В начале 2000-х годов печать предпринимателей была неотъемлемым атрибутом для заверения первичной документации. УПД и накладные без оттиска считали недействительными, поэтому его оформляли все ИП. Однако, в последние годы ситуация изменилась. Но многие по-прежнему уверены, чтобы предприниматели должны работать с печатью.

В этой статье вы узнаете, нужна ли печать для ИП, какие плюсы и минусы есть у оттиска и какие правила учитывать при оформлении.

В каких случаях у ИП обязательно должна быть печать

Законы и прочие нормативно-правовые акты не требуют от предпринимателей обязательного оформления печати. ИП разрешено заверять документы личной подписью и расшифровкой.

Однако, есть исключения:

• Открытие расчётного счёта. Некоторые банки до сих пор требуют заверения документов печатью. Кредитная организация по внутренним нормам может отказать в открытии счёта, если предприниматель не ставит оттиск в документах. В последние годы это встречается редко — крупные банки сотрудничают с ИП без печати.
• Сотрудничество с крупными компаниями. В деловой практике сложилось мнение, что печать — гарант достоверности и неподдельности документов. Некоторые организации отказываются сотрудничать с предпринимателями, которые работают без оттиска. 

В остальных ситуациях ИП могут работать без печати — в первичной документации, договорах и пр. указывают «б/п». Вопреки расхожим мнениям, это распространяется и на госзакупки. В законодательстве есть требование: если ИП оформил печать и использует её в работе, он обязан заверять тендерные документы оттиском.

Аналогично в трудовых отношениях. Печать ставят при приёме и увольнении сотрудников в бумажные трудовые книжки. Но если ИП никогда её не использовал, информацию достаточно заверить личной подписью и расшифровкой.

Иными словами, ИП может работать без печати, если никогда её не оформлял. Но если предприниматель уже использовал оттиск, он должен заверять им все документы. В противном случае суд может признать документы недействительными — например, если контрагент оспаривает сделку или отгрузку.

Оптимальный вариант — использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП). Документ, подписанный КЭП, признают юридически значимым без дополнительных операций — значит, печать ему не нужна.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы получать ценные советы. Пользователям доступны консультации квалифицированных специалистов. Эксперты рассмотрят вашу ситуацию и предложат оптимальные решения, которые защитят бизнес от проверок и крупных штрафов государственных органов.

Плюсы и минусы наличия печати для ИП

Плюсы печати:

• Увеличение числа партнёров. С печатью больше шансов привлечь к сотрудничеству крупные компании. Это возможность повысить объёмы продаж и увеличить прибыль. Однако, на наличие оттиска в последнее время внимание обращают всё реже, особенно при развитии электронного документооборота.
• Улучшение статуса. К предпринимателям с печатью относятся серьёзнее. Наличие оттиска говорит об ответственном подходе к делу и внимательной работе с документами.
• Снижение риска подделки документов. При наличии печати сложнее подделать документацию. Конечно, экспертиза в суде способна доказать подделку подписи, но это отнимает время и нарушает стабильность деятельности.

Минусы печати:

• Дополнительные расходы. Это незначительный недостаток, так как сегодня оформление печати обходится в 500-1000 рублей в зависимости от региона и выбранного вида.
• Замедление работы с документами. Актуально в ситуациях, когда ИП забывает оттиск в офисе. Например, если приезжает к партнёру на подписание договора о сотрудничестве.
• Риск утери или кражи. Печатью могут завладеть мошенники для подделки документов. Но без подписи предпринимателя совершить незаконные сделки проблематично, их можно аннулировать в суде, но на это придётся потратить время и нервы.

Чтобы предотвратить кражу, храните печать в офисном сейфе. Если это произошло, сообщите контрагентам о возможных мошеннических действиях.

Не можете разобраться, нужна ли ИП печать и в каких ситуациях можно обойтись без неё? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы проконсультироваться с квалифицированными специалистами. Они рассмотрят ваши вопросы и подскажут, что делать в затруднительных ситуациях. Вы сэкономите на услугах сторонних экспертов и ускорите развитие бизнеса.

Штраф за отсутствие печати

Мы разобрались, обязан ли ИП иметь печать. Так как предпринимателям разрешено работать без оттиска, в нормативно-правовых актах нет ответственности за заверение документов исключительно подписью и расшифровкой.

Какую лучше сделать печать для ИП

Законодательство не предъявляет строгих требований к печати ИП. Можно оформлять любой оттиск, но лучше придерживаться общепринятых в деловом мире правил, чтобы избежать недопониманий с контрагентами.

Во-первых, на оттиске указывают фамилию, имя и отчество предпринимателя. Их дополняют указанием статуса ИП, регионом постановки на учёт, ИНН и ОГРНИП. Внимательно проверяйте правильность реквизитов, чтобы избежать разногласий с контрагентами и государственными органами.

Во-вторых, печать индивидуального предпринимателя не должна содержать герб РФ и другую национальную символику — за это штрафуют на 5-7 тысяч рублей по статье 17.10 КоАП РФ. Если уже нарушили правила, ликвидируйте оттиск и оформите новый.

В-третьих, чаще пользуются круглыми оттисками диаметром 38-42 мм. Но возможны и другие варианты — например, прямоугольная печать: одна сторона — от 35 до 50 мм, вторая — от 70 до 100. У изготовителей оттисков есть готовые шаблоны, которые соответствуют перечисленным параметрам.

Помимо вопроса, должна ли быть печать у ИП, интересуются регистрацией оттиска в налоговой инспекции. У ФНС нет реестра печатей индивидуальных предпринимателей, но инспекцию все равно можно уведомить о создании оттиска. Эти сведения зафиксируют в карточке данных об ИП.

Дополнительную регистрацию запрашивают у изготовителей оттисков. Они ведут собственные реестры, чтобы минимизировать вероятность подделок. Если это произойдёт, наличие регистрации поможет в суде доказать невиновность. В противном случае суд признает действительной любую печать, на которой есть реквизиты предпринимателя.

Обязательно ли ИП иметь печать — нет. Индивидуальным предпринимателям разрешено заверять документы подписью и расшифровкой, а КЭП и вовсе делает документ юридически значимым — ему не нужна печать. Но некоторые контрагенты и банки по-прежнему требуют наличия оттиска — иногда из-за отсутствия отказывают в сотрудничестве. ФНС не штрафует за работу без печати.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы освободиться от рутины и больше времени уделять стратегическому развитию бизнеса. Система самостоятельно рассчитает налоги, заполнит декларации и уведомит о важных сроках. Вы справитесь без помощи сторонних специалистов и избежите штрафов контролирующих органов.