Периодически работодатели отправляют сотрудников за пределы организации, чтобы они выполнили важные должностные обязанности. В поездке специалисты тратят деньги на жильё, транспорт и прочие потребности. Эти средства учитывают при определении базы налогообложения, но только при правильном учёте и проводках.
В этой статье вы узнаете, какой счёт по командировочным расходам использовать в 2023 году, какие нюансы учитывать при списании затрат и есть ли особенности при отражении начисления зарплаты за командировку.
Какие бывают выплаты при командировке
Служебные поездки сотрудников сопряжены с расходами, которые компенсируют работодатели.
Но работникам не стоит надеяться на компенсацию всех затрат без исключений. По закону компании и предприниматели возмещают расходы на транспорт, временное жильё, дополнительные расходы на проживание и иные цели, связанные с задачами служебной поездки и согласованные с руководителем (статья 168 ТК РФ).
Работодатели компенсируют подтверждённые затраты. После поездки сотрудники сдают в бухгалтерию авансовый отчёт с перечнем расходов. К нему прикладывают акты, чеки, договоры и прочие документы, которые подтверждают затраты. Предприятия имеют право не оплачивать затраты, по которым нет документального подтверждения.
Если специалист потратит средства на досуг, личные покупки и другие цели, не связанные с командировкой, ООО или ИП не компенсирует затраты даже при наличии документального подтверждения.
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы правильно составить проводки по командировочным расходам. Система автоматизирует бухгалтерский учёт: самостоятельно учитывает и распределяет данные по регистрам, а затем формирует отчёты для налоговой инспекции.
Выдача авансовых и суточных: проводки в бухгалтерском учёте
До поездки специалисту выдают:
- Авансовые — деньги на наиболее вероятные расходы. Как правило, на оплату жилья и транспорта. Сотрудник заранее бронирует жильё и билет на поезд или самолёт — величина затрат известна заранее, поэтому работодатель сразу выдаёт деньги. Можно спланировать и другие расходы: например, по городу специалисту предстоит передвигаться на такси три раза в день. Из этого складывают примерные затраты и включают в аванс.
- Суточные — деньги на повседневные расходы. Компании и предприниматели устанавливают величину по собственному усмотрению, решение фиксируют в положении о командировках. В сумму включают затраты на питание, мобильную связь и т. п. Специалист тратит средства по собственному усмотрению и не обязан отчитываться о расходах после возвращения.
Обычно суточные устанавливают в пределах 700 рублей для поездок по России и 2500 — для заграничных командировок. С этих сумму работодатель не удерживает НДФЛ и не уплачивает взносы. А вот с превышения ООО или ИП обязаны удерживать НДФЛ и исчислять страховые взносы.
Командировочные расходы на аванс и суточные отражают проводкой: Дт 71 / Кт 50. Если деньги перечисляют на банковскую карту работника, вместо счёта 50 используют счёт 51.
Если средства выдают в иностранной валюте на заграничную поездку, формируют проводку: Дт 50 / Кт 52. Может возникнуть курсовая разница (КР), если иностранную валюту перевели в кассу в один день, а выдали фактически в другой.
Проводки для отражения курсовой разницы:
- Дт 50 / Кт 91-1 — положительная КР;
- Дт 91-2 / Кт 50 — отрицательная КР.
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать бухгалтерский учёт. Система самостоятельно составит проводки и сформирует отчёты, вам останется направить сведения в налоговую инспекцию. Вы справитесь без штатного бухгалтера и сократите расходы на фонд оплаты труда.
Авансовый отчёт: проводки по расходам
Когда сотрудник сдаёт авансовый отчёт, бухгалтерия проверяет подтверждающие документы. Специалисты определяют:
- Сколько денег потратил работник, какая часть подтверждена документами.
- Какие суммы соответствуют лимитам по суточным.
- Сколько денег выдали специалисту до начала командировки.
Организации и предприниматели самостоятельно определяют срок сдачи авансового отчёта. По стандарту это делают в течение трёх рабочих дней после командировки.
