Компании и предприниматели периодически сталкиваются с запросами и требованиями государственных органов по разным вопросам. Такое право есть не только у ФНС или Роспотребнадзора, аналогично действуют банки, в которых предприятия открывают расчётные счета. Чтобы избежать ограничений, нужно уметь описать схему и модель бизнеса.

В этой статье вы узнаете, зачем банки запрашивают пояснительные письма, в каких ситуациях высока вероятность попасть под проверку и как правильно охарактеризовать предприятие. Мы подготовили наглядные примеры, с которыми вы легко подготовите собственное письмо.

Для чего нужно пояснительное письмо в банк

На банки возложена обязанность препятствовать отмыванию нелегальных доходов, чтобы минимизировать потери государственного бюджета. Чтобы выполнять задачу, кредитные организации пользуются разными инструментами. Один из наиболее распространённых — выборочный контроль операций компаний и предпринимателей, анализ бизнес-процессов и моделей деятельности.

Если банк направляет запрос на подачу разъяснений, предприятие готовит пояснительное письмо и подтверждающие документы. Предоставление ответа — право ООО и ИП, а не обязанность. Но отказ грозит ограничениями или полным прекращением сотрудничества, потому что кредитные организации не рискуют собственным лицензированием  из-за сотрудничества с неблагоприятными компаниями.

Кроме того, пояснительное письмо могут запросить при открытии расчётного счёта. Так банки наперед оценивают благоприятность намерений предприятий, реалистичность заявленной модели и вероятность мошеннической деятельности.

Описание бизнеса вызывает вопросы у многих начинающих предпринимателей. В частности, нет понимания по содержанию, потому что документ никак не регулируется законодательством. Далее рассмотрим правила подготовки письма, дадим ценные советы и покажем наглядные примеры.

Возникли сложности с банком? Кажется, что кредитная организация незаконно ограничивает операции по расчётному счёту? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы проконсультироваться с квалифицированными специалистами. Эксперты изучат вашу ситуацию, дадут правовую оценку и подскажут оптимальный порядок действий.

Пояснительная записка в банк по 115-ФЗ

Федеральный закон от 7 августа 2001 года № 115-ФЗ — страшный сон предпринимателей. Если банк заподозрит предприятие в незаконных операциях, начнётся череда проверок. Часто они отнимают много времени, сил и нервов, но если сделать всё грамотно — пройдут гладко и не принесут проблем.

Подозрения вызывают:

• обналичивание только что поступивших на расчётный счёт денег;
• регулярный вывод платежей на счета в иностранных банках;
• несоответствие характера поступлений и списания — например, компания получает деньги за рекламные услуги, а затем покупает строительные материалы;
• крупные расчёты с физическими лицами;
• снятие наличных в больших объёмах и на регулярной основе;
• сотрудничество с ООО и/или ИП, которые входят в «чёрный список» ЦБ РФ и относятся к красной категории банковского светофора.

Когда возникают подозрения в нелегальных операциях, банк запрашивает у предприятий:

• договоры, первичную документацию, спецификации по сомнительным сделкам, чтобы определить хозяйственную обоснованность подозрительных операций;
• сведения, которые подтверждают выполнение бюджетных обязательств — уплату налогов, страховых взносов, акцизов, НДС и прочего;
• данные об организационных составляющих — договор аренды офиса, производственной площадки, среднесписочную численность сотрудников, подтверждение общехозяйственных расходов и т. п.;
• описание единичных бизнес-процессов или модели бизнеса в целом.

С документами редко возникают трудности — в банк направляют подписанные сканы. А вот с описанием бизнес-процессов или модели сложнее — как минимум из-за отсутствия единых стандартов и шаблонов.

При подготовке следует учитывать:

• Кто составляет. В небольшом бизнесе описание формирует руководитель или индивидуальный предприниматель. В компаниях покрупнее задачу делегируют начальникам отделов, секретарям, заместителям и прочим лицам. Эту обязанность фиксируют в должностных инструкциях.
• Требования. Строгих ограничений к содержанию и форме документа нет. Чтобы избежать ошибок, можно предварительно обсудить состав описания с ответственным банковским сотрудником. Возможно, он предоставит наглядный образец.
• Адресат. Пояснительное письмо составляют на имя руководителя банка или регионального отделения, а передают ответственному сотруднику — например, персональному менеджеру. Дополнительно адресата можно уточнить в банке после получения требования.
• Как отправить. Любым удобным и согласованным способом — подписанный скан по электронной почте, через Почту России, систему электронного документооборота и т. п.

Далее вы посмотрите:

• описание бизнеса — образец для банка;
• описание модели бизнеса для банка — пример.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы оперативно подготовить необходимые документы. Пользователям доступен банк шаблонов, составленных квалифицированными специалистами. Можно найти письмо в банк по 115-ФЗ образец, договоры о сотрудничестве, акты выполненных работ и многое другое. Это сократит расходы на услуги сторонних специалистов и ускорит развитие бизнеса.

Описание схемы ведения бизнеса для банка: образец

Под схемой ведения бизнеса понимают конкретные бизнес-процессы. Например, как и у кого компания покупает сырьё или для чего пользуется теми или иными услугами.

