Работодатели — организации и индивидуальные предприниматели — обязаны отчитываться о кадровых мероприятиях. Для этого в Пенсионный фонд России сдают СЗВ-ТД.

В этой статье вы узнаете, как правильно заполнить отчёт при приёме сотрудника на работу, в какой срок сдать в ПФР и какая ответственность предусмотрена за нарушение правил.

Порядок заполнения СЗВ-ТД при приёме сотрудника

Отчет СЗВ-ТД заполняют на бланке, утверждённом Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 25 декабря 2019 года № 730п в редакции от 27 октября 2020 года. 

Документ заполняют, если с работником заключили трудовой договор. После подписания гражданско-правового соглашения о временном сотрудничестве отчёт в ПФР не сдают.

Есть несколько важных правил формирования СЗВ-ТД:

• бланк заполняют чернилами, шариковой ручкой (любым цветом, кроме красного и зелёного) печатными буквами. Разрешено формировать документ в специальных программах. Помарки и исправления не допускаются;
• сведения о работодателе и зарегистрированном лице должны совпадать с информацией, которую ранее направляли в Пенсионный фонд;
• в таблице свободная нумерация, не должно быть повторяющихся номеров;
• четвёртую графу заполняют по кадрам, работающим в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях;
• в пятой и шестой графах указывают код из Общероссийского классификатора занятий — ОК 010-2014 (МСКЗ-08);
• дата подачи документа не может быть позже фактической даты;
• даты указывают в формате «ХХ.ХХ.ХХХХ».

Чтобы правильно заполнить СЗВ-ТД, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он автоматизирует рутинные процессы, проверяет достоверность сведений и напоминает о сроках сдачи отчётности. С ним вы избежите штрафов и сэкономите время на исправлении ошибок.

Образец заполнения

Рассмотрим порядок заполнения отчёта на примере. В ООО «Цветочек» трудоустроили нового маркетолога. Бухгалтер обязан подготовить СЗВ-ТД о приёме и сдать в Пенсионный фонд России.

Пошаговое заполнение документа:

1. Сведения о страхователе включают в себя регистрационный номер в ПФР, наименование, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и код причины постановки на учёт (КПП).

Регистрационный номер в ПФР состоит из 12 символов в формате «ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ». У организаций в ИНН 10 знаков, а у индивидуальных предпринимателей — 12. КПП — 9 символов, у ИП отсутствует. Наименование краткое: ООО «Цветочек» или ИП Иванов Иван Иванович.

Перед отправкой документа сверьте указанные реквизиты с данными из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

2. Второй раздел — Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь — заполняют при реорганизации юридического лица. В обычных случаях его оставляют пустым.

3. Сведения о зарегистрированном лице включают в себя ФИО, дату рождения и страховой номер индивидуального лицевого счёта (СНИЛС).

Фамилию, имя и отчество указываем в именительном падеже (отчество при наличии). СНИЛС пишем в формате «ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ». Номер должен совпадать с «зелёной карточкой» или электронным уведомлением о регистрации.

Сведения сотрудника должны совпадать с ранее предоставленными в Пенсионный фонд. Из-за ошибок придётся заново заполнять отчёт и отправлять в ведомство.

4. Ключевую информацию отражаем в табличной части. Заполняем по графам:

• графа 1: порядковый номер, ставим «1»;
• графа 2: дата приёма на работу, обычно совпадает с днём подписания приказа о назначении на должность;
• графа 3: наименование кадрового мероприятия — ПРИЁМ;
• графа 4: если предприятие работает в районах Крайнего Севера, указывают «РКС». Если местность приравнена к Крайнему Северу, пишут «МКС». ООО «Цветочек» находится в Москве, поле оставляем пустым;
• графа 5: должность работника — маркетолог. Позиция должна соответствовать штатному расписанию фирмы;
• графа 6: код выполняемой функции функции в формате «ХХХХ.Х» — 2431.1. Должен соответствовать Общероссийскому классификатору занятий;
• графа 7: причина увольнения. Оставляем поле пустым, оно не соответствует рассматриваемому кадровому мероприятию;
• графы 8-10: наименование документа о приёме — приказ. Далее отражаем дату подписания и номер документа;
• графа 11: признак отмены. Отмечают «Х», когда корректируют уже отправленные данные. Оставляем поле пустым, так как заполняем исходный отчёт.

5. После таблицы указываем должность лица, которое утверждает документ. Сотрудник должен расписаться и поставить расшифровку. Ниже — указать дату подготовки отчёта. Печать ставят при наличии.

Образец заполнения СЗВ-ТД при приёме сотрудника:

Чтобы сформировать СЗВ-ТД без ошибок, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. От вас потребуются основные сведения о кадровом мероприятии, чтобы система автоматически заполнила бланк. Она проверит достоверность данных и напомнит о сроке сдачи в ПФР.

Когда подавать СЗВ-ТД при приёме работника на работу

В общем случае СЗВ-ТД сдают до 15 числа месяца, следующего за кадровым мероприятием. Но при трудоустройстве сотрудника отчёт сдают не позже следующего рабочего дня после подписания приказа.

Например, приказ о назначении Чередниченко Дмитрия Николаевича подписали 20 октября. Поэтому компания сдаёт документ не позже 21 октября. Если срок выпадает на выходной или праздник, он сдвигается на ближайший рабочий день.

За нарушение срока должностное лицо организации или индивидуального предпринимателя штрафуют на 300-500 рублей за каждого работника, по которому несвоевременно сданы сведения. Отдельной ответственности для юридических лиц нет.

ПФР сообщает о нарушениях в Государственную инспекцию труда. Если компания часто срывает сроки предоставления документов, ГИТ инициирует выездную проверку. В ходе неё могут выявить нарушения, за которые штрафуют на сумму до 50 000 рублей.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы не допустить ошибок в СЗВ-ТД и избежать штрафов. Система автоматизирует подготовку документа, проверяет достоверность информации и напоминает о сроке сдачи отчёта.

Способы подачи СЗВ-ТД при приёме на работу 

Подают СЗВ-ТД в Пенсионный фонд России несколькими способами:

• лично в отделение ПФР или через представителя. Во втором случае необходима письменная доверенность с печатью организации и подписью руководителя;
• Почтой России с описью;
• электронно через телекоммуникационные каналы связи.

Форма подачи зависит масштабов фирмы. Если трудоустроены 25 и более человек, отчёт сдают только в цифровом виде. В остальных случаях работодатели выбирают формат предоставления документа по собственному усмотрению.

FAQ

1. Нужно ли сдавать СЗВ-ТД за сотрудников, которые работают по договору ГПХ (гражданско-правового характера)?

Ответ: Нет. СЗВ-ТД сдают только по тем работникам, с которыми заключают трудовые отношения.

2. Нужно ли сдавать СЗВ-ТД на иностранного сотрудника?

Ответ: Иностранным гражданам при получении вида на жительство или временной регистрации открывают счёт в системе пенсионного страхования. Поэтому работодатели обязаны отчитываться о кадровых мероприятиях с иностранцами.