Социально-ответственные работодатели приветствуют материальную поддержку сотрудников в профессиональных успехах, радостных или тяжелых жизненных обстоятельствах. Но предприятия должны соблюдать налоговые и бухгалтерские нормы, чтобы исчислить бюджетные обязательства и избежать штрафов.

В этой статье вы узнаете, что такое материальная помощь сотруднику на работе, какие документы подготовить для выплаты, сколько налогов заплатить и какими проводками отразить операции.

 

Что такое материальная помощь от работодателя

 

Материальная помощь на работе — это социальная выплата, которая не зависит от объёма выполненной работы и квалификации нынешнего или бывшего сотрудника. Она направлена на проявление ответственности и мотивацию работников: работодатель показывает, что ценит кадры — взамен они выполняют обязанности с большей ответственностью.

 

Например, у сотрудника родился ребёнок. Организация решила поддержать члена команды и компенсировать первичные расходы — например, на ремонт детской комнаты. Ему назначили выплату в 45 000 рублей.

 

Или у бывшего работника выявили проблемы со здоровьем, требуется срочная операция. Он десять лет ответственно выполнял обязанности, способствовал развитию предприятия. Собственник не захотел оставаться в стороне и выделил семье 70 000 рублей на медицинские расходы.

 

Материальная помощь от работодателя — право, а не обязанность. Организации и ИП самостоятельно решают, кому, сколько и в каких ситуациях платить и платить ли вообще.

 

Но если социальная поддержка установлена внутренними положениями или коллективными соглашениями, выплаты становятся обязанностью. В документах предприятия определяют, кто и когда получает поддержку, какие суммы выплачивают в зависимости от события, что должен предоставить специалист для подтверждения основания на поддержку.

 

Распространённые ситуации выделения материальной помощи:

• свадьба — компания перечисляет средства в качестве подарка;
• рождение или усыновление ребёнка;
• болезни — работодатель частично компенсирует расходы на дорогостоящие лекарства, медицинские процедуры и реабилитацию;
• смерть сотрудника или его близкого родственника;
• выход на пенсию — организация предоставляет поддержку в качестве благодарности за годы ответственной работы;
• оплачиваемый отпуск — фирма назначает дополнительную к отпускным выплату, например, наиболее отличившимся работникам.

 

Организации самостоятельно определяют величину поддержки. Например, одни в день рождения выплачивают 3 тысячи рублей, другие — 30 тысяч.

 

Стройте бизнес с надёжной поддержкой — квалифицированными специалистами и современными инструментами. Сервис Buhinformer — альтернатива штатному бухгалтеру. Он считает налоги, заполняет отчёты и упрощает электронную подачу сведений в государственные органы. Забудьте об ошибках и штрафах — ваша бухгалтерия в надёжных руках.

 

Виды материальной помощи

 

Материальная помощь работнику делится на несколько видов по характеру события:

• При рождении или усыновлении ребёнка — выплачивают родителям или опекунам. До 50 000 рублей не облагается НДФЛ и страховыми взносами, причём для обоих родителей, если они трудоустроены в одной организации. Для назначения выплаты запрашивают свидетельство о рождении или документ, подтверждающий усыновление. Подробнее о налогообложении материальной помощи расскажем в следующих разделах статьи.
• При смерти сотрудника или его члена семьи — компенсация затрат на погребение и организацию поминальных мероприятий. Не облагается НДФЛ и страховыми взносами, конечную величину работодатель определяет по собственному усмотрению. Для назначения выплаты запрашивают свидетельство о смерти.
• При чрезвычайной ситуации — компенсация потери имущества. Работодатель назначает выплату, например, если сотрудник утратил в пожаре квартиру (дом, комнату) или лишился автомобиля в результате дорожно-транспортного происшествия.

 

Когда ЧС охватывает весь населённый пункт или регион, выплаты производят из государственного бюджета. Например, если дома в посёлке пострадали в результате сильного природного пожара.

 

Величины финансовой поддержки пострадавшим из-за ЧС установлены постановлением Правительства РФ от 28 декабря 2019 года № 1928:

 

 

• При прочих обстоятельствах — всё, что не относится к описанным категориям. Например, выплаты назначают за бракосочетание или профессиональные праздники. Некоторые фирмы оказывают поддержку, если сотрудник оказался в сложной финансовой ситуации из-за действий мошенников, кризиса и т. п.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать рутинные операции. Система упростит формирование документации и снизит вероятность распространённых ошибок. Вы сможете сократить расходы на фонд оплаты труда и ускорить развитие сэкономленными средствами.

 

Порядок оформления материальной помощи сотруднику

 

Как получить материальную помощь на работе, зависит от предприятия. В небольших фирмах и ИП с 3-5 сотрудниками порядок предоставления социальных выплат обычно не регламентирован. Члены команды хорошо знакомы друг с другом, в курсе важных событий. Поэтому о назначении помощи договариваются устно.

 

В более крупных организациях порядок оформления компенсаций устанавливают локальными актами. Например, регистрируют положение, в котором указывают:

• Какие сотрудники и в каких обстоятельствах получают матпомощь от работодателя.
• Величины компенсаций в зависимости от обстоятельств. Указывают точные суммы или диапазоны: от N до X тысяч рублей.
• Из каких средств выплачивают матпомощь — резервные фонды, нераспределённая прибыль или прибыль текущего периода.
• Перечень подтверждающих документов, которые должен предоставить специалист.
• Срок и способ выплаты.

 

Оказание материальной помощи работнику — стандартный порядок:

 

1. Подача запроса и подтверждений. Сотрудник составляет заявление в свободной форме, если в организации не утверждён бланк. В документе указывают событие и требуемую сумму, если для данной категории на предприятии не установлен фиксированный размер.

