При завершении трудовых отношений с сотрудником выдаётся ряд документов, в число которых входит СЗВ-СТАЖ. В этом случае есть несколько особенностей, которые необходимо учитывать при формировании отчёта.

В этой статье вы узнаете, как правильно заполнить и в течение какого срока предоставить работнику документ, а также какие штрафы грозят за нарушение установленных обязательств.

Образец заполнения справки СЗВ-СТАЖ при увольнении

При увольнении составляют стандартный бланк СЗВ-СТАЖ, утверждённый Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 6 декабря 2018 года № 507п в редакции от 2 сентября 2020 года. Все правила заполнения формы отражены в пятом приложении Постановления. 

Если после расторжения трудовых отношений специалист планирует продолжить деятельность в другом месте, в «типе сведений» отмечают «исходная». Когда после увольнения работник выходит на пенсию, отмечают «назначение пенсии».

Порядок заполнения документа в таких случаях не отличается от стандартного. Указывают реквизиты организации, отчётный год, тип сведений и в третьем разделе отражают данные по сотруднику. Для наглядности рассмотрим несколько примеров.

Пример 1. В ООО «Цветочек» с 2019 года работает программист. 29 июня ему подписали заявление об увольнении. СЗВ-СТАЖ заполняем за крайний отчётный период (2021 год), сведения за предыдущие годы в третьем разделе не указываем. В графах 6 и 7 дополнительно отразим майский больничный.

Пошаговое заполнение:

1. В первый раздел вносим реквизиты организации или индивидуального предпринимателя:

• регистрационный номер в ПФР;
• идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
• код причины постановки на учёт (КПП) только для ООО;
• краткое наименование (например, ООО «Цветочек» или ИП Иванов Сергей Витальевич);
• в блоке справа — «исходный» тип сведений.

2.Во втором разделе указываем отчётный год в формате «ХХХХ».

3. В третьем разделе отражает информацию по увольняющемуся работнику:

• графа 1: порядковый номер — 1. Если период работы состоит из нескольких строк, напротив второй и последующих порядковый номер не ставим;
• графы 2-4: фамилия, имя и отчество в именительном падеже. Четвёртую графу «отчество» оставим пустой, если у человека нет отчества;
• графа 5: СНИЛС — страховой номер индивидуального лицевого счёта застрахованного лица (зелёная карточка или уведомление о регистрации в системе страхования);
• графы 6-7: начало и конец рабочего периода в пределах отчётного периода. Дата в седьмой графе должна совпадать с последним рабочим днём перед увольнением;
• графа 8: территориальные условия, соответствующие району Крайнего Севера или «вредной должности»;
• графа 9: код особых условий труда, по которому страховые взносы уплачивали по дополнительному тарифу;
• графа 10: код основания для выплаты досрочной пенсии;
• графа 11: информация о неоплачиваемых периодах или времени работы в опасных условиях;
• графа 12: основание для досрочного назначения страховой пенсии;
• графа 13: дополнительные сведения для досрочного назначения страховой пенсии.

4. Четвёртый и пятый раздел пропускаем, если увольняющийся работник не выходит на пенсию.

Образец заполнения:

Пример 2. Маркетолог ООО «Цветочек» планировал уйти из компании в ноябре 2021 года. Но руководитель уговорил специалиста отработать до конца года, чтобы выполнить важные проекты до новогодних праздников. Специалист пошёл навстречу и согласился на предложение.

Стандартная ситуация, порядок заполнения СЗВ-СТАЖ ничем не отличается. За исключением одного момента: если сотрудник увольняется в последний день отчётного периода, в графу 14 вписывают «31.12.ХХХХ».

Образец заполнения:

Пример 3. Руководитель службы безопасности ООО «Цветочек» 20 октября выходит на пенсию. Поэтому компания обязана подготовить отдельный СЗВ-СТАЖ и в течение трёх рабочих дней направить в Пенсионный фонд России.

Формирование документа займёт больше времени. Во-первых, в блоке «тип сведений» укажем не «исходная», а «назначение пенсии».  Во-вторых, заполним четвёртый раздел. В первой строке отмечают «да» в большинстве случаев, так как взносы на обязательное пенсионное страхование уплачивают за всех трудоустроенных работников. Во второй строке отмечают «да», если сотрудник работал в особых условиях, а платежи исчислялись по дополнительному тарифу.

Пятый заполняют, если работодатель делал взносы в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения. В противном случае в обеих ячейках отмечают «нет».

Образец заполнения:

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы за несколько минут сформировать СЗВ-СТАЖ. Система автоматизирует подготовку документа и проверит указанные данные на ошибки. С ней вы избежите штрафа за несвоевременную сдачу отчётности.

