С формой СЗВ-М работодатели передают в ПФР ключевую информацию об официально трудоустроенных сотрудниках, чьи доходы облагаются взносами. Как и в любой отчетности, здесь можно ошибиться и внести неактуальные или лишние сведения. Чтобы это исправить, используют отменяющую форму. 

В каких случаях требуется отменяющая форма СЗВ-М

Иногда информацию о работниках, которую уже внесли в отчет, нужно изменить. Ошибки могут возникать ввиду разных факторов:

• произошел сбой в учетной системе бухгалтерии;
• случайно допустили опечатки;
• слишком поздно внесли информацию об увольнении или найме кого-то из работников в учет;
• форму заполняли вручную.

В результате в СЗВ-М могут оказаться сведения, которых за отчетный период вообще быть не должно. Например, данные сотрудника, которого уже уволили, или полностью некорректные сведения по какому-то работнику. 

Отменяющую форму используют для того, чтобы:

• полностью исключить из расчетного периода информацию о конкретных работниках; 
• исправить неправильные сведения. 

Во втором случае сначала применяется отменяющий документ, чтобы указать на ошибки и исключить их из учета. А потом применяют дополняющий тип СЗВ-М — чтобы заменить неправильную информацию корректной. 

Бывает, что ошибки допускают и в отменяющей СЗВ-М. Или по каким-то причинам ее вообще зря предоставили, а данные в исходной отчетности были верными. 

Отменить отменяющую форму можно так:

1. Составить дополняющий отчет. Указать в нем правильную информацию о сотруднике, чьи данные по какой-то причине отменили.
2. Передать корректировку в Пенсионный фонд.

Когда сдавать

Форму СЗВ-М сдают ежемесячно до 15-го числа месяца, который идет после отчетного. При отмене или корректировке сведений лучше уложиться в эти сроки.

Однако четко установленных сроков для подачи СЗВ-М по типу «отмн» нет. Если Пенсионный фонд обнаружит ошибки в отчетности сам, он отправит вам протокол проверки. В нем будет специальный код, который обозначает характер ошибок:

• 10 и 20 — означает, что недочеты в документе несущественные, и ПФР его принял. Ничего переделывать не нужно, штрафы здесь не грозят;
• 30 и 40 — более серьезные недочеты. Пенсионный фонд отчет принял, но ошибки нужно исправить; 
• 50 — ошибки в документе грубые, и фонд не может принять отчет. Документ нужно заполнять и отправлять заново.

После того, как работодатель получил протокол, у него есть пять рабочих дней на то, чтобы внести корректировки или полностью переделать отчетность.  

Исправлять ошибки нужно по-разному, порядок зависит от характера недочета:

1. Если забыли указать кого-то из штата, нужно подать дополнительную форму с информацией о работнике. 
2. Если вписали сведения о работнике, которого нет в отчетном периоде, нужно составить отменяющий отчет и указать его данные. 
3. Чтобы исправить ошибки или опечатки в данных организации или работников, нужно отразить некорректные сведения в документе с типом «отмн», а правильные данные заполнить в отчете по типу «доп». В таких случаях оба документа нужно подать одновременно.  
4. Если отчет вообще не приняли, нужно заполнить документ корректными сведениями с нуля и проставить тип «исхд». 

Если на предприятии числится до 24 официальных работников включительно, то отчетность можно подать как в бумажном, так и в электронном виде. Если работников 25 и больше — доступен только электронный формат подачи документов. 

Порядок заполнения отменяющей формы СЗВ-М

При заполнении отменяющей СЗВ-М нужно руководствоваться порядком, указанным в постановлении Правления ПФР №103п. Заполнить отменяющий отчет несложно: 

1. Укажите реквизиты организации (наименование, ИНН, КПП, номер регистрации в Пенсионном фонде).
2. Отметьте тот же отчетный период, за который вы отменяете сведения. 
3. В графе тип формы укажите код «отмн». 
4. Внесите только те сведения о застрахованных лицах, которые хотите убрать из исходного документа. 
5. Укажите дату, проставьте подпись уполномоченного лица и печать (если нужно и если она есть). 

Будьте внимательны — если в исходном документе сведения, которые вы хотите исключить или исправить, написаны с ошибками и опечатками, в отменяющую форму их нужно внести точно также. 

Дублировать информацию по целому штату из исходного отчета не нужно.  

Рассмотрим на примере. Компания ООО «Лилия» уволила сотрудника Васильева в июле. Но бухгалтерия случайно внесла его в СЗВ-М за август. Бухгалтер подготовил отменяющий отчет и заполнил его так: 

Будет ли штраф за отменяющую форму СЗВ-М

Работодатель может получить штраф в размере 500 рублей за каждого сотрудника, по которому передали неправильные сведения, если допустит ошибки или вообще не добавит информацию по какому-то работнику. 

Избежать этого можно, если:

• успеть исправить недочеты в сроки, отведенные для подачи СЗВ-М;

• внести корректировки в течение 5 рабочих дней после получения уведомления от Пенсионного фонда. 

Если упустить все сроки и не исправить ошибки, ПФР вправе назначить вам штраф. Должностных лиц организаций могут также привлечь к административной ответственности и наложить штраф от 300 до 500 рублей в соответствии со ст. 15.33.3 КоАП РФ. 

Ответственность предусмотрена только за ошибки в документах. За попытки их исправить с помощью отменяющей формы работодателя никак не накажут. 

Чаще всего ошибки возникают при ручном заполнении отчетности. Переход на электронный формат тоже не всегда эффективен. Если регулярно допускать ошибки, это негативно отразится на финансовой стабильности бизнеса. 

Поэтому мы рекомендуем готовить отчеты заранее и тщательно проверять их перед отправкой. 

А если вы хотите снизить риски ошибок до минимума, обратитесь к онлайн-сервису «Мое дело». Сервис сам рассчитывает налоги, автоматически сверяет данные и заполняет отчеты. Кроме того, вы сможете бесплатно обратиться к специалистам за консультацией по любым вопросам налогообложения и учета. 

Если вы хотите полностью освободить себя от работы с бухгалтерией, кадрами и налоговыми отчетами, передайте их на аутсорсинг экспертам Buhinformer. Вашим учетом займутся квалифицированные специалисты, а вы сможете уделить больше времени интересным задачам. Вы ничем не рискуете — финансовая ответственность команды застрахована.