 

Образец:

 

 

К заявлению прикладывают подтверждающие документы. В нашем примере — свидетельство о рождении ребёнка и выписка из его медицинской карты. Перечень зависит от ситуации. Если сотрудник запрашивает помощь из-за смерти близкого родственника, сдают копию свидетельства о смерти и копию документа о подтверждении родства. За компанией остаётся право запросить дополнительную информацию.

 

2. Рассмотрение запроса. Руководитель рассматривает заявление и принимает решение: одобрить или отклонить запрос. Возможны дополнительные переговоры — например, чтобы изменить сроки выплаты, величину поддержки и т. п. Результаты переговоров фиксируют в отдельном документе, на основании которого составляют приказ.

 

3. Выпуск и регистрация приказа. После принятия решения составляют приказ в свободной форме, в котором указывают:

• получателя помощи;
• основание для выделения средств. Если матпомощь регламентирована положением или коллективным соглашением, то ссылаются на конкретный пункт документа;
• сумму  и сроки выплаты.

 

Директор или иное должностное лицо заверяет документ подписью, указывает дату. Приказ отдают на ознакомление сотруднику и бухгалтеру под подпись.

 

Образец:

 

 

4. Перечисление средств. Материальную помощь выплачивают в сроки, которые указаны в положении или коллективном соглашении. Если поддержка не регламентирована, в каждой ситуации руководитель организации или ИП индивидуально определяет сроки. Обычно деньги выплачивают в день ближайшего аванса или зарплаты.

 

Предприятие определяет способ выплаты по собственному усмотрению или действует по положению/коллективному договору. Деньги выдают наличными или перечисляют на зарплатную карту. В заявлении работник может указать предпочтительный способ.

 

Организациям и предпринимателям разрешено устанавливать собственный порядок назначения материальной помощи.

 

В современном мире успеха достигают те, кто автоматизирует процессы и пользуется правильными инструментами. Сотни предпринимателей уже выбрали Buhinformer и забыли про рутину с документами и штрафы от контролирующих органов. Войдите в число успешных — автоматизируйте задачи и быстрее достигайте стратегических целей.

 

Подтверждение основания для получения матпомощи от работодателя

 

Ранее мы рассмотрели несколько примеров подтверждающих документов. Приводим полный список:

• Рождение ребёнка: копия свидетельства о рождении.
• Смерть близкого: копия свидетельства о смерти.
• Чрезвычайная ситуация: копия справки из полиции, МЧС или иного органа.
• Лечение, реабилитация: копии договоров и чеков, в которых отражены расходы.

 

Если матпомощь связана с родственниками, запрашивают подтверждение степени родства:

 

 

В большинстве случаев работодатели определяют членов семьи по статье 2 СК РФ — к ним относятся супруги, родители и дети. По собственной инициативе компания может расширить список и включить в него братьев и сестёр, бабушек и дедушек. Это утверждают в положении о материальной помощи или прочих локальных актах.

 

Налогообложение матпомощи

 

Подарки

 

В большинстве случаев для организации материальная помощь сотрудникам не заканчивается переводом денег. Еще нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

 

Если компания переводит деньги в качестве подарка — например, на день рождения или в связи с выходом на пенсию, НДФЛ не облагаются суммы до 4000 рублей. Выплаты считают с начала года накопленным итогом. Налоги исчисляют только с превышения.

 

Когда подарки передают по гражданско-правовому договору дарения, с их стоимости не уплачивают страховые взносы.

 

Пример. Организация «Адванс» подарила руководителю отдела продаж на юбилей 10 000 рублей. Сумма больше порога, поэтому с превышения — 6000 рублей — удержат 780 рублей на НДФЛ. На руки специалист получит 9220 рублей.

 

Норма распространяется не только на денежную, но и на натуральную помощь. Если на юбилей организация подарит наручные часы за 20 000 рублей, с 16 000 рублей удержат НДФЛ.

 

Материальная помощь

 

Материальная помощь в связи с рождением ребёнка не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах 50 000 рублей.

 

Пример. Предприятие выплатило работнику 75 000 рублей в связи с рождением дочери. С превышения — 25 000 рублей — удержат 3250 рублей на НДФЛ. На руки специалист получит 71 750 рублей. На страховые взносы организация потратит 7500 рублей.

 

Материальная помощь на возмещение вреда от природных катаклизмов и в связи со смертью близкого родственника не облагается НДФЛ и страховыми взносами без ограничений, даже если организация перечислит работнику 500 000 рублей.

 

Чтобы опередить конкурентов, предприниматели много времени уделяют улучшению продуктов и услуг. Но как всё успеть, если нужно заниматься кадровым, налоговым и бухгалтерским учётом? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать учётные операции. Пока система считает налоги и заполняет отчёты, вы занимаетесь стратегическим развитием бизнеса.

 

Материальная помощь работнику в бухучёте

 

Операции по материальной помощи отражают по счёту 73, если средства получают родственники сотрудника — по счёту 76.

 

Проводки:

 

 

Таким образом, матпомощь на работе — добровольные компенсации от работодателя, нацеленные на поддержку и повышение мотивации сотрудников. Порядок и суммы компании и предприниматели определяют по собственному усмотрению. В большинстве случаев выплаченные средства облагаются НДФЛ и не облагаются страховыми взносами.

 

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы взять под контроль кадровый, налоговый и бухгалтерский учёт. Система полноценно заменит штатных сотрудников и снимет с вас значительную часть рутины. Занимайтесь стратегическим развитием бизнеса, продажами и переговорами с поставщиками, чтобы быстрее достичь поставленных целей.