Нулевую 6-НДФЛ сдают организации и предприниматели, которые ранее выплачивали доходы физическим лицам, а в текущем календарном году остановили деятельность.
В этой статье вы узнаете, как работодателю снять с себя обязанность по сдаче документа и посмотрите образец нулевого отчёта.
Когда нужно сдавать нулевую 6-НДФЛ
Работодатели, которые выплачивают физическим лицам зарплаты, премии и другие доходы, обязаны отчитываться по удержанному НДФЛ. В 2021 году сдают отчётность на бланке, утверждённом Приказом Федеральной налоговой службы от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/753@.
Многие предприниматели задаются вопросом, нужно ли сдавать 6-НДФЛ, если в отчётном периоде работникам не делали выплаты. В нормативных актах сказано, что это обязаны делать налоговые агенты — ООО или ИП, которые в течение квартала выплачивали сотрудникам доходы.
Поспешный вывод: нулевая 6-НДФЛ в таком случае не сдаётся. Но практика показывает, что всё не так просто. Если ранее организация или предприниматель предоставляли отчёт, налоговая служба посчитает несдачу уклонением от обязанностей. Тогда последуют штрафы, пени и возможная блокировка счёта, если нарушение срока превысит 20 дней.
Если планируется приостановка деятельности и отправка сотрудников в неоплачиваемый отпуск, в ФНС сдают письменное уведомление в свободной форме. В нём указывают причину прекращения работы и ориентировочный срок. Тогда налоговики не требуют нулевой отчёт, а работодатель избегает штрафов и других санкций.
ФНС не знает о решении остановить деятельность, поэтому будет ждать документ в общем порядке. Без письменного уведомления, даже если и удастся избежать ответственности, придётся потратить время на разбирательства и доказательства отсутствия обязанностей как налогового агента.
Сдавать или нет нулевой расчёт, если в прошлом квартале были выплаты?
Распространенная ошибка: например, в первом и втором кварталах предприниматель или организация выплачивала зарплату и премии. Если в третьем квартале деятельность остановлена, обязанность по сдаче документа не снимается.
В подобной ситуации сдаётся не нулевая отчётность, а полноценная форма 6-НДФЛ. Второй раздел заполняют накопленным итогом с начала года. Если в текущем годы были выплаты, нулёвки быть не может.
Если в компании или ИП трудоустроено 10 и более человек, сдавать отчёт разрешено только электронно. В остальных случаях работодатели самостоятельно выбирают способ предоставления документа. За нарушение правила фирмы и предпринимателей штрафуют на 200 рублей, а должностное лицо — на 300-500 рублей.
Надо ли сдавать 6-НДФЛ, если в течение года выплатили только материальную помощь?
Отчет сдают, даже если материальная помощь не превысила 4 000 рублей. Сведения о матпомощи указывают в справке о доходах и расходах — в приложении 1. В четвёртом разделе отражают выплаченные суммы, которые не облагаются налогом на доходы физических лиц.
Надо ли сдавать 6-НДФЛ, если нет работников?
Рассмотрим другой вопрос: сдается ли нулёвка, если нет работников? Выделим два момента:
- Наёмных сотрудников никогда не было. Нулевую декларацию не сдают, так как у ИП или ООО никогда не возникала обязанность отчитываться по форме 6-НДФЛ. Штрафы, пени и блокировка счёта исключены.
- Работодатель распустил штат. Возможны два варианта:
- сотрудников уволили до начала календарного года и в текущем отчётном периоде не делали выплаты. Необходимо подать пояснения о прекращении и отсутствии обязанностей налогового агента по НДФЛ. После принятия письма налоговой службы разрешается не сдавать нулёвки.
- работники уволены в течение года (например, во втором квартале). Если до этого они получали зарплату и другие доходы, нулевого 6-НДФЛ быть не может. Второй раздел заполняют накопленным итогом с начала года. Поэтому в ФНС отправляют заполненный отчёт.
Чтобы правильно заполнить 6-НДФЛ и избежать штрафа за ошибки, воспользуйтесь сервисом Buhinformer. Система автоматизирует заполнение документа, исключает ошибки в расчётах и напоминает о сроках сдачи. Вы справитесь с заполнением форм без привлечения квалифицированного бухгалтера.
Образец заполнения нулевого отчёта 6-НДФЛ
Разобравшись, нужно ли подавать нулевой 6-НДФЛ, перечислим основные правила заполнения:
- В пустых ячейках ставят прочерки.
- Код отчётного периода:
- 21 — 1 квартал;
- 31 — полугодие;
- 33 — 9 месяцев;
- 34 — год.
- Нижний правый блок предназначен для сотрудника налоговой службы, его не заполняют.
- Поле «Стр.» заполняют в порядке возрастания.
Образец заполнения, когда в течении года выплачивали доходы сотрудникам, а в третьем квартале остановили деятельность:
