В 2010-х годах кассовая книга была главным документом, который отражал движение наличных денег в организации. С развитием технологий российский бизнес перешёл на усовершенствованную контрольно-кассовую технику, которая автоматически в режиме реального времени передавала сведения о движении денег. Поэтому возникли вопросы об использовании привычных учётных документов.

В этой статье вы узнаете, нужна ли кассовая книга при онлайн-кассе, кто обязан формировать документ в 2023 году, какие способы ведения доступны и что грозит за нарушение правил.

Обязательно ли вести кассовую книгу?

Кассовая книга (КК) — это документ, который отражает движение наличных денег: поступления и расходы. В регистре фиксируют операции, сопровождая сведения о первичном документе — расходном или приходном кассовом ордере.

КК ведут все организации, которые работают с наличными. Система налогообложения не имеет значения. Исключение сделано для обособленных подразделений, которые передают средства в кассу головной организации.

Индивидуальные предприниматели освобождены от соблюдения кассовой дисциплины по указанию Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У. Вместо КК они пользуются иными формами фиксации данных об операциях с наличными. Но для ИП нет запрета вести кассовую книгу по собственному желанию — например, чтобы улучшить качество учёта и предотвратить мошенничество со стороны сотрудников.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать заполнение кассовой книги и других документов об использовании наличных средств. Система самостоятельно внесёт сведения в бланки и укажет на возможные ошибки. Вы быстрее справитесь с рутинными задачами и займетесь другими, более важными делами.

Изменения по кассовой документации

Последние глобальные изменения кассовой дисциплины произошли в 2016-2017 годах, когда началось внедрение онлайн-касс. Обновленное оборудование было направлено на автоматизацию фиксации операций с наличными, позволяющую минимизировать незаконный оборот средств.

Чтобы не нарушать нормы, предприятия руководствуются правилами Федерального закона от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ и актами, составленными на его основе. Нововведения сократили объёмы внутреннего документооборота: организации освободили от формирования актов о возврате денег покупателям, о снятии показаний счётчиков при передаче ККТ в ремонт, о переводе показаний денежных счётчиков на нули, справки-отчёта кассира-операциониста и других бланков.

Обязательными остались приходные, расходные ордера и кассовая книга. Следовательно, от ведения КК не освобождает даже наличие автоматизированной онлайн-кассы, которая отправляет информацию в ФНС.

Кассовая книга онлайн-кассы формируется по стандартным правилам. Организациям доступно несколько форматов на выбор, о которых поговорим далее.

Не хватает времени, чтобы фиксировать операции в КК? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать заполнение бланка и подготовку ордеров. Вы справитесь с задачей, даже не имея практического опыта. Это позволит избежать найма дополнительных сотрудников и сэкономить на фонде оплаты труда.

Как вести кассовую книгу при онлайн-кассах

Кассовые книги при онлайн-кассах составляют по унифицированной форме КО-4, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года № 88. Её используют как при ручном заполнении, так и при работе на компьютере. Во втором случае бланк заполняют на протяжении года, а затем распечатывают.

В последние годы распространено заполнение на компьютере, потому что оно упрощает исправление ошибок. Ответственному сотруднику достаточно удалить недостоверную информацию и внести фактические данные.

Также набирает популярность электронное ведение кассовой книги — ККТ интегрируют с автоматизированным сервисом, который вносит сведения в бланк на основании фискальных документов. Это ещё проще заполнения на компьютере, занимает минимум времени и сводит к нулю вероятность ошибок.

Организациям и предпринимателям разрешено использовать индивидуальные формы кассовой книги. Например, те, которые отражают особенности предприятия или отрасли. Созданные бланки нужно утвердить в учетной политике.

У каждого метода свои особенности, которые учитывают при заполнении документа:

1. Ручное заполнение. Если выбрали этот вариант, соблюдайте ключевые правила:

• самостоятельно заполните титульный лист: укажите реквизиты предприятия и год, за который ведётся кассовая книга;
• пронумеруйте и прошейте листы, чтобы никто не поменял фактические данные;
• вносите данные шариковой ручкой или чернилами;
• ведите книгу в двух экземплярах через копировальную бумагу. В конце дня лист копии вместе с ордерами передавайте в бухгалтерию — подразделение несёт ответственность за хранение дубликата.

