Никто не застрахован от ошибок в 6-НДФЛ из-за невнимательности или других факторов. Неточности не страшны работодателю, если знать порядок исправления.
В этой статье вы узнаете, нужно ли сдавать «уточнёнку» по 6-НДФЛ, как заполнить корректировку, в каких ситуациях можно избежать штрафных санкций, и посмотрите образец заполнения документа.
Как заполнять корректировку 6-НДФЛ в 2021 году
Организации и индивидуальные предприниматели признаются налоговыми агентами по НДФЛ, если выплатили доходы физическим лицам в качестве дивидендов, по трудовым договорам или гражданско-правовым соглашениям (пункт 1).
Об удержанном и уплаченном налоге на доходы физических лиц работодатели отчитываются в ФНС. Для этого сдают отчётность по форме 6-НДФЛ, которую утвердили Приказом Федеральной налоговой службы от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/753@.
В последней версии бланка уменьшили количество полей. В частности, теперь отражают данные только по фактически выплаченным средствам и срокам уплаты НДФЛ. Это упростило формирование отчёта и снизило вероятность ошибок, но не исключило полностью. Поэтому корректировка сохраняет актуальность и сдаётся при обнаружении ошибок.
За предоставление недостоверных сведений работодателей штрафуют на 500 рублей, а должностных лиц — на 300-500 рублей.
Большинство ошибок связано с достоверностью сведений о работодателе и расчётами сумм НДФЛ. Но иногда происходят нестандартные ситуации, требующие уточнения исходных данных:
- из-за изменения срока отдыха сотрудника бухгалтер пересчитал отпускные за прошлый период;
- декабрьскую зарплату выплатили в январе после праздников, но не показали в отчёте за первый квартал;
- задолженность по майской зарплате закрыли в августе, но информацию не отразили в 6-НДФЛ за третий квартал;
- и другие подобные ситуации.
Если вы не знаете, как заполнять 6-НДФЛ, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он автоматизирует заполнение документа, проверяет достоверность сведений и напоминает о сроках сдачи в ФНС. С ним вам не придётся подавать корректировочный отчёт, так как вероятность ошибок в исходном документе минимальна.
Когда сдают уточнения по 6-НДФЛ
- Ошибки в расчётах. Работодатель готовит уточнёнку с исправленными ошибками, на титульном листе указывает порядковый номер корректировки и отправляет в ИФНС.
Номер корректировки должен соответствовать порядковому номеру исправлений. Если направляют первый раз, пишут «1—», второй — «2—» и т.д.
Помните, что 6-НДФЛ сдаётся только в электронном виде, если в организации или ИП трудоустроено 10 и более сотрудников. Остальные работодатели выбирают формат предоставления документа по собственному усмотрению.
- Неправильный ОКТМО или КПП. Организация или индивидуальный предприниматель сдают уточнённый и первичный отчёты.
В уточнёнке указывают номер корректировки — «1—». Отмечают КПП и/или ОКТМО из исходного документа, которые требуют корректировки. Показатели в первом и втором разделах оставляют нулевыми.
В первичном отчёте номер корректировки — «0—». Указывают правильные КПП и/или ОКТМО и копируют показатели первого и второго разделов из исходного документа.
- Ошибка в строке 021. По каждой сумме удержанного НДФЛ работодатель в отчёте указывает срок уплаты в бюджет. Для разных выплат сроки отличаются. Например, НДФЛ с заработной платы перечисляют не позже следующего рабочего дня после фактической выплаты дохода работнику. А с больничного — до конца месяца, в котором сотрудник получил деньги.
Если специалист запутался и указал неверные сроки, в налоговую направляют корректирующий отчёт со сроками, соответствующими нормативным актам.
- Неправильный перерасчёт отпускных. Отпускные пересчитывают, когда фактическая длительность отпуска отличается от запланированной. Сумма может как увеличиться, так и уменьшиться. И если это произошло на стыке кварталов, когда исходный 6-НДФЛ уже сдан, может потребоваться корректировка.
Если уменьшаем налог, в ФНС направляем уточнёнку с пересчитанным налогом, так как первый раз налоговая служба получила недостоверные сведения.
Если доначисляем налог, исходный документ не исправляем. Выплаченную сверх указанной сумму отразят в отчёте за следующий налоговый период.