Порядок выдачи справки СЗВ-СТАЖ уволенному сотруднику

Работодатель обязан выдать уволенному сотруднику копию СЗВ-СТАЖ за последний отчётный период (пункт 4 статья 11). За нарушение Пенсионный фонд штрафует организации и индивидуальных предпринимателей на сумму от 30 до 50 тысяч рублей. Повторное нарушение обходится в 50-70 тысяч рублей. Наказание понесёт и должностное лицо, ответственное за подготовку отчёта. В первый раз оштрафуют на 1-5 тысяч рублей, а во второй и последующие — на 10-20 тысяч рублей или отстранят от деятельности на 1-3 года. Эта норма не распространяется на ИП во избежание двойной ответственности.

Обязанность предусмотрена не только в отношении наёмных работников. Когда истекает гражданско-правовой договор, специалистам тоже выдают СЗВ-СТАЖ за отработанный период.

Чтобы избежать спорных ситуаций, подготовьте две копии отчёта. Первую передайте сотруднику. На второй попросите работника расписаться о получении, чтобы получить доказательство выполнения обязательства.

Советуем завести отдельный журнал, в котором сотрудники расписываются о получении документов. Если вместе с СЗВ-СТАЖ отдаёте другие данные, попросите у человека расписку с полным перечнем.

Важно! В передаваемом документе отразите информацию только по увольняющемуся работнику. Передача копии общего СЗВ-СТАЖ нарушает закон о персональных данных. За это компании и предпринимателей штрафуют на сумму до 50 000 рублей, а должностных лиц — до 10 000 рублей.

Кто подписывает СЗВ-СТАЖ при увольнении

СЗВ-СТАЖ при увольнении, как и в остальных ситуациях, подписывает директор фирмы или индивидуальный предприниматель. Это может сделать другой сотрудник, если в доверенности зафиксировано такое полномочие. Если пользуетесь печатью, поставьте её в документ.

Больничный лист после увольнения в СЗВ-СТАЖ

В СЗВ-СТАЖ принято отражать больничные. Но пограничные с увольнением периоды временной нетрудоспособности часто порождают ошибки. Рассмотрим несколько распространённых ситуаций.

• Веб-дизайнер ООО «Цветочек» с 22 сентября ушёл на больничный. Через неделю он получил выгодное предложение по работе и решил уволиться из фирмы. Несмотря на то что больничный продолжился, дата закрытия больничного листа — последний день действия трудового договора.

Образец заполнения:

• Менеджер ООО «Цветочек» уволился из компании 24 апреля. Спустя три дня он заболел, обратился в поликлинику. Через 10 дней предоставил бывшему работодателю лист временной нетрудоспособности.

Фирма обязана оплатить больничный в течение 30 календарных дней после увольнения. Но в СЗВ-СТАЖ период временной нетрудоспособности не отражают, так как уже прекращены трудовые отношения.

Чтобы быстро и без ошибок заполнить СЗВ-СТАЖ, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он автоматизирует формирование документа, проверяет указанные сведения и напоминает о сроках сдачи отчёта. С ним вы без труда справитесь с документацией, даже если не знакомы с правилами заполнения.

Сроки сдачи в ПФР

Общий срок сдачи СЗВ-СТАЖ — 1 марта. Ежегодно работодатели отчитываются за предыдущий период. Данные за текущий и будущий год сдавать нельзя. Ведомство не примет документ и пришлёт протокол проверки с требованием исправить второй раздел.

При увольнении сотрудник не подает заявление на получение копии СЗВ-СТАЖ. Это прямая обязанность работодателя, за нарушение которой штрафуют на сумму до 70 000 рублей. Документ передают в последний рабочий день. Специалист имеет право повторно получить отчёт (например, из-за утери). Тогда он подаёт заявление на имя директора или должностного лица, отвечающего за подготовку СЗВ-СТАЖ. После запроса у фирмы или предпринимателя есть 5 рабочих дней на выдачу копии отчёта.

Если сотрудник увольняется в связи с выходом на пенсию, подаётся заявление с просьбой выдать копию СЗВ-СТАЖ и отправить данные в ПФР. ООО или ИП обязаны выполнить требование в течение трёх рабочих дней.

Важно! Несмотря на то что уволенные работники получают отдельные экземпляры СЗВ-СТАЖ, их всё равно указывают в итоговом отчёте. При пропуске сведений возникнет несогласованность с СЗВ-М и ОДВ-1. Пенсионный фонд частично не примет документ, а вы потратите время на дополнение данных.

Чтобы быстро и без ошибок заполнить всю необходимую отчётность, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Функция автозаполнения учитывает все актуальные правила формирования СЗВ-СТАЖ и проверяет сведения на достоверность. С Buhinformer все отчёты примут с первого раза, а вероятность штрафов снизится до нуля.