Если работник уходит в длительный отпуск по уходу за ребёнком, его не исключают из отчёта СЗВ-СТАЖ. Трудовые отношения продолжаются, сотрудник числится в компании и получает пособие до 1,5 лет.

В этой статье вы узнаете, как правильно отразить специалиста в отчёте во время отпуска по уходу за ребёнком, на что обратить внимание и какие сроки сдачи формы действуют в 2021 году.

Какой код указывать в СЗВ-СТАЖ во время отпуска по уходу за ребёнком до 3 лет

Когда работник уходит в отпуск по уходу за ребёнком, его всё равно отражают в СЗВ-СТАЖ. Трудовой договор действует, а потому сотрудник числится в компании или у индивидуального предпринимателя.

Период отсутствия матери или отца на рабочем месте обозначают специальным кодом в зависимости от возраста ребёнка:

• «ДЕТИ» — до 1,5 лет;
• «ДЛДЕТИ» — от 1,5 до 3 лет.

Есть ещё один код — «ДЕТИПРЛ». Его указывают, если в отпуск уходит бабушка, дедушка, другой родственник или опекун. Порядок заполнения стандартный: период вносят в графы 6 и 7, а код — в 11.

Если забудете обозначить отпуск по уходу за ребёнком, подайте в Пенсионный фонд «дополняющий» отчёт. Сделайте это сразу после обнаружения ошибки или в течение 5 рабочих дней с момента получения уведомления от ПФР.

Чтобы исключить неточности или недостоверные сведения в СЗВ-СТАЖ, воспользуйтесь сервисом «Моё дело». Он автоматизирует заполнение формы, проверяет данные и указывает на возможные ошибки. С ним подготовка документов занимает несколько минут, даже если вы не знаете правила оформления.

Образец заполненного отчёта

Актуальная форма СЗВ-СТАЖ утверждена Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 6 декабря 2018 года № 507п в редакции от 2 сентября 2020 года. Перед формированием отчёта проверьте актуальность. ПФР не принимает старые бланки.

Рассмотрим заполнение СЗВ-СТАЖ на примерах. Начнём с простой и распространённой ситуации: программист ООО «Цветочек» весь года провела в отпуске по уходу за ребёнком до 1,5 лет.

Порядок заполнения:

1. В первом разделе указываем реквизиты страхователя: регистрационный номер в ПФР, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и код причины постановки на учёт (КПП). Ниже заполняем строку с кратким наименованием ИП или ООО, а справа отмечаем тип сведений — «исходная».

2. Во втором разделе указываем отчётный период — 2021. Напомним, СЗВ-СТАЖ сдают по итогам года до 1 марта.

3. В третий раздел вносим информацию по трудовому стажу работника за последний год. Рассмотрим заполнение по графам:

• 1: порядковый номер;
• 2-4: фамилия, имя и отчество застрахованного лица (сотрудника);
• 5: СНИЛС (зелёная карточка или уведомление о регистрации в системе страхования);
• 6-7: период действия трудового договора;
• 8-10: пропускаем;
• 11: указываем код «ДЕТИ», так как сотрудница ухаживает за новорождённым ребёнком;
• 12-14: пропускаем.

4. Четвёртый и пятый разделы оставляем пустыми: их заполняют при выходе работника на пенсию.

5. Ставим подпись должностного лица, указываем ФИО и дату подачи документа.

Образец заполнения:

Рассмотрим пример, когда сын сотрудницы ООО «Цветочек» достиг полуторагодовалого возраста, а она осталась в отпуске по уходу за ребёнком до 3-х лет. Напомним, в этом случае код «ДЕТИ» сменяется на «ДЛДЕТИ». 

Порядок заполнения ничем не отличается от предыдущего примера, за исключением периодов. В отчёте укажем две строки с разными периодами и кодами:

• с 01.01.2021 по 24.06.2021 с кодом «ДЕТИ»;
• с 25.06.2021 по 31.12.2021 с кодом «ДЛДЕТИ».

Образец заполнения:

Следующий пример — в ООО «Цветочек» трудоустроены муж и жена. С начала года Чередниченко Дарья Алексеевна отсутствовала по уходу за ребёнком до 1,5 лет. В июле руководитель попросил временно выйти на работу, чтобы закрыть срочный проект. На это время уйти в отпуск предложили мужу — Чередниченко Дмитрию Николаевичу. 

Тогда в СЗВ-СТАЖ по каждому работнику заполним по три строчки с разными периодами и кодами. Для мужа:

• с 01.01.2021 по 12.07.2021;
• с 13.07.2021 по 25.09.2021 с кодом «ДЕТИ»;
• с 26.09.2021 по 31.12.2021.

Для жены:

• с 01.01.2021 по 12.07.2021 с кодом «ДЕТИ»;
• с 13.07.2021 по 25.09.2021;
• с 26.09.2021 по 31.12.2021 с кодом «ДЕТИ».

Образец заполнения:

Внимательно проверяйте периоды, чтобы потом не тратить время на подготовку и подачу корректировок. Или воспользуйтесь сервисом «Моё дело», который автоматически сформирует отчёт, проверит достоверность сведений и электронно отправит документ в ПФР.

Сроки сдачи отчёта СЗВ-СТАЖ

СЗВ-СТАЖ сдают до 1 марта года, следующего за отчётным. За нарушение срока Пенсионный фонд России штрафует организации и индивидуальных предпринимателей на 500 рублей за каждого сотрудника (статья 17). Если у вас трудоустроено 10 человек, в бюджет заплатите 5 000 рублей.

Должностное лицо, ответственное за подготовку отчетности, оштрафуют на 300-500 рублей (статья 15.33.2 КоАП РФ). Индивидуальным предпринимателям этот штраф не грозит во избежание двойной ответственности.

Если ошибётесь, ПФР пришлёт уведомление с требованием дополнить или исправить сведения. На это даётся 5 рабочих дней. За нарушение срока штраф аналогичный.

Не откладывайте сдачу СЗВ-СТАЖ на 27-28 февраля. Если из-за системного сбоя отчёт дойдёт до ПФР только 2-3 марта, вас признают виновным в нарушении срока. Придётся потратить рабочее время, чтобы доказать в суде свою невиновность.

Воспользуйтесь сервисом по сдаче отчетности от Buhinformer, чтобы своевременно и без ошибок сдавать СЗВ-СТАЖ. Сервис напомнит о необходимости предоставления отчёта и автоматически заполнит документ. Вам останется проверить данные и подтвердить отправку.