Ручное заполнение подойдет организациям с минимальным количеством операций. Если их больше 5-10 в день, заполнение кассовой книги отнимет много времени, вырастет вероятность «потерять» важные сведения.

2. Заполнение на компьютере. Формируйте КК в классическом Excel. При необходимости легко исправить опечатку — в бумажной версии придётся зачеркивать данные и вносить корректировки по строгим правилам.

В конце дня ответственный специалист распечатывает заполненный за день лист кассовой книги и отчёт кассира. Документы передают в бухгалтерию на хранение вместе с расходными и приходными кассовыми ордерами.

В конце года формируют единую кассовую книгу из всех полученных листов. Их прошивают, руководитель или иное уполномоченное лицо заверяет сведения личной подписью и печатью предприятия (при наличии).

3. Формирование через сервисы. Вариант, который полностью автоматизирует процесс через интегрированное с ККТ программное обеспечение. Кассовая книга заполняется по фискальным данным, что избавляет сотрудников от ручной фиксации сведений.

Этот вариант минимизирует вероятность ошибок и мошенничества, но требует дополнительных расходов на внедрение. Полученную КК заверяют усиленной квалифицированной подписью — корректировать информацию после подписания нельзя.

Не знаете, надо ли вести кассовую книгу вашей организации? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы проконсультироваться с квалифицированными специалистами. Эксперты проанализируют деятельность предприятия, ответят на вопросы и дадут обоснованный с точки зрения закона ответ. Это позволит избежать крупных штрафов и организовать внутренние процессы.

Правила заполнения 

Есть универсальные правила, которые предприятия соблюдают вне зависимости от выбранного способа ведения кассовой книги.

Во-первых, каждый год создают новый документ. КК ведут с 1 января по 31 декабря. Если организация зарегистрирована в течение года, КК формируют с момента проведения первой операции с наличными. Когда предприятие прекращает деятельность в течение года, кассовую книгу закрывают в последний день.

Во-вторых, информацию об операциях фиксируют ежедневно. Дубликаты листов сохраняют по итогам каждого дня. Ведение кассовой книги пропускают в дни, когда не было наличных операций — например, в выходные или праздники.

В-третьих, все записи подтверждают соответствующими расходными и приходными кассовыми ордерами. Листы книги хранят вместе с ними в бухгалтерии, чтобы предоставить объективные подтверждения движения наличности в ходе проверки.

Все требования установлены указанием Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У. Например, организациям разрешено вести только одну кассовую книгу. Делить документ по направлениям деятельности нельзя — только если для внутреннего учёта, что не освобождает от формирования единой КК.

Порядок хранения кассовой книги

Срок хранения кассовой книги аналогичен большинству видов первичной документации — 5 лет с момента истечения отчётного периода, за который сформировали документ.

Например, кассовую книгу за 2023 год нужно хранить до 31.12.2028 года. Внутри предприятия разрешено устанавливать индивидуальные сроки, но не меньше минимального по закону.

КК хранят в архиве предприятия, который исключает повреждение документов и защищён от третьих лиц. Если нет возможности организовать собственное хранилище, пользуются услугами специализированных организаций, государственных или муниципальных архивов.

По истечении срока хранения кассовую книгу утилизируют — составляют акт, выбирают способ и документально фиксируют завершение процедуры.

Штрафы за нарушения

Ответственность за ведение и сохранность кассовой книги несёт главный бухгалтер или руководитель предприятия. Кассиры не относятся к должностным лицам, поэтому для них не предусмотрена ответственность за нарушение правил.

Если у организации нет КК или документ составлен с нарушениями, штрафуют по статье 15.1 КоАП РФ на 40-50 тысяч рублей. Ответственность для должностных лиц — 4-5 тысяч рублей.

Таким образом, юридические лица обязаны вести кассовую книгу даже при использовании онлайн-кассы. Индивидуальные предприниматели освобождены от формирования документа, но могут делать это по собственной инициативе — например, для внутреннего контроля операций.

КК формируют ручным способом, заполняют на компьютере или применяют специальные автоматизированные сервисы. Книгу формируют на каждый год, хранят пять лет после окончания отчётного периода.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы автоматизировать рутинные операции на предприятии. Система самостоятельно рассчитает величину налогов и подготовит отчёты для государственных органов. Вам останется своевременно подать информацию, чтобы избежать штрафов и прочих санкций.