Предпринимательская деятельность не обходится без ошибок контрагентов и непредвиденных обстоятельств. Поставщики отгружают бракованную продукцию, неправильно определяют объём партии или зависят от курсов иностранных валют. Условия сделки могут измениться после отгрузки, тогда компании обязаны внести исправления в бухгалтерский и налоговый учёт.

В этой статье вы узнаете, что такое корректировочный счёт-фактура, в каких ситуациях применяют форму и что означают коды ошибок от налоговой службы. Мы подготовили инструкцию по заполнению документа, которая поможет избежать штрафов.

Для чего нужны корректировочные счета-фактуры

Корректирующий счёт-фактура (КСФ) — это бланк для отражения изменений первоначальных условий сделки (статья 169 НК РФ). С ним часто сталкиваются производственные предприятия, которые не обходятся даже без минимального процента брака. Или компании, стоимость продукции которых зависит от курса иностранных валют.

Корректировки используют при изменении фактических условий сделки. Например:

• выросла арендная плата за офис или склад;
• изменилась стоимость товаров из-за курса иностранных валют;
• сократился объём отгруженной партии.

Если в исходном документе допустили ошибку, которая не влияет на условия сделки, используют исправительный счёт-фактуру. Допустим, организация отгрузила пять упаковок изоляции, а в документе указали четыре единицы. Фактический объём не изменился, поэтому заполняют исправительную форму.

Но если в документе указали пять упаковок, но контрагент принял только четыре из-за брака, составляют корректировочный СФ. То есть в исходном документе ошибки не было, но изменились условия сделки.

Корректировку составляют после получения и письменного подтверждения согласия второй стороны. Для этого составляют дополнительное соглашение или возможность менять условия после отгрузки фиксируют в первоначальном договоре. В первом случае компании обязаны оформить КСФ в течение пяти рабочих дней с момента подписания документа.

Не знаете, когда заполнять корректировочный счёт-фактуру? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы получить доступ к консультациям квалифицированных специалистов. Они ответят на вопросы, помогут разобраться в сложной ситуации и подскажут оптимальный порядок действий.

Порядок заполнения корректировочного счёта-фактуры

Актуальный корректировочный СФ утверждён Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137 в редакции от 2 апреля 2021 года. Правила заполнения описаны во втором приложении.

Рассмотрим заполнение корректировки на примере. Фирма «Адванс» отгрузила организации «Химик» 50 упаковок утеплителя. После приёмки и проверки товара контрагент забраковал семь единиц товара. Организации согласовали корректировку.

Заполняем корректировочный счёт-фактуру:

• 1 — укажите номер и дату составления документа.
• 1а — напишите номер и дату формирования документа, если текущая корректировка вносит исправления в предыдущую. Если заполняете форму первый раз, оставьте строку пустой.
• 1б — укажите номер и дату составления исходного счёта-фактуры, который корректируете.

• 2, 2а и 2б — укажите реквизиты поставщика.
• 3, 3а и 3б — укажите реквизиты получателя. В обоих случаях сверьте данные с ЕГРИП или ЕГРЮЛ, чтобы избежать опечаток.
• 4 — напишите название и код валюты, в которой рассчитываются контрагенты. Эти сведения должны совпадать со строкой 7 исходного СФ.
• 5 — укажите идентификатор государственного контракта в соответствии с исходным документом, если, например, выполняете заказ для муниципалитета. При сотрудничестве коммерческих организаций поле оставляют пустым.

Таблица — ключевая часть КСФ. Здесь отражают исходные и фактические данные, показывают разницу — увеличение или уменьшение. Позиции, по которым фактические сведения совпадают с исходными, не включают в корректировку.

Например, если бы «Адванс» отгрузил «Химику» 20 банок краски и контрагент принял бы партию в полном объёме, в КСФ отразили бы сведения только по утеплителю.

Заполняем по столбцам:

• 1 — укажите порядковый номер корректируемой записи.
• 1а — напишите наименование товара, работы или услуги, по которой исправляете данные.
• 1в — заполните, если номенклатура связана со странами Евразийского экономического союза (ЕАЭС). Во всех остальных случаях поставьте прочерки.
• 2, 2а — укажите код и условное обозначение единицы измерения. Данные возьмите из Общероссийского классификатора единиц измерения, который утверждён Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 года № 366.

Далее столбцы заполняют с учётом значений строк:

• А — до изменения. По этой строке сведения вносят из исходного документа;
• Б — после изменения. Отражают данные, согласованные между сторонами в дополнительном соглашении или ином документе;
• В — увеличение;
• Г — уменьшение.

