Бумажные документы плавно уходят в прошлое, передавая первенство цифровому формату. Он набирает популярность, потому что упрощает процессы в компаниях любых масштабов.

В этой статье вы узнаете, как перейти на электронный документооборот. Мы подготовили пошаговую инструкцию, которая поможет избежать распространённых ошибок.

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен документами с контрагентами и государственными органами в цифровом виде. Всё больше предприятий переходят на ЭДО, чтобы экономить ресурсы и повышать продуктивность. 

Плюсы перехода на ЭДО

1. Обмен цифровыми документами занимает несколько секунд.
2. Это сокращает затраты организаций и предпринимателей на бумагу, доставку документов и ведение архива.
3. Электронный обмен документами упрощает взаимодействие контрагентов вне зависимости от их фактического расположения. Для отгрузки товаров не нужно ждать, пока приедет ответственное лицо партнёра для подписания счёта-фактуры.
4. Многие крупные компании уже отказались от бумажных документов. Применение ЭДО открывает небольшим производителям крупные рынки сбыта.
5. Минимальный риск убытков из-за мошенников — цифровые документы сложнее украсть или подделать.

В малом и среднем бизнесе электронный документооборот экономит десятки тысяч рублей в год. Например, в ЭДО стоимость отправки документа — 5-9 рублей. В бумажном формате предприятие тратит на:

• лист бумаги — 1,5 рубля;
• отправку документов: почтой — 100 рублей, курьером — 200 рублей.

Если фирма ежемесячно отправляет 100 документов, с ЭДО тратит до 900 рублей. При работе с бумажной документацией затраты достигают 10-20 тысяч рублей.

Применение электронного документооборота — добровольная инициатива предприятий и предпринимателей. Но к 2024 году Правительство РФ планирует оцифровать ~ 90-95% документооборота.

Для обмена документами с государственными органами в большинстве случаев ЭДО обязателен уже сегодня. Организации обязаны сдавать бухгалтерскую отчётность в электронном формате. А ПФР и ФНС не принимают большинство отчётов в бумажном виде, если в организации или ИП трудоустроено больше 10 человек.

Далее мы рассмотрим переход на электронный документооборот пошагово. Вы убедитесь, что в этом нет ничего сложного.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы наладить ЭДО. В системе доступны модули, которые упрощают обмен документами с контрагентами и подачу отчётов в государственные органы по телекоммуникационным каналам связи.

Пошаговый порядок перехода на электронный документооборот

Вносим изменения в учётную политику

В учётной политике указывают применение электронного документооборота, в частности:

• документы, которые оформляют и отправляют в цифровом виде;
• применяемую электронную подпись (ЭП) — простая, неквалифицированная или квалифицированная;
• лиц, которые подписывают документы — ФИО, должность;
• операторов ЭДО, с которыми работает организация или предприниматель;
• порядок хранения цифровой документации.

В договорах с контрагентами указывают, что стороны обмениваются документами в системе электронного документооборота N — одной из указанных в учётной политике.

Строим схему документооборота

Составляют цепочку движения бумажных документов, которая действует в данный момент:

• кто взаимодействует с документами;
• как создают и закрывают документы;
• кто отвечает за каждый этап цепочки, кто подписывает и отправляет документы контрагентам;
• порядок обмена отчётами с государственными органами.

Эту цепочку адаптируют под ЭДО — прописывают каждый этап, назначают ответственных и дедлайны. Схему регулярно анализируют, чтобы устранять проблемы и задержки, которые нарушают взаимодействие с контрагентами.

Не знаете, с чего начать переход на ЭДО? Воспользуйтесь сервисом Buhinformer — специалисты платформы ответят на вопросы и помогут оцифровать работу с документами. Вы оптимизируете важные процессы и освободите несколько часов рабочего времени, которые потратите на стратегические задачи бизнеса.

Выбираем техническое решение

Организациям и предпринимателям доступны два варианта. Выбирают по масштабам деятельности и финансовым возможностям:

• Веб-сервис. С документами работают в браузере через специальный сервис. На компьютер программы не устанавливают, пользователям достаточно подключения к интернету. Процесс сводится к загрузке документов, подписанию электронной подписью и отправке контрагентам.

Веб-сервисы оптимальны для небольших организаций, в которых ежемесячно проходит до 100-150 документов. Они просты в использовании, а исправление ошибок и обновление на себя берёт разработчик.

• Локальная программа. ПО, которое интегрируют с учётной системой. Гибкие настройки позволяют автоматизировать работу с документацией. Набор функций зависит от выбранного варианта.

Стоимость программного обеспечения варьируется от 2 до 25 тысяч рублей. Конечная цена зависит от подключаемых функций и срока лицензии. Вариант оптимален для средних и крупных организаций, в которых с документами работают от 3-5 сотрудников и ежемесячно отправляется от 150 документов.

Выбираем оператора ЭДО

Организации и предприниматели обязаны работать через оператора, чтобы наделить цифровые документы юридической силой. Их можно предъявить как доказательство суду или государственным органам.

При выборе оператора оценивают:

• Безопасность. Надежный партнёр не скрывает применяемые технологии шифрования. Он несёт ответственность за сбои и причинённый ущерб. Если оператор отказывается гарантировать сохранность и защищённость информации, с ним не сотрудничают.
• Роуминг. Так называют возможность обмена документами с контрагентами, которые работают в другой системе. Это избавляет от многочисленных регистраций на разных платформах и экономит время.
• Служба поддержки. Предпочтение отдают компаниям с круглосуточными специалистами, которые быстро отвечают на вопросы и помогают устранить проблемы.

Есть и менее значимые критерии. Некоторые пользователи оценивают интерфейс — насколько он привлекателен и как быстро его освоят новые пользователи.

Федеральная налоговая служба составила реестр операторов ЭДО, которые проверены государством. Большинство предприятий работает с перечисленными организациями.

Воспользуйтесь сервисом Buhinformer, чтобы быстро наладить электронный документооборот в компании. Система упрощает подготовку отчётов и обмен данными с государственными органами. Вы сэкономите массу времени и ускорите развитие предприятия.

Получаем электронную подпись

Для заверения цифровых документов пользуются электронным подписями — простыми, неквалифицированными и квалифицированными. Обычно выбирают последний вид, так как он открывает максимум возможностей.

С 2022 года ЭП выдаёт налоговая служба. Порядок получения:

• запишитесь на приём в ИФНС — в любое отделение, которое ближе к офису;
• купите флешку-носитель, куда сотрудник налоговой инспекции загрузит сертификат;
• соберите пакет документов: паспорт руководителя, ИНН, СНИЛС, выписку из ЕГРИП или ЕГРЮЛ, приказ о назначении директора, сертификат соответствия на носитель;
• заполните заявление на получение подписи — в ИФНС или в личном кабинете налогоплательщика;
• посетите отделение в назначенное время и получите подпись.

Проконсультироваться можно по телефону горячей линии ФНС. Специалисты помогут разобраться в трудных моментах, чтобы вы с первого раза получили ЭП.

FAQ

• Как предоставить электронные документы для проверки налоговой?

Ответы: Если налоговая прислала требование подтвердить те или иные операции, достаточно выгрузить цифровые документы из используемой системы и отправить через сервис ЭДО. При выездной проверке сотруднику ИФНС предоставляют доступ к архиву.

• Что делать с документами, если сломается рабочий компьютер? 

Ответ: При поломке компьютера нет никаких последствий. Документация хранится в базе оператора ЭДО. К ней можно получить доступ с любого компьютера, авторизовавшись в личном кабинете.