Документ составляют на фирменном бланке с указанием ключевых реквизитов — наименование ООО или ФИО предпринимателя, ИНН, КПП, ОГРН/ОГРНИП, юридический адрес, место фактического расположения и т. п. Аналогичные правила справедливы для описания модели бизнеса.

Чтобы избежать ограничений по р/с или полного отказа банка от сотрудничества, дают максимум информации с подробной характеристикой. Описывают последовательность действий, поставщиков, покупателей, выгодоприобретателей и т. п.

Представим, что у компании «Адванс» запросили сведения об операциях с контрагентом «Мясной мир» — розничным магазином мясной продукции, который оптом закупает у организации колбасы, сосиски и балык.

Описание схемы ведения бизнеса для банка — пример:

ООО «Адванс» сотрудничает с ООО «Мясной мир» с 2017 года. Наша компания поставляет контрагенту готовую продукцию оптом: колбасы, сосиски и балык. Действует договор поставки № 325-14 от 15 января 2023 года, рассчитанный до 31 декабря 2023 года.

Порядок взаимодействия:

• Представитель ООО «Мясной мир» раз в неделю формирует заявку на поставку по договору № 325-14 от 15 января 2023 года (скан во вложении). Запрос отправляют на электронную почту: sale@advans-myaso.ru.
• Менеджер ООО «Адванс» принимает заявку и сообщает контрагенту о возможности и сроках исполнения.
• Менеджер отправляет заявку в производственный цех, расположенный по адресу с. Аргаяш, ул. Прузнена, строение 4. Руководитель цеха ставит заявку в очередь на исполнение.
• В установленный день продукцию доставляют транспортом ООО «Адванс» (сканы ПТС во вложении).
• ООО «Мясной мир» оплачивает партию в течение пяти рабочих дней после приёмки продукции. Деньги перечисляют на расчётный счёт, открытый в вашем банке.

Рекомендуем предварительно согласовать текст письма с сотрудником банка, чтобы избежать ошибок. Возможно, он укажет на моменты с неоднозначными формулировками и поможет улучшить полноту информации.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, если затрудняетесь с описанием бизнес-процессов. Пользователям доступны консультации специалистов, которые рассмотрят ситуацию, ответят на вопросы и помогут грамотно ответить на требование банка. Вы избежите ограничений и закрытия расчётного счёта, которые могут нарушить стабильность деятельности.

Пример описания модели бизнеса для банка

Модель бизнеса — общая характеристика деятельности компании или предпринимателя. Она отражает последовательность действий, направленных на извлечение прибыли.

Ответ банку по 115-ФЗ — образец описания модели бизнеса:

ООО «Адванс» производит из собственного сырья мясные изделия. Поголовье рогатого скота располагается в коровнике по адресу: с. Аргаяш, ул. Прузнена, строение 6. Компания самостоятельно разводит рогатый скот.

Сырьё обрабатывают в производственном цехе, расположенном по адресу: с. Аргаяш, ул. Прузнена, строение 4. Сырое мясо проходит полный цикл обработки, предприятие получает три вида готовой продукции: колбасы, сосиски и балык.

Готовая продукция хранится в холодильных камерах на складе, расположенном по адресу: с. Аргаяш, ул. Прузнена, строение 5. Общая вместимость складской площади — 5000 кг готовой продукции.

Для сбыта продукции ООО «Адванс» использует несколько каналов:

• официальный сайт с функциями интернет-магазина;
• специализированные интернет-площадки и форумы;
• тендеры, государственные закупки.

Средняя себестоимость 1 кг готовой продукции — 310 рублей, продажная цена — 550 рублей. С каждого реализованного килограмма готовой продукции компания получает 240 рублей чистой прибыли. В 2022 году ООО «Адванс» реализовало 36 000 кг готовой продукции. Чистая прибыль составила 8 640 000 рублей. В 2020 году компания перечислила в бюджет 6 120 000 рублей на налог по УСН, страховые взносы и НДФЛ.

У ООО «Адванс» собственный парк транспортных средств для доставки готовой продукции до покупателей (сканы ПТС во вложении). ТС куплены у официальных дилеров (сканы договоров купли-продажи во вложении). Транспортными средствами управляют водители, которые трудоустроены в штат компании.

Как и в случае с описанием бизнес-процессов, предварительно следует согласовать письмо с представителем банка или персональным менеджером. Он укажет на недочёты и поможет подготовить грамотное пояснительное письмо.

Таким образом, пояснительное письмо — это характеристика бизнес-процессов или модели бизнеса в целом. Банки запрашивают сведения, чтобы убедиться в  законности или незаконности деятельности организаций или индивидуальных предпринимателей. По результатам анализа кредитная организация решает: продолжить сотрудничество с предприятием, наложить ограничения или закрыть расчётный счёт.

Посмотрите образец пояснительной записки в банк, схему бизнеса — образец для банка, которые подготовлены в статье. Они позволят оперативно и без ошибок подготовить пояснения для банка и избежать непредвиденных трудностей.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы активизировать рост бизнеса! Система автоматизирует рутинные операции и освобождает рабочее время, которое можно потратить на стратегические задачи. Она заменит штатного бухгалтера и разгрузит зарплатную ведомость — сэкономленные средства можно реинвестировать в бизнес.