Если вы не знаете, как сделать 6-НДФЛ, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он упрощает заполнение документа, проверяет данные на ошибки и помогает с электронной отправкой в ФНС. С ним вы справитесь с заполнением любого отчёта без привлечения квалифицированного бухгалтера.
Образец заполнения
Рассмотрим на примере, как корректировать исходный 6-НДФЛ, если допущена ошибка.
ООО «Цветочек» за третий квартал выплатил работнику 240 000 рублей по трудовому договору. НДФЛ — 31 200 рублей. После отправки исходного 6-НДФЛ бухгалтер обнаружил, что не отразил в отчёте выплаченные 6 сентября отпускные — 38 000 рублей. С них организация уплатила в бюджет НДФЛ — 4 940 рублей.
В этом случае необходимо сформировать новый документ, на титульном листе указать номер корректировки. Дата корректировки должна соответствовать дню предоставления уточнёнки. В первый и второй раздел перенести данные из исходного отчёта и дополнить недостающими сведениями.
Образец заполнения титульного листа:
1 раздел — пример заполнения:
В исходном отчёте заполнили три комплекта строк 021 и 022 — по каждой выплате зарплаты. В корректировке добавим ещё один по отпускным. Вместе с НДФЛ по зарплате отразить нельзя, так как отличаются сроки уплаты в бюджет. Контрольная проверка — значение строки 020 должно быть равно сумме строк 022.
В строке 010 указываем код бюджетной классификации, соответствующий используемой налоговой ставке. В нашем случае 13% — 18210102010011000110. Если доход работника с начала года превысил 5 миллионов рублей, тариф увеличивается до 15%. Тогда КБК — 18210102080011000110.
2 раздел — образец заполнения:
Во втором разделе порядок заполнения строк аналогичен исходному отчёту. Только значения строк 110 и 112 пересчитаем с учётом отпускных. Было — 240 000, стало — 278 000 (+38 000). А строки 140 и 160 дополним НДФЛ с отпускных. Было — 31 200, стало — 36 140.
Если вы не знаете, как сдать 6-НДФЛ, чтобы избежать штрафов, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Он автоматизирует формирование отчётности с учётом нормативных документов и проверяет достоверность внесённых сведений. Вы справитесь с заполнением документов без привлечения квалифицированного специалиста, а сэкономленные деньги потратите на развитие бизнеса.
В какой срок нужно подать корректировку
Сроки подачи корректировки зависят от характера ошибки и лица, которое её обнаружило. Чтобы разобраться, как правильно сдать уточнения, рассмотрим несколько ситуаций:
- Ошибка без занижения налоговой базы. Например, неверные реквизиты работодателя или срок уплаты НДФЛ в первом разделе. Штраф исключён независимо от того, кто нашёл неточность: должностное лицо или сотрудник налоговой службы.
Если налоговая пришлет требование проверить и откорректировать данные, предоставление даже по истечении срока сдачи 6-НДФЛ не приведёт к санкции.
- Ошибка с занижением налоговой базы. Если неточность обнаружил сотрудник организации или предпринимателя, корректировку сдают как можно быстрее. Если срок сдачи 6-НДФЛ не истёк, штраф не назначат, так как уточнёнку отнесут к исходному документу (пункт 2).
Если срок сдачи истёк, вероятность обнаружения ошибки налоговой службой увеличивается. Ведомство направит работодателю уведомление с требованием пояснить данные. На исправление даётся 5 рабочих дней. Если сдать корректировку в течение выделенного периода до назначения выездной проверки, штраф не назначат (пункт 3).
А можно ли избежать штрафа, если сдать уточнёнку после истечения срока уплаты налога? Да, но только в двух случаях (пункт 4):
- ФНС не прислала требование исправить данные, налогоплательщик самостоятельно исправил ошибки и доплатил налог в бюджет (подпункт 1);
- по результатам выездной проверки сотрудники налоговой службы не выявили нарушений по исходному документу (подпункт 2).
На основе этого есть два правила, которые позволят избежать санкций:
- Сдавайте отчётность за несколько дней до истечения срока предоставления, чтобы оставить запас времени на подачу корректировки в случае обнаружения ошибок.
- Если неточности выявила ФНС, подайте уточнения в течение 5 рабочих дней после получения требования (лучше в первый).
Если вы не знаете, как отправить корректировку 6-НДФЛ в ФНС, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Система сформирует документ с достоверными значениями, проверит расчёты и поможет с электронным предоставлением отчёта.