Трудовые отношения прекращаются по разным причинам: уход в другую компанию на более высокую должность, невыполнение обязательств или несоблюдение правил. Иногда увольнение наступает из-за смерти работника — трагичной ситуации. Но даже несмотря на это, важно не забывать о правильном оформлении кадрового мероприятия.

В этой статье вы узнаете, каков порядок увольнения сотрудников в связи со смертью, как правильно заполнить СЗВ-ТД и что делать, если родственники не предоставляют подтверждающие документы.

Порядок заполнения СЗВ-ТД в случае смерти работника

Смерть работника — морально тяжелое событие. Но работодатель обязан сохранить спокойствие и осуществить увольнение по установленному законодательством порядку:

• Получение свидетельства о смерти. Документ предоставляют родственники работника. Работодатель делает копию, на основании которой оформит приказ. Оригинал остается у родственников. Запрещено инициировать процедуру до получения документального подтверждения смерти.
• Оформление приказа об увольнении. При увольнении сотрудника организации и индивидуальные предприниматели ссылаются на конкретную статью из Трудового кодекса. В подобных случаях указывают, что трудовое соглашение расторгают в соответствии с шестым пунктом статьи 83 ТК РФ.

Дата прекращения трудовых отношений — день смерти в соответствии со свидетельством вне зависимости от момента получения от родственников. Например, если сотрудник умер 15.02.2022 г., но фирма получила свидетельство только 04.03.2022 г., в приказе все равно указывают 15.02.2022 г.

• Внесение записи в личную карточку и трудовую книжку. Сведения вносят в соответствии с Трудовым кодексом РФ со ссылкой на конкретную статью, часть и пункт. Иные формулировки запрещены.
• Передача трудовой книжки. Отдают родственникам умершего сотрудника с составлением расписки. Если у них нет возможности лично посетить офис предприятия, ТК отправляют по адресу из заявления на получение документов.
• Составление записки-расчёта. Отражают сведения о выплатах, которые положены работнику при увольнении.
• Расчёт с родственниками. По составленной записке-расчёту выплачивают средства супруге, родителям, детям или лицу, которое находилось на иждивении умершего на день его смерти. Деньги не выдают до получения документов, которые подтверждают правомерность выплаты.

Работодатели в случае смерти сотрудника обязаны выплатить родственникам: 

• остаток по заработной плате;
• компенсацию за неиспользованный отпуск (при наличии);
• невыплаченные пособия (например, по больничному листу).

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы правильно заполнить СЗВ-ТД для любых кадровых мероприятий. Сервис автоматизирует формирование документов, проверяет сведения на соответствие законодательным требованиям и упрощает электронную отправку в государственное ведомство.

Пошаговая инструкция заполнения СЗВ-ТД

Актуальная форма СЗВ-ТД утверждена первым приложением Постановления Правления Пенсионного фонда РФ от 25 декабря 2019 года № 730п в редакции от 27 октября 2020 года. Порядок заполнения отчёта утверждён вторым приложением.

После получения свидетельства о смерти и регистрации приказа об увольнении страхователи информируют Пенсионный фонд РФ о кадровом мероприятии. Рассмотрим пошаговую инструкцию заполнения СЗВ-ТД при увольнении по смерти:

1. Заполните сведения о страхователе — регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН и для юридических лиц КПП. Регистрационный номер Пенсионный фонд сообщает в уведомлении о постановке на учёт. Если потеряли данные, уточните в территориальном органе ПФР. Остальные сведения доступны в ЕГРИП и ЕГРЮЛ.

2. «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь» пропустите. Их заполняют при реорганизации компаний, например, слиянии.

3. Укажите сведения  о зарегистрированном лице — фамилию, имя и отчество в именительном падеже, дату рождения и СНИЛС.

4. Блок с информацией о подаче заявления по форме трудовой книжки пропустите.

5. Табличная часть — основной раздел отчёта, включает в себя 11 граф:

• Порядковый номер — 1.
• Дата кадрового мероприятия — день смерти сотрудника в соответствии со свидетельством.
• Код мероприятия — УВОЛЬНЕНИЕ.
• Организация находится в Челябинске — город не относится к Крайнему Северу или местности, приравненной к нему. Поэтому оставляем графу пустой.
• Должность работника — бригадир.
• Код выполняемой функции заполните в соответствии с «Общероссийским классификатором занятий», который утверждён Приказом Росстандарта от 12 декабря 2014 года № 2020-ст в редакции от 18 февраля 2021 года. Сотрудник занимал должность бригадира строительной бригады, поэтому указываем «3123.1».
• Причину увольнения обосновываем законодательной нормой — «Трудовой договор прекращён в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса РФ».
• Наименование документа — Приказ.
• Дата — 04.03.2022, день получения свидетельства о смерти от родственников.
• Номер документа — 403-Г41.
• Признак отмены — графу оставляем пустой, она предназначена для корректирующих отчётов.

6. Внизу указываем должность ответственного за формирование отчёта лица, он ставит подпись и расшифровку. Дата — день отправки документа в ПФР. Печать ставят при наличии.

Чтобы не тратить время на изучение порядка заполнения СЗВ-ТД, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он автоматизирует формирование отчётов, деклараций, проверяет достоверность сведений и напоминает о сроках предоставления документов в государственные органы.

Срок сдачи отчёта

Срок предоставления СЗВ-ТД зависит от характера кадрового мероприятия:

Расторжение трудового договора в связи со смертью — увольнение. Поэтому СЗВ-ТД сдают не позже следующего рабочего дня после подписания приказа. Если срок выпадает на праздники или выходные, он переносится на ближайший рабочий день.

Что делать, если нет документов?

Приказ об увольнении в случае смерти составляют по официальному свидетельству. Без него нельзя подготовить документ и провести кадровое мероприятие. Аналогичный запрет — если родственники лично или по телефону подтверждают смерть работника.

Тогда работодатели через полгода после последнего выхода человека на работу инициируют установление гражданского состояния. После судебных разбирательств компания получает решение, на основании которого оформляет и регистрирует приказ (пункт 1).

Если у умершего сотрудника нет родственников, организациям и предпринимателям разрешено заявить о смерти (статья 8). Копию свидетельства получают в ЗАГСе. Если в ЗАГСе нет документа, обращаются в суд, дожидаются завершения процедуры и затем оформляют увольнение.

Образец СЗВ-ТД при смерти сотрудника

В ООО «Цветочек» 15.02.2022 г. стало известно о смерти сотрудника. Свидетельство о смерти от родственников компания получила 04.03.2022 г. В этот день директор подготовил СЗВ-ТД и отправил в Пенсионный фонд России. Образец заполнения:

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы за несколько минут и без ошибок подготовить отчёт СЗВ-ТД. Система формирует документы в соответствии с актуальными законодательными требованиями и помогает с электронной отправкой в ПФР. Она заменит штатного бухгалтера, а сэкономленные деньги вы потратите на развитие бизнеса.

FAQ

• Для каких должностей разрешено не заполнять шестую графу — код выполняемой функции?

Ответ: Заполнение шестой графы СЗВ-ТД обязательно для всех работодателей вне зависимости от профессии работника. Указанный код должен соответствовать «Общероссийскому классификатору занятий».

• Как заполнить СЗВ-ТД при смерти сотрудника, который сотрудничал с организацией по гражданско-правовому соглашению?

Ответ: На исполнителей по ГПХ-договору не заполняют СЗВ-ТД. Соответственно, в подобной ситуации работодатели не отчитываются перед Пенсионным фондом РФ.