Налоговая инспекция отслеживает оборот наличности, чтобы пресечь налоговые и экономические нарушения. Для упрощения контроля предприятия обязали заполнять кассовые документы, которые фиксируют поступление денег в кассу.

В этой статье вы узнаете, что такое приходно-кассовый ордер, по каким правилам вносить сведения и сколько лет хранить документы в архиве. Вы посмотрите пример заполнения и избежите распространённых ошибок.

Форма бланка

Организации и предприниматели обязаны оприходовать наличные, которые поступили в кассу. Например, когда получили выручку от продажи товаров или услуг, учредитель сделал взнос в уставный капитал или деньги внесли с расчётного счёта на выдачу зарплаты сотрудникам.

При поступлении наличности в кассу оформляют приходно-кассовый ордер (ПКО) по форме КО-1, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года № 88. Разработка индивидуальных бланков запрещена. Документ составляют в одном экземпляре, вносить изменения нельзя.

Упрощённый порядок ведения кассовых операций (указание Центробанка РФ от 11 марта 2014 года № 3210-У) освобождает малый бизнес от оформления ордеров (распространяется только на ИП). Однако, это делают, если нет других документов для обоснования операций с наличностью.

Несмотря на освобождение, некоторые ИП продолжают использовать ПКО. Это улучшает кассовую дисциплину на предприятии и контроль над сотрудниками.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать формирование бизнес-документации. Система самостоятельно заполнит бланки, проверит достоверность исходных сведений и напомнит о важных сроках. Вы справитесь с задачами без штатного бухгалтера и сократите расходы на фонд оплаты труда.

Порядок заполнения

Рассмотрим заполнение приходно-кассового ордера на примере. Компания «Адванс» получила оплату в размере 37 000 рублей за товары от контрагента «Гипернод» по договору поставки № 137-90А от 1 февраля 2023 года.

Пошаговая инструкция:

1. Укажите наименование компании или ФИО индивидуального предпринимателя. Организации обязательно заполняют поле «код по ОКПО».
2. Заполните, если средства поступили от одного из подразделений. Например, от розничной точки. В остальных случаях ставят прочерк.
3. Возьмите сведения из журнала регистрации. Обновляйте нумерацию ПКО с 1 января каждого года и ведите по возрастанию — 1, 2, 3 и т. д. Дата должна соответствовать дню фактического заполнения документа.
4. Укажите номера счетов, по которым проводите операцию в бухгалтерском учёте.
5. Впишите сумму денег с копейками, которые поступили в кассу.
6. Заполните поле, если используете внутреннюю систему кодирования. В противном случае оставьте графу пустой.
7. Укажите название компании или ФИО предпринимателя, от которого поступили средства. Если деньги передаёт представитель организации, напишите его фамилию, имя и отчество.
8. Напишите хозяйственную операцию, которая обосновывает получение наличных. Например, поступление по договору, взнос от учредителя и т. п.
9. В отличие от графы в таблице, в строке сумму указывают прописью, а копейки — цифрами.
10. Укажите величину налога на добавленную стоимость. Если применяете специальный режим, напишите «без НДС».
11. Отразите документ-основание, по которому формировали кассовый ордер. Чаще в поле указывают авансовый отчёт или отчёт кассира. Если деньги получили от контрагента по договору, оставьте строку пустой.

Индивидуальные предприниматели не заполняют графы «Дебет» и «Кредит», так как освобождены от бухгалтерского учёта.

Правая часть ПКО — квитанция. Её заполняют аналогично ордеру и ставят печать при наличии. Ордер отправляют на хранение в архив, а квитанцию передают человеку, который внёс наличные деньги в кассу.

Тратите много времени на работу с документами, но не хотите тратить деньги на штатного бухгалтера? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать заполнение бланков и отчётов. Система защитит от распространённых ошибок, за которые государственные органы выписывают штрафы.

Образец приходно-кассового ордера

Образец заполнения приходно-кассового ордера:

Скачать образец заполнения 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы подготовить аналогичный приходно-кассовый ордер. Система самостоятельно распределит исходные сведения по бланку, проверит на наличие возможных ошибок и подготовит документ к электронной отправке. Вы справитесь с задачей за несколько минут без сторонних специалистов.

Порядок хранения

Приходно-кассовый ордер хранят не менее пяти лет после окончания отчётного периода, в котором он составлен (пункт 1). Если по операции возникают разногласия, документ сохраняют в архиве до вынесения судебного решения.

Бумажные ПКО хранят в закрытом помещении на стеллажах, которые защищены от солнечного света. Последний повреждает документацию и делает данные нечитаемыми — за это организация может получить штраф. Электронные версии хранят в защищённых хранилищах и создают копии на физических носителях.

Проводки в бухучёте

По «дебету» в приходно-кассовом ордере всегда указывают счёт 50 «Касса», который означает поступление наличных денег в кассу.

Счёт по «кредиту» зависит от характера хозяйственной операции. Например, при получении денег от контрагента указывают счёт 62. Когда средства сняли с расчётного счёта для выплаты заработной платы работникам — счёт 51.

Другие варианты:

Бухгалтерский учёт подчиняется множеству правил, которые невозможно сходу освоить человеку без опыта. Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать рутинные операции и избежать случайных ошибок. Вы справитесь без штатного бухгалтера и сократите расходы.

Штрафы

За отсутствие или неправильное заполнение приходно-кассового ордера штрафуют на 10 000 рублей по статье 120 НК РФ.

Таким образом, ПКО — важный документ в кассовой дисциплине. Его оформляют ООО и ИП при поступлении наличных денег в кассу. Предприятиям разрешено пользоваться только унифицированным бланком, который составляют в одном экземпляре на каждую операцию. Документ хранят пять лет с момента окончания отчётного периода.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать документальную рутину. Тратьте на заполнение бланков до 5-10 минут, а остальное время уделяйте развитию бизнеса. Если возникнут вопросы, обратитесь к экспертам платформы — специалисты помогут справиться с трудностями и принять верное решение.