, но многие эксперты и государственные органы считают такой вариант неправомерным.
4. Укажите должность сотрудника, который отвечает за создание графика. Он подтверждает достоверность плана личной подписью и указывает расшифровку. Если график составляет директор, нижнюю строку разрешено удалить. Руководитель визирует документ в блоке «Утверждаю» после согласования плана.
Изначально в таблице формы Т-7 заполняют шесть граф. Седьмую заполняют в течение года, когда сотрудники фактически уходят на отдых. Даты разрешено отмечать шариковой ручкой.
В восьмом и девятом столбце отражают перенос даты начала отдыха. Например, если сотрудник-льготник подал заявление о начале отпуске в другой день. Обязательно указывают документ-основание, который подтверждает правомерность отклонения от первоначального плана.
Есть вопросы или трудности с графиком отпусков? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer! Пользователям доступны консультации квалифицированных бухгалтеров, кадровиков и других специалистов. Они помогут решить проблемы и уточнят нормативные нюансы.
Образец графика отпусков
После согласования плана руководитель заверяет данные личной подписью. Образец заполнения документа:
Если в организации используют собственную форму графика без блока с утверждением документа директором, для регистрации плана выпускают отдельный приказ. Аналогично поступают при корректировке исходного графика в течение года.
Приказ составляют в свободной форме. В документе указывают, что директор утверждает график отпусков и назначает ответственное лицо за исполнение плана:
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы получить доступ к десяткам шаблонов документов на все случаи бизнес-жизни. Бланки составлены квалифицированными специалистами, которые регулярно обновляют их по актуальным законодательным нормам.
Порядок утверждения графика отпусков
Утверждение графика отпусков состоит из нескольких этапов:
- Согласованный с профсоюзом (при наличии) план передают руководителю на подпись. Он ставит отметку в правом блоке перед таблицей с расписанием отдыха сотрудников.
- Документ возвращают в кадровую службу на хранение. Копии рассылают руководителям отделов, чтобы они спланировали деятельность персонала с учётом временного отсутствия некоторых сотрудников.
- Работников информируют об утверждении графика отпусков. Получение информации подтверждают подписью сотрудников одним из нескольких способов:
- график дополняют списком персонала, каждый специалист в строке со своей фамилией ставит подпись и дату ознакомления;
- в таблицу формы Т-7 добавляют 11 графу для подписей сотрудников;
- работники подтверждают получение информации в отдельном журнале ознакомления с локальными актами организации.
Если работник отказывается ставить подпись, ответственное лицо составляет акт донесения информации в присутствии минимум двух свидетелей.
Внесение изменений в график отпусков
После утверждения графика корректировать даты начала отпуска нельзя. Для этого в форму Т-7 добавлены графы 8 и 9. В них указывают документ-основание изменения дня начала отдыха и новую дату. К изменению плана прибегают, если:
- из-за сложностей в производственном процессе сотрудника невозможно отпустить на отдых в ранее установленный день;
- сотрудник, у которого есть право уходить на отдых в удобное время, подал заявление на выход в отпуск раньше установленного срока;
- работник выбыл на длительный период и не нуждается в отдыхе в ранее установленный период;
- и другие ситуации.
В десятой графе указывают примечание — причину изменения даты начала отдыха.
Если в течение года организацию пополняют новые сотрудники, разрешено дополнить исходный график. Чаще организации и предприниматели составляют новый документ, в котором указывают период отдыха пришедшего работника. Он становится дополнением генерального плана, который утвердили в прошлом году.
Столкнулись со сложностями при составлении графика отпусков? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы получить доступ к консультациям опытных специалистов. Квалифицированные кадровики помогут решить проблемы и ответят на интересующие вопросы.
Штраф за отсутствие графика отпусков
Нарушение сроков утверждения или полное отсутствие графика отпусков — это нарушение трудового права. За это штрафуют (статья 5.27 КоАП РФ):
- должностных лиц и предпринимателей — на 1-5 тысяч рублей;
- организации — на 30-50 тысяч рублей.
FAQ
- Кто может утвердить график отпусков, если директор находится в отпуске?
Ответ: Если директор или иной руководящий орган отсутствует на момент утверждения графика отпусков, это делает лицо, которое временно замещает его.
- Что нужно для утверждения собственной формы графика отпусков?
Ответ: После составления документа директор обязан выпустить приказ с информацией об утверждении нового бланка. Разработанную форму делают приложением приказа.