Технические ошибки или изменившиеся обстоятельства могут привести к переплате по НДФЛ. Для работодателя не последуют негативные последствия, если знать порядок действий в различных ситуациях.

В этой статье вы узнаете, как и когда отразить переплату по налогу на доходы физических лиц в 6-НДФЛ.

Переплата по НДФЛ: как отразить в 6-НДФЛ

Переплата возникает, если:

• налог на доходы физических лиц посчитали по неправильной ставке. НДФЛ исчислили по тарифу 15%, а совокупный доход сотрудника накопленным итогом с начала года не превысил 5 миллионов рублей;
• работник с опозданием передал подтверждение права на вычет. НДФЛ удержали с совокупного вознаграждения;
• неправильно рассчитали пособие по больничному листу. Если организация или предприниматель превысили сумму выплаты, Фонд социального страхования не примет к зачёту излишек;
• отпускные выплатили авансом и сотрудник написал заявление об увольнении.

Причин образования переплаты множество. Но условно их можно разделить на две категории: удержали лишнее с дохода работника или переплатили за счёт собственных средств. Во всех случаях налогоплательщики руководствуются нормами статьи 231 НК РФ.

Переплата с доходов сотрудника

Если «лишку» удержали с зарплаты, премии или иной выплаты, работника уведомляют об этом в письменной форме в течение 10 дней. В ответ сотрудник подаёт заявление на зачёт излишне удержанной суммы в счёт следующих выплат или на возврат средств.

На уведомление организации или предпринимателя физическому лицу даётся 3 года. Если выбран вариант с возвратом, работодатель обязан перечислить средства по указанным реквизитам в течение трёх месяцев с момента получения заявления.

Возврат разрешён только безналичным способом. Без указанных реквизитов банковского счёта ООО и ИП имеют право зачесть переплату в счёт будущих перечислений.

Налоговая служба может самостоятельно вернуть деньги физлицу по месту жительства, если:

• он не является резидентом или только получил статус;
• сотрудник уволился, в результате чего лишился налогового агента.

Если у работодателя нет возможности вернуть средства, нужно сообщить об этом в течение 10 дней с момента получения заявления от сотрудника. Уведомление дополняют выпиской из регистра налогового учёта и документом, который подтверждает излишне удержанные и уплаченные суммы налога.

Переплата за счёт работодателя

Если работодатель из доходов работников удержал верную сумму НДФЛ, но переплатил в бюджет по собственной ошибке, излишки запрещено учитывать в следующих периодах. Налог на доходы физических лиц уплачивают только с выплат сотрудникам. Личные средства организации или предпринимателя использовать нельзя.

Работодатели подают в налоговую инспекцию по месту регистрации заявление в свободной форме о:

• возврате излишне уплаченных средств;
• зачёте излишне уплаченных средств в пользу задолженностей или будущих платежей по налогам соответствующих видов.

В декларации 6-НДФЛ излишне уплаченные суммы показывают по:

• строкам 032 — возвращённые в отчётном периоде излишне удержанные суммы сотруднику;
• строке 180 — сумма излишне удержанного налога;
• строке 190 — сумма налога, которую агент вернул в отчётном периоде.

Чтобы быстро и без ошибок заполнить 6-НДФЛ, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. В нём учтены все частные ситуации, поэтому вероятность ошибок сведена к минимуму.

Образец заполнения отчёта

Рассмотрим порядок заполнения 6-НДФЛ при переплатах на конкретных примерах.

Пример 1. В 4 квартале организация выплатила работникам 375 000 рублей и удержала налог: 375 000 х 13% = 48 750 рублей. Бухгалтер ошибся при формировании платёжного поручения, и работодатель уплатил в бюджет 78 750 рублей.

Так как организация переплатила из собственных средств, 6-НДФЛ заполняют в стандартном порядке. В строке 020 первого раздела указывают фактически удержанную сумму налога. Аналогичные данные отражают в строках 140 и 160 второго раздела.

Образец заполнения 6-НДФЛ:

Пример 2. В 4 квартале работодатель выплатил сотрудникам 240 000 рублей. При расчёте НДФЛ по одному работнику бухгалтер допустил ошибку и удержал на 8 000 рублей больше. Сотрудник согласился принять сумму в зачёт на следующие периоды.

Во втором разделе 6-НДФЛ в строке 180 бухгалтер отразит сумму излишне удержанного налога. Но в строке 140 укажет НДФЛ, исчисленный с суммы выплат, а в строке 160 — сумму фактически удержанного налога.

Пример заполнения 6-НДФЛ:

Пример 3. В 4 квартале 2021 года организация выплатила работникам 720 000 рублей. При расчёте НДФЛ для одного из них допустили ошибку и удержали лишние 12 000 рублей. Специалиста уведомили об этом в установленном порядке, после чего он написал заявление о возврате излишне удержанного НДФЛ.

В этой ситуации бухгалтер в строках 030-032 первого раздела отразит возврат излишне удержанного налога. Аналогичные данные укажет в строке 190 второго раздела, а в строке 180 — сумму излишне удержанного НДФЛ.

Образец заполнения 6-НДФЛ:

Хотите исключить ошибки в 6-НДФЛ и других отчётах? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Автоматизированная система ускорит расчёт налогов и проверит достоверность указанных сведений. С ней вы справитесь с формированием документов без помощи квалифицированного бухгалтера.