Компании и предприниматели, хозяйственная деятельность которых связана с транспортными средствами, регулярно оформляют путевые листы. Документы фиксируют данные водителей, состояние ТС, маршруты и прочие детали перевозок грузов и пассажиров. За отсутствие или ненадлежащее оформление бланков применяют финансовые санкции.

В этой статье вы узнаете, что такое путевой лист, на какой период оформляют документ и какой штраф за езду без путевого листа предусмотрен в 2023 году.

Кто оформляет путевые листы

Путевой лист (ПЛ) — это учётный документ со сведениями о поездке на рабочем транспорте. В форму включают данные о водителе, состоянии автомобиля, маршруте поездки и количестве рабочих часов.

Бланк формируют индивидуальные предприниматели и организации, которые оказывают транспортные услуги. Например, если выполняют заказы по перевозке строительного кирпича от одной компании к другой. Норма распространяется на транспортировку пассажиров, грузов и багажа.

Также документ готовят фирмы, которые не занимаются транспортными услугами. Например, если пользуются транспортом в личных целях: доставляют товары собственного производства клиентам, перевозят сотрудников от дома до работы и обратно и т. д.

Даже банальные поездки персонала на рабочем автомобиле на встречи с клиентами требуют оформления путевого листа. Однако, разрешено не оформлять документ для использования ТС в личных целях. Например, если сотрудник забирает ребёнка из садика или на выходных едет в гипермаркет за продуктами.

Правильно оформленный бланк не только защищает от штрафа, но и позволяет организациям и ИП учитывать транспортные расходы при расчёте налога. В транспортных компаниях это существенная доля затрат, поэтому ошибки в ПЛ приводят к повышенной налоговой нагрузке.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать формирование путевых листов и прочей документации. Система самостоятельно внесёт данные в формы, проверит на соответствие актуальным законодательным требованиям и напомнит о важных сроках. Вы справитесь без штатного бухгалтера, а сэкономленные средства потратите на развитие бизнеса.

Период действия путевых листов

Срок действия ПЛ зависит от длительности поездки. Есть два варианта:

• На рабочую смену. Документ действует 24 часа с оформления — как правило, с утра до конца рабочего дня.

Например, фирма «Адванс» доставляет покупателям заказы, оформленные в интернет-магазине. За час до начала рабочего дня водитель проходит медицинский осмотр в специализированной организации, затем передаёт транспорт на технический контроль.

После процедур работнику оформляют путевой лист, которым он пользуется до конца рабочего дня. На следующий день цепочка повторяется — и так до конца недели. Иными словами, ПЛ оформляют на каждый рабочий день.

• На рейс. Документ действует до окончания поездки. Актуально для длительных перевозок между городами и странами.

Допустим, организация «Рубеж» специализируется на междугородних перевозках от 1000 км. Поездки занимают несколько дней, поэтому у водителя нет возможности оформлять путевой лист каждый день. Поэтому документ выдают на рейс, например, пять или семь дней.

Если в поездку отправляю двух водителей, разрешено оформить единый документ. Но должна быть обеспечена идентификация отметок медицинского работника по каждому участнику рейса. Также можно оформить ПЛ на на каждого с учётом их сменности при управлении транспортным средством. Напомним: сегодня водителям запрещено находиться за рулём ТС больше 9 часов без длительного отдыха. Два раза в неделю можно увеличить срок до 10 часов и только по некоторых категориям — до 12.

Далее рассмотрим, какой штраф за отсутствие путевого листа предусмотрен в 2023 году.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы правильно заполнять документы и избежать крупных штрафов от государственных ведомств. Система сформирует бланки и укажет на возможные ошибки — вы справитесь с задачей за 5-10 минут, а остальное время потратите на другие, более важные задачи.

Штрафы за отсутствие путевого листа

Величина санкции за отсутствие или ненадлежащее оформление путевого листа зависит от нарушения:

1. Водитель выполняет рейс без заполненного бланка. Сотрудники ГИБДД выпишут штраф на 500 рублей — пункт 2. За первое нарушение могут ограничиться предупреждением.

2. В ПЛ нет отметки о прохождении медицинского осмотра или предварительного технического осмотра (пункты 2 и 3):

• граждане — 3000 рублей;
• должностные лица и ИП — 5000 рублей;
• организации — 30 000 рублей.

3. Отметка о медицинском осмотре не соответствует действительности — водитель управляет транспортным средством в состоянии опьянения (статья 12.32 КоАП РФ):

• должностные лица — 20 000 рублей;
• компании и индивидуальные предприниматели — 100 000 рублей.

Водителя лишат прав на 1,5-2 года, выпишут штраф на 30 тысяч рублей по статье 12.8 КоАП РФ или до 300-500 тысяч рублей по статье 264.1 УК РФ. Дополнительный штраф предусмотрен для владельца автомобиля, который передал управление нетрезвому лицу — пункт 2.

4. Отметка о техническом осмотре не соответствует действительности. Например, механик подтвердил безопасность ТС, но сотрудники ГИБДД выявили неисправность системы торможения. Должностное лицо оштрафуют на 5-8 тысяч рублей — пункт 2. 

5. Медосмотр не проведён или проведён с нарушениями. Подозрения возникают из-за размытых печатей и прочих нарушений в бланках. Санкции: 

• граждане — 1000-1500 рублей;
• должностные лица — 2000-3000 рублей;
• организации и ИП — 30-50 тысяч рублей.

Налоговая служба выпишет штраф, если докажет занижение налоговой базы расходами на горюче-смазочные материалы. Их подтверждают оформленными путевыми листами. Если предприниматель или организация не подтвердит траты документально, то:

• пересчитают налог и обяжут уплатить недоимку;
• начислят пеню за несвоевременное выполнение налоговых обязательств;
• выпишут штраф на организацию за отсутствие путевого листа в размере 20% или 40% от недоимки в зависимости от доказанного умысла — статья 122 НК РФ.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать формирование путевых листов и избежать крупных штрафов. Также пользователям доступны консультации квалифицированных специалистов — они расскажут, как наладить процесс медицинского и технического осмотра, чтобы предприятие работало как надежный механизм.

Особенности оформления путевых листов

Существует несколько унифицированных форм ПЛ для разных категорий транспортных средств. Например, для легковых автомобилей используют форму №3, для легкового такси — №4 и т. д. Бланки утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78.

Отметки о медицинском и техническом осмотре разрешено ставить квалифицированным специалистам с соответствующим разрешением и образованием. Штампы иных лиц признают ненадлежащим оформлением документа и привлекут предприятие к ответственности.

Чтобы не запутаться в обилии документации, компании ведут журнал учёта путевых листов. Форму и порядок заполнения утверждают учётной политикой — строгих законодательных требований нет. Журнал хранят пять лет с окончания отчётного периода. Бумажные версии прошнуровывают и нумеруют листы, цифровые заверяют электронной подписью.

Не знаете, как заполнить путевой лист и другие документы? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы избавиться от рутины и уделять время важным бизнес-задачам. Система за несколько минут сформирует бланки и проверит достоверность исходных сведений. Вы избежите крупных штрафов от ФНС и быстрее достигнете стратегических целей.