• 3 — внесите объём товаров, работ или услуг: из исходного документа и фактический. 
• 4 — укажите стоимость за единицу.
• 5 — внесите общую стоимость за всю поставленную партию (без НДС).
• 6 — отразите сумму акциза за партию. Если товаром он не предусмотрен, укажите «без акциза».
• 7 — укажите применяемую ставку НДС. Если работаете на упрощённой системе налогообложения, напишите «без НДС».
• 8 — отразите итоговую сумму налога по отгруженной партии, оказанным услугам или выполненным работам.
• 9 — укажите стоимость партии товаров с учётом налога на добавленную стоимость. 
• 10, 10а — напишите код и краткое название импортного товара. Если продукция произведена в России, оставьте столбцы пустыми.
• 11, 12, 12а и 13 — укажите данные о прослеживаемости товаров, если по продукции это обязывают делать нормативно-правовые акты и она привезена с территории стран-участниц ЕАЭС. Если сведений нет, оставьте столбцы пустыми.

В строках «В» и «Г» укажите разницу по сравнению с исходным документом. Заполняйте столбцы, в которых нет «Х». Данные вносите в одну из строк в зависимости от ситуации, во второй поставьте прочерк. 

Последние строки таблицы результирующие. В них укажите итоговое изменение по всем позициям сделки.

Достоверность сведений заверяет руководитель и главный бухгалтер — ставят подпись и расшифровку. В ИП эти роли выполняет сам индивидуальный предприниматель.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы не вникать в тонкости заполнения корректировочного счёта-фактуры. Система автоматизирует формирование документа, проверяет достоверность данных и указывает на возможные ошибки. С ней вы избежите разногласий с партнёрами и штрафов от ФНС из-за неправильного расчёта налоговых обязательств.

Можно ли делать несколько корректировок?

Количество корректировок не ограничено. При необходимости сведения исправляют и пять, и десять раз. Порядок заполнения документа не меняется. 

Единственное отличие — основанием, исходным документом становится предыдущая корректировка. По ней вносят данные в строках «до изменения».

В книгу покупок и продаж аналогично вносят разницу, но не аннулируют сведения предыдущих корректировочных счетов-фактур.

Расшифровка кодов ошибок после проверки корректировочного счёта-фактуры в ИФНС

Корректировка счёта-фактуры отправляется на проверку в налоговую инспекцию. Если выявляют расхождения, ФНС направляет требование уточнить данные. В документе указывают код ошибки, чтобы упростить поиск неточностей:

1. Составитель пропустил операцию, не сдал декларацию, предоставил «нулёвку» или в системе невозможно распознать исходный документ.
2. В книге покупок и продаж выявлено несоответствие операций. Это происходит, когда по операции есть расхождения внутри декларации.
3. Расхождение в величинах налога на добавленную стоимость в выставленных и полученных СФ.
4. Неправильно подсчитаны итоговые суммы в книге покупок и продаж. В квадратных скобках ФНС указывает номера граф таблицы расхождений, где допущены ошибки.
5. В разделах 8-12 нет даты или она превышает отчётный квартал.
6. К вычету выставлена сумма, которую зарегистрировали более трёх лет назад.
7. Вычеты сформированы на основании счетов-фактур, дата которых старше момента регистрации контрагента.
8. В декларации указали неверный код операции. 
9. Допущены ошибки при аннулировании исходного документа. Например, в книге продаж нет соответствующей записи.

Налоговая служба не штрафует за ошибки в КСФ, но имеет право отказать в вычете по НДС. Организации обязаны подать уточнение в течение десяти рабочих дней с момента получения требования.

В каких случаях корректировочный счёт-фактура не требуется

Корректировочный счёт-фактуру не оформляют, когда:

• допущены опечатки в реквизитах, наименовании товаров и других данных;
• покупателю предоставили бонусы, не влияющие на итоговую стоимость товаров, услуг или работ;
• конечную стоимость продукции уточнят по актуальным котировкам в течение пяти рабочих дней с момента отгрузки;
• контрагент отказался от партии в полном объёме. В этом случае делают повторную поставку на прежних условиях или расторгают договор. 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы избежать ошибок. Система автоматизирует заполнение документов, проверяет достоверность исходных сведений и помогает оперативно внести исправления. 

Итог

Таким образом, корректировочный счёт-фактура актуален не всегда. Его применяют при изменении фактических условий сделок. Например, когда выросла цена из-за изменения курса иностранной валюты или часть партии забраковал заказчик.

Документ составляют по предварительному согласованию с контрагентом. Условия фиксируют отдельным документом — дополнительным соглашением к основному договору.

Теперь вы знаете, что такое КСФ в бухгалтерии, и справитесь с задачей самостоятельно. Внимательно проверяйте сведения, чтобы не тратить время на повторные корректировки. Не забудьте согласовать правки с контрагентом, чтобы избежать споров и построить долгосрочные, взаимовыгодные бизнес-отношения.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать формирование документации. Достаточно указать исходные сведения, чтобы система самостоятельно заполнила выбранную форму. Она станет надёжным помощником с единственной целью — развития бизнеса и достижения положительных финансовых результатов.