У официально трудоустроенных работников есть право каждый год отдыхать по 28+ дней с сохранением заработной платы. Но иногда возникают ситуации, когда нужны дополнительные отгулы. Тогда помогает неоплачиваемый отпуск.

В этой статье вы узнаете, какие нормативно-правовые акты обосновывают отдых без оплаты, сколько можно взять дней за свой счёт и какие санкции предусмотрены для работодателей за нарушение прав сотрудников.

Основания для предоставления отпуска за свой счёт

Отпуск без сохранения заработной платы — это период отдыха работника, который не оплачивает работодатель. Сотрудники прибегают к нему, если нужны дополнительные отгулы, например, по личным или семейным обстоятельствам. Решение о предоставлении отпуска остается за организацией или предпринимателем. 

Иногда компании и предприниматели обязаны предоставить неоплачиваемый отпуск. Например, по закону сотрудникам выделяют до 5 календарных дней, если родился ребёнок, запланирована свадьба или похороны близкого родственника.

Установленный нормативно-правовыми актами предельный срок отпуска без сохранения зарплаты может быть изменён в большую сторону по решению сторон или коллективному договору. 

Некоторым категориям работников запрещено отказывать в неоплачиваемом отпуске:

Близкими родственниками признают супругов, родителей (в том числе усыновителей), детей (в том числе усыновлённых), сестёр, братьев, бабушек, дедушек, внуков.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы навести порядок в бухгалтерском и кадровом учёте. Система автоматизирует большинство рутинных операций, чтобы начинающие предприниматели справлялись с задачами без квалифицированных специалистов. Это ускоряет разрешение многих вопросов и сокращает затраты на персонал.

Можно ли работодателю отправить сотрудников в неоплачиваемый отпуск

Сотрудники сами выбирают, когда уходить в неоплачиваемый отпуск. Работодателям запрещено принуждать персонал к отдыху без компенсации. Это прямое нарушение прав, за которое работникам разрешено подать жалобу в трудовую инспекцию.

К этому недобросовестному методу часто прибегают в кризис, чтобы сократить численность штата и затраты на ФОТ. Но это чревато последствиями и крупными штрафами, которые в несколько раз выше выплат за простой.

Увольнение во время неоплачиваемого отпуска

По закону работодатели гарантируют сотрудникам сохранение рабочих мест на период отпуска. Норма актуальна и для неоплачиваемого отдыха, поэтому увольнения запрещены.

Единственный вариант — работник досрочно выйдет из отпуска и подаст заявление на увольнение. Но тогда он обязан отработать две недели.

Сколько дней отпуска можно брать за свой счёт

Продолжительность отпуска без содержания зависит от категории работника:

Продолжительность отдыха без сохранения заработной платы совместителя зависит от длительности отпуска на основном месте работы. Организации и предприниматели целиком компенсируют разницу — 5, 10 и более дней.

В коллективном договоре устанавливают до 14 календарных дней неоплачиваемого отдыха сотрудникам, у которых:

• два и более ребёнка в возрасте до 14 лет;
• ребёнок-инвалид в возрасте до 18 лет;
• ребёнок в возрасте до 14 лет, но нет мужа или жены.

Если работник относится к нескольким категориям, дополнительными отгулами пользуются по одной из них — той, которая дает больше дней.

В частных ситуациях продолжительность отдыха зависит от внешних факторов. Например, если работник входит в избирательную комиссию или является доверенными лицом кандидата в депутаты, отгулы предоставляют до окончания выборов.

Продолжительность неоплачиваемого отдыха сотрудников, которые не входят в перечисленные выше группы, устанавливают по договорённости сторон. Возможны две ситуации:

• Обсуждение количества дней при возникновении необходимости. Сотрудник обращается к руководителю с запросом на N дней. Директор соглашается или выдвигает встречное предложение. Переговоры длятся, пока стороны не примут устраивающий всех вариант.
• Предварительное выделение N дней. Организация и предприниматель выделяет всем сотрудникам, например, 14 дополнительных отгулов, но без сохранения зарплаты. Условия фиксируют в коллективном или трудовом договоре. Работники пользуются отпуском в течение года в нужный момент.

Во втором случае дополнительным отдыхом разрешено увеличивать основной оплачиваемый отпуск. Сотрудник может уйти на 14 дней с сохранением зарплаты и продлить отдых на 7 дней без компенсации. Все дни использовать необязательно, но остатки «сгорят» с началом следующего года.

Иными словами, сколько дней отгула можно брать за свой счёт «не льготникам», зависит от возможностей компании и умения договариваться. Имея хорошие отношения с руководителем, можно получить и 15, и 30 дней неоплачиваемого отдыха.

Из неоплачиваемого отпуска разрешено выходить досрочно, например, если удалось быстрее решить возникшие проблемы. Для этого сотрудники подают заявление в свободной форме с указанием дня, с которого планируют вернуться к выполнению трудовых обязательств.

Buhinformer — ваш верный бизнес-партнёр, у которого нет выходных, больничных и отпускных. Он берёт на себя обязанности по налоговому и бухгалтерскому учёту, готовит счета и отгрузочные документы. Сократите затраты на штатного бухгалтера, а сэкономленные деньги потратьте на обновление оборудования или запуск новых маркетинговых каналов.

