Электронные трудовые книжки — это шаг в сторону полной цифровизации важных данных. В 2020 году Пенсионный фонд России инициировал массовый переход на ЭТК, но даже сегодня предприятия сталкиваются с трудностями и спорными ситуациями.

В этой статье вы узнаете, как работодателю вести электронные трудовые книжки, передавать сведения о трудовом стаже в ПФР и где сотрудникам получать подтверждение своего профессионализма.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это сведения о трудовом стаже специалиста. Раньше у работников были бумажные документы с историей о трудовой карьере, а теперь они хранятся в цифровом реестре Пенсионного фонда России.

Переход на ЭТК начался в 2020 году. Тогда работники решали: оставить всё по-старому или попробовать новый формат. В первом случае сотрудники сообщали о желании продолжить ведение ТК в бумажном виде, а во втором подавали заявление о переходе на ЭТК. Порядок оформления электронной трудовой книжки устанавливал Федеральный закон от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ.

Если специалист оставлял бумажный документ, на работодателя ложилась дополнительная ответственность. Он продолжал вести бумажную трудовую и подавал сведения для формирования электронного реестра. 

С 2021 года для профессионалов, которые начинают карьеру, сразу заводят ЭТК — бумажные трудовые книжки канули в лету.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать заполнение отчётов о сотрудниках. Система проверит достоверность данных, укажет на возможные ошибки и упростит электронную подачу документов. Вы избежите крупных штрафов и быстрее достигнете стратегических целей.

Плюсы электронных трудовых книжек

С появлением электронных трудовых книжек у компаний и предпринимателей уменьшается нагрузка из-за снижения объёма бумажных документов. Отдельный шкаф для хранения ТК уменьшается — очень актуально для организаций, в которых работает 10-20 и более сотрудников.

Главное преимущество — сохранность данных. Если на предприятии произойдёт чрезвычайная ситуация — пожар или потоп, не придется тратить время на восстановление трудовых книжек. Все данные хранятся в защищённой базе данных ПФР и минимально подвержены уничтожению.

Конечно, по некоторым сотрудникам пока сохраняется обязанность вести бумажный документ, при этом подавая данные в электронный реестр ПФР. В скором времени это изменится, и формат взаимодействия станет полностью цифровым.

ЭТК удобнее и для работников. Они больше не переживают об утере и восстановлении трудовой книжки. А ещё можно быстро получить сведения о трудовом стаже на Госуслугах, в МФЦ или территориальном отделении ПФР.

Не знаете, как вести трудовую книжку в электронном виде и заполнить отчёт СЗВ-ТД? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать формирование документации. Система минимизирует вероятность ошибок в документах, а вы сэкономите на штрафах от Пенсионного фонда РФ.

Что делать с бумажными трудовыми

В 2020 году некоторые специалисты отказались переходить на ЭТК и сохранили бумажные трудовые книжки. Работодателям нельзя отказываться от ведения старых документов. При этом всю информацию по кадровым мероприятиям дублируют в электронном виде.

От бумажных документов пока не отказались полностью, потому что они хранят информацию о трудовом стаже до 2020 года. Эти данные нужны специалистам для трудоустройства на новом месте. 

Если сотрудник перешёл на электронную трудовую книжку, ему рекомендуют обратиться в ПФР для цифровизации старых данных. Ведомство переносит сведения в реестр, и тогда надобность в бумажном документе отпадает.

Порядок взаимодействия с новыми сотрудниками, которые приходят из других организаций, зависит от выбора работника. Если он перешел на ЭТК, фирма не запрашивает на хранение бумажный документ, а продолжает вести электронный. Если он не перешёл, организация ведёт сразу два документа: бумажный и электронный. 

Для уточнения актуального статуса проверяют бумажную трудовую книжку. Если в ней стоит отметка о закрытии, специалист перешел на ЭТК.

Как оформить электронную трудовую книжку

Для оформления электронной трудовой книжки специалистам, которые только начинают карьеру, не нужно заполнять специальные документы и заявления. Реестр автоматически формируется с трудоустройства и сдачи первого СЗВ-ТД с данными о кадровом мероприятии. С этого момента считают, что работник получил ЭТК.

Раньше при переводе, увольнении, смене квалификации или другого карьерного события работодатель отражал сведения в бумажном документе. Теперь для этого формируют СЗВ-ТД и направляют в Пенсионный фонд России. Ведомство самостоятельно формирует реестр, больше никаких обязанностей для организаций и предпринимателей не предусмотрено.

Специальный учёт электронных трудовых книжек в виде отдельного журнала или реестра не требуется.