Из третьего показателя вычитают первый и второй. Дальше действия зависят от результата:
1. Если результат отрицательный. Например, сотруднику перед поездкой выдали 17 800 рублей, но фактические, подтверждённые расходы — 22 400 рублей (первоначальный арендодатель квартиры отказался от сделки, пришлось оперативно искать новый вариант).
Следовательно, в командировке специалист потратил личные средства, поэтому работодатель возместит 4600 рублей. Для этого используют проводку: Дт 71 / Кт 50 — отражены командировочные расходы. Если деньги перечислят на карту, вместо счёта 50 укажут счёт 51.
2. Если результат положительный — сотрудник сэкономил и потратил меньше, чем выдали в авансе. Например, нужный офис находился недалеко от гостиницы, специалист ходил пешком и не пользовался такси. За 7 дней он сэкономил 4000 рублей, которые выдавали на транспорт.
Эти средства работник вернёт организации. Операцию отразят проводкой: Дт 50 / Кт 71. Если деньги возвращают на счёт организации, вместо счёта 50 указывают счёт 51.
Не понимаете, как правильно отразить командировочные расходы? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы проконсультироваться с квалифицированными специалистами. Эксперты расскажут, какие счета использовать для формирования проводок, как правильно списать расходы и не ошибиться при расчёте налогов.
Списание командировочных расходов: проводки
Базу налогообложения уменьшают на командировочные расходы, поэтому важно правильно отражать списание. Состав проводок для авансовых и суточных выплат отличается.
Выплату суточных отражают следующей проводкой: Дт 50 / Кт 51. Однако, могут быть корректировки в зависимости от цели поездки.
Если командировка связана с производственной необходимостью, по дебету используют счета 20, 23, 25 или 28.
Когда компания отправляет специалиста по вопросам покупки основных средств, используют счёт 08 — например, если нужна экспертная оценка рассматриваемого оборудования.
Другая ситуация — работника отправляют на встречу с партнёром в другой город, чтобы продемонстрировать потенциальному контрагенту образцы новой продукции. После переговоров стороны заключают договор о сотрудничестве.
Подобная поездка связана с продажей продукции, поэтому списаны командировочные расходы на счёт 44.
Расходы на проживание и транспорт списывают проводкой: Дт 26 / Кт 71. Если они включают в себя налог на добавленную стоимость (НДС), добавляют проводки:
- Дт 19 / Кт 71 — учтён входящий НДС.
- Дт 68 / Кт 19 — входящий НДС принят к вычету.
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать бухгалтерский и налоговый учёт. Вам больше не придётся тратить время, чтобы рассчитать величину налогов и заполнить отчёты. Умная система сделает всё самостоятельно на основании первичных документов. Она станет полноценной заменой штатному бухгалтеру и сократит расходы на фонд оплаты труда.
Проводки по выдаче зарплаты при командировке
За командировочные дни сотруднику начисляют зарплату в размере среднедневного заработка, а за работу в его выходные — по двойному тарифу. Начисление зарплаты отражают проводками, которые похожи на списание расходов.
По дебету используют счёт 26, но в зависимости от целей служебной поездки его меняют на 20, 23, 25, 28 или 08, а по кредиту — 70. Дополнительно формируют проводки, связанные с налогообложением доходов сотрудников.
- Дт 70 / Кт 68 — удержан НДФЛ;
- Дт 26 (20, 23, 25, 28, 08) / Кт 69 — начислены страховые взносы.
Фактическую выплату зарплаты отражают проводкой: Дт 70 / Кт 50. Если деньги переводят на карту, вместо счёта 50 используют счёт 51.
Таким образом, командировочные расходы — это затраты специалиста на служебную поездку. Они связаны с выполнением должностных обязанностей, временным жильём и транспортировкой до нужного места. Расходы учитывают при определении базы налогообложения, но только при правильном отражении в бухгалтерском учёте и наличии документальных подтверждений.
Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы забыть о проводках. Вам не придётся самостоятельно разбираться с нюансами и регистрами — система выполнит задачу самостоятельно. Останется лишь своевременно сдать отчёты в ИФНС и уплатить налоги в установленные сроки.