Как неоплачиваемый отпуск влияет на трудовой стаж

Отдых без компенсации короче двух недель входит в отпускной стаж — его учитывают при начислении дней ежегодного отпуска. 

Неоплачиваемый отпуск не учитывают при расчёте среднего заработка. Дни отсутствия на рабочем месте не входят в количество трудовых дней.

Порядок оформления отпуска без сохранения зарплаты

Отпуск по семейным обстоятельствам или иным причинам без компенсации оформляют в несколько этапов:

• Заявление от сотрудника. Оформляют в свободной форме — указывают наименование организации, ФИО должностного лица и заявителя, причину отгулов и продолжительность. В конце ставят дату и подпись.

• Оценка возможности. Если сотрудник входит в льготную категорию и ему нельзя отказывать, должностное лицо проверяет подтверждающие документы и оформляет приказ. В противном случае приступают к переговорам, о которых говорили ранее. Иногда обходятся без них, если руководителя устраивает продолжительность и причина.

Сотрудникам, которые не входят в льготные категории, разрешено отказывать. Например, если сильно загружено производство или сотрудник отвечает за важный проект. Для принятия решений директор оценивает серьёзность причины и репутационные последствия для сохранения благоприятной корпоративной атмосферы.

• Издание приказа. Выпускают стандартный документ, который разрешает работнику отсутствовать на рабочем месте в определённый период.
• Ознакомление сотрудника с приказом. Документ отдают на прочтение и запрашивают подпись для подтверждения ознакомления. В указанный день работник уходит в неоплачиваемый отпуск.
• Учёт отпуска без компенсации. Сведения об отгулах и приказе вносят в личную карточку, лицевой счёт специалиста и табель учёта рабочего времени.

Во время неоплачиваемого отдыха фирма или предприниматель не несёт социальной ответственности за работника. Если он заболеет, больничные не выплачивают. Но закон не запрещает добровольные выплаты от работодателя через премирование или материальную помощь. Например, организация может по собственному желанию оплатить лекарства или лечение в клинике.

Если сотрудник не восстановил здоровье до окончания неоплачиваемого отпуска, разрешено оформить больничный и получить компенсацию на общем основании.

Не справляетесь с учётными операциями? Налоговая и другие государственные ведомства норовят прийти с проверками? Воспользуйтесь секретным оружием — сервисом Buhinformer. Система автоматизирует рутинные задачи и полноценно заменит штатного бухгалтера. С ней ваш бизнес выйдет на новый уровень и закрепится на лидирующих позициях.

Какие документы требуются

«Льготники» для получения отдыха без компенсации прикладывают к заявлению подтверждающие документы:

• Одинокие матери — свидетельство о рождении ребёнка с пустой графой «Отец».
• Одинокие отцы — свидетельство о смерти матери, решение суда о лишении её родительских прав, признании без вести пропавшей или выписка из медицинского учреждения, где она проходит принудительное лечение.
• Работники-студенты — справка из вуза или суза о периоде сессии или вступительных экзаменов.
• Совместители — справка с основного места работы о продолжительности оплачиваемого отпуска.

У сотрудников не из льготных категорий также по желанию запрашивают подтверждающие документы. Например, выписку о запланированной дате бракосочетания.

Штрафы за отправку в отпуск за свой счёт без согласия работника

Отпуск за свой счёт по Трудовому кодексу у «льготных» работников забирать нельзя. Как и надеяться, что об этом никто не узнает.

Во-первых, сотрудник может самостоятельно подать жалобу о нарушении прав на организацию или индивидуального предпринимателя в трудовую инспекцию. Во-вторых, нарушения выявляют в ходе плановых и выездных проверок — по переговорам с работниками, внутренней документации и прочим факторам.

За выявленное нарушение организацию оштрафуют на 30-50 тысяч рублей, а должностное лицо и ИП — на 1-5 тысяч. При повторном нарушении прав персонала штраф увеличат до 50-70 тысяч рублей, а для сотрудников или ИП — до 10-20 тысяч. Должностное лицо и вовсе могут отстранить от деятельности на 1-3 года.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы избежать крупных штрафов от трудовой инспекции и других государственных органов. Пользователям доступны консультации квалифицированных специалистов, которые ответят на интересующие вопросы и помогут решить возникшие проблемы.

FAQ

• Разрешено ли компании досрочно вернуть сотрудника из неоплачиваемого отпуска?

Ответ: Нет, работодатель не может требовать специалиста вернуться к рабочим обязательствам раньше срока, указанного в приказе. Инициатором досрочного прекращения отдыха должен стать сам сотрудник.

• Что делать, если сотрудник хочет уйти в неоплачиваемый отпуск на год?

Ответ: Окончательное решение принимает работодатель. Если деятельность и налаженные процессы позволяют и у специалиста веская причина, стоит пойти навстречу. И не стоит забывать о льготных категориях, которым нельзя отказывать в определённом количестве неоплачиваемых дней отдыха.