У работодателей часто возникают сложности с формированием СЗВ-ТД, поэтому далее мы кратко рассмотрим порядок заполнения документа.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы избежать санкций от ПФР из-за ошибок в СЗВ-ТД. Система автоматизирует формирование отчёта и другие рутинные операции учёта. Многие задачи перестанут быть сложными, и вы перестанете тратить деньги на услуги стороннего бухгалтера. Сэкономленные средства ускорят развитие бизнеса и достижение стратегических целей.

Как передавать сведения в ПФР 

Актуальная форма СЗВ-ТД утверждена Постановлением ПФ РФ от 25 декабря 2019 года № 730п в редакции от 27 октября 2020 года. 

Отчёт сдают по каждому кадровому мероприятию — по приёму, увольнению, переводу и других. В документе указывают:

• сведения о работодателе — наименование, ИНН, регистрационный номер в ПФР;
• данные сотрудника — ФИО, дату рождения и СНИЛС;
• описание кадрового мероприятия с кодом функции, наименованием должности по штатному расписанию, номером и датой приказа. Для увольнения указывают причину с ссылкой на положение в Трудовом кодексе РФ.

Отражённые в СЗВ-ТД сведения личной подписью и КЭП заверяет руководитель или иное лицо, у которого на это есть полномочия.

При передаче данных в Пенсионный фонд России учитывают ряд нюансов:

1. Срок предоставления отчёта зависит от характера мероприятия. При приёме и увольнении СЗВ-ТД сдают не позже следующего рабочего дня, в остальных случаях — до 15 числа следующего месяца.

За нарушение сроков на 300-500 рублей штрафуют должностных лиц. Наказание не распространяется на индивидуальных предпринимателей, а за первое нарушение чаще выносят предупреждение.

Действует стандартное правило о переносе сроков: если крайний день выпадает на выходной или праздник, он переносится на ближайший рабочий день.

2. Способ предоставления сведений зависит от масштабов организации. Если среднесписочная численность работников превышает 10 человек, СЗВ-ТД разрешено сдавать только в электронном виде. В остальных случаях — на усмотрение организации или ИП. За нарушение способа подачи отчёта штрафуют на 1000 рублей за каждый документ.

Полезные статьи для заполнения СЗВ-ТД:

• Актуальная информация в 2022 году — правила оформления отчёта, частные случаи и ошибки. Подробный гайд, который поможет справиться с задачей любому новичку. 
• Как сделать признак отмены в СЗВ-ТД — чтобы исправить ошибки и избежать штрафов.
• Код выполняемой функции — подробная инструкция по заполнению шестой графы таблицы. Именно здесь многие допускают ошибки, за которые штрафует ПФР.

С таким набором информации вы разберётесь, как вести электронную трудовую книжку. А чтобы упростить задачу, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Система автоматизирует формирование отчёта, проверяет достоверность исходных сведений и ускоряет подачу документов в ПФР.

Как сотрудник может получить сведения о трудовом стаже

Сотрудник, который перешёл на электронную трудовую книжку, может получить сведения о трудовом стаже несколькими способами:

1. Обратиться в региональное отделение ПФР или ближайший МФЦ. Специалисту выдадут справку по форме СТД-ПФР, в которой отражён весь трудовой стаж из базы данных Пенсионного фонда РФ.
2. Отправить заявку через Госуслуги. Пользователи получают аналогичную справку СТД-ПФР, но в цифровом виде с электронной подписью ведомства. Способ занимает минимум времени, а готовый документ присылают в течение часа.
3. Запросить сведения у работодателя. Компании и предприниматели выдают сотрудникам справки по форме СТД-Р. Она похожа на СТД-ПФР, но в ней отражают данные только по последнему месту работы. Этот же документ выдают при увольнении.

Таким образом, электронная трудовая книжка — это название цифрового реестра Пенсионного фонда России, который включает в себя сведения о трудовом стаже работников. Данные о кадровых мероприятиях компании и предприниматели передают в отчёте СЗВ-ТД.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы навести порядок в бухгалтерском и налоговом учёте. Система автоматизирует рутинные операции, проверяет достоверность данных и напоминает о важных сроках. С ней вы сократите затраты на зарплату штатного бухгалтера, а сэкономленные средства потратите на стратегическое развитие бизнеса.

FAQ

• Если постоянно не сдавать СЗВ-ТД, штраф все равно не превысит 300-500 рублей для должностного лица?

Ответ: За нарушение сроков сдачи СЗВ-ТД предусмотрена единственная ответственность — штраф 300-500 рублей для должностного лица. Но за регулярные нарушения ПФР может пожаловаться в Государственную инспекцию труда, которая инициирует выездную проверку предприятия.

• Может ли сотрудник в 2022 году подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку?

Ответ: Да, сотрудникам разрешено в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК (пункт 5 статьи 2). При этом обратный переход с электронной трудовой книжки на бумажную невозможен.