Отправляя сотрудника в командировку, работодатель берет на себя компенсацию сопутствующих расходов. Командировочные — это обобщенное понятие, которое включает разные виды затрат: на проживание, перелет, питание, связь, оформление документов, суточные и другие.

В материале разберемся в том, нужно ли уплачивать взносы с таких расходов и как правильно отражать их в отчетности. 

Надо ли облагать страховыми взносами командировочные

В статье 422 Налогового кодекса РФ перечислены виды командировочных, которые не облагаются взносами:

• суточные (в соответствии с п. 1 ст. 217 НК РФ);
• оплата проезда; 
• комиссионные сборы; 
• оформление загранпаспортов и других документов, необходимых для проезда или перелета;
• оплата багажа; 
• проживание.  

Правда, есть 2 важных условия:

1. Все расходы нужно подтверждать соответствующими документами: чеки, маршрутные квитанции и т.д. 
2. Поездка и расходы на нее должны быть связаны исключительно с трудовыми обязанностями сотрудника. 

Льготные условия для вышеперечисленных командировочных (за исключением суточных) касаются как взносов в налоговую (на ВНиМ, ОПС и ОМС), так и на травматизм. Кроме того, эти же расходы полностью освобождены от НДФЛ. 

Суточные

С суточными ситуация обстоит немного иначе, так как они отличаются от прочих командировочных. Согласно ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ, это дополнительные расходы, связанные с тем, что сотрудник временно живет не на ПМЖ. Подтверждать их документами не требуется. 

Размер суточных работодатель определяет на свое усмотрение. Здесь важно учесть обстоятельства работы, условия и цены в регионе или конкретном городе и другие факторы. 

Суточные полностью освобождены только от взносов на травматизм. Для остальных страховых выплат пунктом 2 статьи 422 НК РФ установлен лимит, в рамках которого работодатель не платит взносы и НДФЛ:

• 700 рублей в сутки для командировок в рамках России;
• 2500 рублей в сутки для заграничных поездок. 

Суммы, превышающие этот лимит, облагаются НДФЛ и взносами на ОПС, ОМС и ВНиМ. Принцип расчета базы для налогообложения и взносов в обоих случаях одинаковый.

Покажем на примере. Максим работает в ООО «Уют и порядок». В сентябре он уезжал в командировку на три дня. Размер суточных, установленный локальными актами организации, составляет 1000 рублей. 

Сначала определим общий размер суточных выплат: 

1000 (суточные) * 3 (кол-во дней) = 3000 рублей.   

Теперь посмотрим, какая сумма освобождена от взносов и НДФЛ: 

700(лимит для суточных) * 3 = 2100 рублей. 

Теперь вычтем необлагаемую часть из общей суммы и получим базу, с которой нужно уплатить взносы и налог: 

3000 — 2100 = 900 рублей. 

Если мы говорим о суточных в рамках однодневной командировки, здесь условия другие. Если командировка ограничивается одним днем, то сотрудник, как правило, может после нее вернуться на место постоянного проживания. Такой формат не подходит под стандартное определение суточных выплат из Трудового кодекса. 

Подобные выплаты целиком облагаются страховыми взносами, в том числе — на травматизм. 

В то же время, если речь идет о компенсации дополнительных затрат, связанных с однодневной командировкой, то их можно полность освободить от взносов и НДФЛ (письмо Минфина № 03-15-06/33309 от 17.05.2018). При этом их необходимо подтвердить документально, что опять же не позволяет отнести такие выплаты к стандартным суточным. 

Как отразить суточные в РСВ

Все выплаты важно грамотно отразить в отчетности, чтобы страховые взносы начислили правильно. Сначала нужно рассчитать общую и необлагаемую части расходов. Затем отразить суммы в РСВ так:

1. Взносы на пенсионное страхование указывают в подразделе 1.1 Приложения №1 к 1-му разделу. В строке «030» отражают общую сумму выплат в пользу работников, включая суточные. В строке «040» — только необлагаемую взносами часть.
2. Взносы на медицинское страхование указывают в том же Приложении №1 к разделу 1, но в подразделе 1.2. Строчки «030» и «040» заполняют точно так же, как в случае в ОПС. 
3. Социальные взносы отражают в Приложении №2 к 1-му разделу. В строке «020» — общую сумму выплат, в строке «030» — необлагаемую. 

Хотя  суточные освобождены от взносов на производственные травмы и заболевания, их также нужно учесть при заполнении таблицы №1 формы 4-ФСС:

• по строке 1 — включить суточные в сумму общих выплат работникам с начала года; 
• по строке 2 — отразить необлагаемую часть суточных (если есть другие необлагаемые выплаты, их нужно суммировать); 
• по строке 3 — указать базу для взносов (общие выплаты минус необлагаемые).

Помните, что за нарушение требований к заполнению и подаче отчетности предусмотрена ответственность. Так, например, если упустить сроки подачи РСВ (или не подать ее совсем), можно получить штраф в размере 5% от общей суммы взносов. Минимальная сумма штрафа — 1 000 рублей, максимальная — 30% от взносов. Платить придется за каждый упущенный месяц. 

Кроме того, под ответственность могут попасть руководители организаций — им начислят дополнительный штраф от 300 до 500 рублей. 

Важно соблюдать и порядок подачи документов:

1.  Если у работодателя до 24 официальных работников включительно, он может подать отчет 4-ФСС электронно или в бумажном виде на выбор. Если работников 25 и больше — только электронно. 
2. РСВ можно подать в бумажном виде, если число сотрудников не превышает 10. Если больше 10 — только электронно.

За нарушение порядка полагается штраф 200 рублей. 

К штрафам приводят ошибки в отчетах, нарушение сроков и незнание нюансов ведения учета. Чтобы избежать проблем с контролирующими органами, доверьте бухгалтерию команде Buhinformer. Вашим учетом займется команда профессионалов, которые разбираются в законе и учитывают все актуальные нововведения. Вы сможете не волноваться о налогах, подаче документов, учете и кадрах — бухгалтерия ведется, пока вы решаете задачи бизнеса.