Отчет СЗВ-СТАЖ должен достоверно отражать данные о трудовом стаже каждого сотрудника. На основании информации в отчетности ПФР в дальнейшем начисляет работникам пенсии. В материале разберемся, как нужно отражать в документе отпуск по беременности и родам.
В каких случаях заполняют лист нетрудоспособности по БиР
В СЗВ-СТАЖ вносят сведения об официальных сотрудниках, чей доход облагается взносами согласно условиям следующих договоров:
- трудового;
- гражданско-правового;
- авторского заказа.
Однако согласно статье 255 Трудового кодекса, отпуск по беременности необходимо отражать по тем сотрудницам, которые работают на предприятии по трудовому договору. Это касается любых работодателей: руководителей организаций, индивидуальных предпринимателей и других физлиц, которые вступают в трудовые отношения с сотрудниками.
В документе необходимо учесть всех, кто числится на предприятии по актуальному договору вне зависимости от того, находятся ли они формально на работе или нет.
К примеру, женщина весь отчетный год ухаживала за детьми и не выходила на работу. Несмотря на то, что ее фактически не было на рабочем месте, а пособия не облагаются взносами, это время все равно включается в ее трудовой стаж, так как договор все это время действовал.
Как правильно отобразить период отпуска по беременности и родам
При заполнении бланка СЗВ-СТАЖ нужно опираться на общие требования, описанные в постановлении Правления ПФР № 507п от 06.12.2018.
Периоды, когда работники уходят в отпуск в связи с беременностью, родами и уходом за детьми, обозначают следующим образом:
| Код | Обозначение | Для каких случаев |
| ДЛОТПУСК | Очередной отпуск | Женщины часто берут этот отпуск перед декретным |
| ВРНЕТРУД | Временная нетрудоспособность | Больничный, который при необходимости оформляется беременным женщнам до выхода в отпуск по БиР |
| ДЕКРЕТ | Отпуск по беременности и родам | При обычной беременности одним ребенком — 70 дней до его рождения и 70 после. Если женщина беременна более чем одним ребенком, полагается 84 дня до родов и 110 после |
| ДЕТИ | Отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет | Период для ухода за детьми возраста до 1,5 лет, входит в страховой стаж |
| ДЛДЕТИ | Отпуск по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет | Период для ухода за детьми от 1,5 до 3 лет, в страховой стаж не включается |
| ДЕТИПРЛ | Отпуск по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет | Отпуск по уходу за детьми, который предоставляют другим членам семьи (бабушки, дедушки, опекуны и т.д.) |
На что нужно обратить внимание, когда вы отражаете отпуск по БиР:
- Обычный период работы сотрудника без специальных условий отражают в графах 1-7. То есть, заполняют только личные данные сотрудника (ФИО и СНИЛС), и период его трудовой деятельности с начала года.
- Период, когда работница не выполняла своих прямых обязанностей по условиям договора (в нашем случае, была в отпуске по беременности и родам), нужно отразить кодом «ДЕКРЕТ» в графе 11. Сроки отпуска по БиР отражаются в графах 6-7.
- Каждый период работы (обычная трудовая деятельность, отпуск при особых условиях, временная нетрудоспособность) отмечается в отдельной строке При этом ФИО и номер страхового свидетельства указывают 1 раз.
- В графе 1 нужно указывать порядковый номер — по одному на каждого сотрудника. Строчек с разными условиями трудового стажа при этом может быть несколько.
Рассмотрим на примере. В 2020 году беременная сотрудница Орлова Ирина Олеговна взяла больничный с 17 апреля по 7 мая. 8 мая она ушла в отпуск по беременности и родам. А с 25 сентября ушла в отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет. Чтобы правильно отразить это в отчете, нужно четко определить периоды в отчетном году и соответствующие коды:
- с 01.01.2020 по 16.04.2020 — обычная трудовая деятельность;
- с 17.04.2020 по 7.05.2020 — ВНЕТРУД;
- с 8.05.2020 по 24.09.2020 — ДЕКРЕТ;
- с 25.09.2020 по 31.12.2020 — ДЕТИ.
Теперь заполним 3 раздел в соответствии с общими требованиями:
При этом важно учитывать, что отпуски не могут «накладываться» один на другой. Для каждого трудового периода — свои четкие сроки и даты начала и конца отпуска.
К примеру, если женщина ухаживала за детьми и забеременела до окончания отпуска, она может прервать его раньше и выйти в декрет на следующий день. Или дождаться, пока он подойдет к завершению (ребенку исполнится 1,5 или 3 года) и уже после выйти в отпуск по БиР или уходу за другим ребенком. Речь идет о двух разных трудовых периодах, и в обоих одновременно она находиться не может.
При этом, женщина может раньше закончить отпуск по БиР или дольше оставаться на работе перед декретом. В отчетности нужно отражать фактические даты, ориентируясь не на больничные листы, а на соответствующие приказы.
Работодатели должны передавать СЗВ-СТАЖ в Пенсионный фонд России до 1 марта года, который следует за отчетным. При этом важно учесть порядок подачи документов:
- если у работодателя числится до 24 сотрудников официальных сотрудников включительно, он может подать отчеты и в электронном, и в бумажном виде;
- если количество официальных работников 25 и больше — отчетность подается только электронно.
Если нарушить порядок, то работодатель получит штраф в размере 1 000 рублей согласно 17 статье Федерального закона №27-ФЗ. Этой же статьей предусмотрена ответственность за нарушение сроков и ошибки в данных:
- 500 рублей за каждое застрахованное лицо, в чьих сведениях допустили ошибки;
- 500 рублей за каждого официального работника, если не подать документ вовремя.
Кроме того, штрафы могут выписать на должностных лиц организаций — от 300 до 500 рублей согласно статье 15.33.2 КоАП РФ.
Чтобы не рисковать личным временем и бюджетом, проверяйте отчетность заранее и не откладывайте подачу документов на последний день. Или подключайтесь к «Buhinformer». Здесь вы найдете актуальные бланки всех отчетов и рекомендации по их заполнению. А также сможете обратиться за бесплатной консультацией к нашим экспертам по любым вопросам учета или налогообложения.